Jahreshauptversammlung:
Ist die Einladung per Mail erlaubt?

Ohne Satzungsgrundlage, so die einfache Regel, kein Versand per E-Mail. Steht in der Satzung „schriftliche Einladung“ heißt das immer noch: Die Mitglieder werden per Brief zur Mitgliederversammlung oder Jahreshauptversammlung eingeladen! Wollen Sie das ändern, muss die Satzung angepasst werden. Hierbei dürfen Sie aber nicht diejenigen Mitglieder vergessen, die keine E-Mail-Adresse haben. Das soll es ja auch noch geben. Für diese muss die Satzung dann eine alternative Form der Einladung, beispielsweise weiterhin per Brief, vorsehen!


Zur Mitgliederversammlung im Verein eine Tagesordnung erstellen

Tagesordnungen bei Mitgliederversammlungen sind nötig, um die Vorgaben der Satzung zu erfüllen. In der Regel werden einmal jährlich alle Mitglieder zur Jahreshauptversammlung eingeladen. Wie man für diesen Anlass eine Tagesordnung erstellt und was man dabei beachten muss, erfahren Sie hier.
Wenn im Verein Mitgliederversammlungen anstehen, ist es notwendig, eine Tagesordnung zu erstellen. Die Vereinsmitglieder müssen rechtzeitig wissen, welche Entscheidungen getroffen werden sollen, damit sie sich vor der Versammlung über wichtige Tagesordnungspunkte informieren können. Sie können sich dann entsprechend vorbereiten und bei Bedarf Anträge einbringen, um ihre Wünsche umzusetzen.
Weiterhin hilft die Tagesordnung dabei, dass eine Mitgliederversammlung im Verein strukturiert und zielführend geleitet werden kann. Hält sich der Vorsitzende an die Tagesordnung und handelt die Punkte nach den Vorgaben ab, trägt das zu einer effektiven Vereinsarbeit bei.
Ist es dann noch eine lebendige Mitgliederversammlung, bei der moderne Moderationstechniken angewendet werden, sind sowohl die Mitglieder als auch der Vorstand zufrieden, weil im Verein Mitgliederversammlungen kurzweilig und durch eine gut vorbereitete Tagesordnung klar strukturiert sind.

Tagesordnung bei der Einladung zur Mitgliederversammlung

Die Tagesordnung zur Mitgliederversammlung - sprich: Jahreshauptversammlung - ist durch die Vereinssatzung weitgehend vorgegeben. Sie muss in jedem Fall die Rechenschaftsberichte des oder der Vorsitzenden und des Kassiers oder der Kassiererin sowie den Bericht der Kassenprüfer enthalten.
Ebenfalls muss die Entlastung des Vorstands für den Berichtszeitraum in der Tagesordnung vorgesehen sein. Das Protokoll der vorherigen Jahreshauptversammlung muss nicht zwingend verlesen werden. Entweder kann ein zusammenfassender Bericht gegeben werden oder das Protokoll wird zur Einsicht ausgelegt. Insbesondere bei kleinen Vereinen mit wenigen Mitgliedern kann das Protokoll der letzen Jahresversammlung auch mit der Einladung zur aktuellen Mitgliederversammlung verschickt werden.
Handelt es sich aus aktuellem Anlass um eine außerordentliche Mitgliederversammlung, sind die Tagesordnungspunkte individuell zu formulieren. Die hier aufgelisteten Vorschläge beziehen sich nur auf eine reguläre Mitgliederversammlung.

Mitgliederversammlung: Muster einer Tagesordnung

- Begrüßung durch den Vorsitzenden/die Vorsitzende
- Rechenschaftsbericht des/der Vorsitzenden
- Rechenschaftsbericht des Kassiers/der Kassiererin
- Bericht der Kassenprüfer
- Aussprache zu den Berichten
- Entlastung des Vorstandes
- Verschiedenes, Anträge
Finden Neuwahlen statt, müssen folgende Tagesordnungspunkte nach dem Punkt 6 (Entlastung des Vorstandes) eingefügt werden:
- Wahl eines Wahlvorstandes
- Wahl des Vorsitzenden
- weitere Wahlen
Hier kann die Auflistung in Unterpunkten erfolgen.
Beispiel:
8. Neuwahlen
a) des/der Vorsitzenen
b) des/ der 2. Vorsitzenden
c)...
d)... usw.
Es ist sinnvoll, dass sich der geschäftsführende Vorstand eines Vereins zusammensetzt, um die Tagesordnung gemeinsam festzulegen. Dem geschäftsführenden Vereinsvorstand gehören auf jeden Fall der/die Vorsitzende und seine Stellvertreter oder Stellvertreterinnen sowie der Kassier, beziehungsweise die Kassiererin, an. Da im Regelfall die Einladungen von den Schriftführern, beziehungsweise Schriftführerinnen, geschrieben werden, sollten auch diese zur Vorbesprechung eingeladen werden.

Tagesordnung für Mitgliederversammlung per E-Mail festlegen

Durch die wachsende Bedeutung der Informationstechnik gehen immer mehr Vereinsvorstände dazu über, per E-Mail zu kommunizieren und die Tagesordnung für eine Mitgliederversammlung auf diese Weise festzulegen. Nicht in jedem Verein gibt es die Satzung her (siehe Artikel oben), dass die Einladung zur Jahreshauptversammlung mit den Tagesordnungspunkten auch per E-Mail erfolgen kann. Ist dies gewünscht, aber bisher nicht möglich, dann muss die Satzung entsprechend geändert werden.
Wichtig: Soll die Satzung geändert werden, dann müssen die Änderungen mit der Einladung verschickt werden, so wie auch alle vorliegenden Anträge.
Quelle: experto.de

Entlastung des Kassiers und des Vorstandes

Eine Frage lautete: Wir machen die Entlastung des Kassiers immer im Rahmen der Gesamtentlastung des Vorstands. Das hat noch nie zu Beanstandungen geführt. Unser Kassier ist im geschäftsführenden Vorstand. Es gab in den vergangenen Jahren und auch in diesem Jahr keine Beanstandungen bei der Kassenprüfung. Die Kassenführung ist vorbildlich und perfekt in allen Bereichen. Wir sehen (nachdem es keine Beanstandungen gibt) im Vereinsrecht keine Veranlassung den Kassier separat zu entlasten. Genau das aber hat jetzt der Kassenprüfer vorgeschlagen. Ist das denn notwendig?


Klare Antwort:
Nein. Es sei denn, Ihre Satzung oder eine Geschäftsordnung schreibt die separate Entlastung vor.


Wichtig:
Grundsätzlich gibt es keine gesetzliche Pflicht zur Entlastung des Vorstands, weshalb ich auch immer mal wieder die Frage gestellt bekomme: „Müssen wir überhaupt entlastet werden?“. Sofern die Satzung dies nicht ausdrücklich vorsieht, lautet die Antwort: Nein.


Aber:
Mit der Entlastung wird der Vorstand für das vergangene Jahr bzw. die zurückliegenden Jahre zu all den Punkten aus der Haftung entlassen, die der Mitgliederversammlung bekannt gemacht wurden (z. B. durch den Rechenschaftsbericht des Vorsitzenden, den Kassenbericht usw.) oder sowieso bekannt sind. Warum sollte ein Vorstand freiwillig auf diese Freistellung von der Haftung verzichten?


Wichtig aber ist:
Ein wirksamer Beschluss über die Entlastung des Vorstands kann von der Mitgliederversammlung nur dann gefasst werden, wenn Sie in der Tagesordnung ausdrücklich diesen Tagesordnungspunkt aufgenommen haben. Dies ist im § 32 Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) geregelt.


Nicht vergessen:
Bei der Abstimmung über die Entlastung darf der Vorstand oder die Vorstandsmitglieder, über die abgestimmt wird, nicht mit abstimmen. Sonst ist der Beschluss fehlerhaft. Gundlage hierfür ist § 34 BGB.

Doch wie sieht das nun aus mit der Teilentlastung bzw. der Entlastung von nur einzelnen Vorstandsmitgliedern. Wann ist eine solche Vorgehensweise sinnvoll?


Die Antwort:
Die Entlastung betrifft den Vorstand und den Schatzmeister, der – je nach Satzungsbestimmung – Vorstandsmitglied sein kann (aber nicht sein muss). Besteht der Vorstand aus mehreren Personen, kann die Mitgliederversammlung
- den Vorstand als Gesamtheit entlasten oder 
- nur einzelne Vorstandsmitglieder.

Die Entlastung kann aber noch weiter untergliedert werden:



Die Mitgliederversammlung kann – z. B. bei gegebenem Anlass – die Entlastung auf ein bestimmtes Tätigkeitsfeld beschränken oder für bestimmte Geschäfte verweigern.


Beispiel:
Der Kegelverein Gut Holz e. V. hat 100.000 € in den Bau einer neuen Kegelbahn investiert. Die Kegelbahn ist gebaut, das Geld ausgegeben – aber es fehlen Belege über die Mittelverwendung.


Folge:
Die Mitgliederversammlung kann für das Geschäft „Bau der Kegelbahn“ dem Vorstand die Entlastung verweigern, weil die ordnungsgemäße Verwendung des Geldes nicht nachgewiesen ist.

Die Entlastung kann aber auch ausdrücklich einzelne Vorstandsmitglieder ausschließen:


Beispiel:
Im Verein Kinder in Musterhausen e.V. rumort es. Der zweite Vorsitzende hat offensichtlich Spendengelder veruntreut. Der übrige Vorstand arbeitet hart an der Aufklärung. Aus diesem Grund schlägt ein Mitglied vor, die Entlastung trotzdem vorzunehmen, den zweiten Vorsitzenden hiervon aber ausdrücklich auszunehmen, um etwaige Haftungsansprüche nicht zu verlieren.


Folge:
Das ist möglich. Der zweite Vorsitzende bleibt dann, wenn die Mitgliederversammlung diesen Vorschlag annimmt, bei der Entlastung außen vor.



„Kann man eine verweigerte Entlastung nachholen?“


Klare Antwort:
Ja. Denken Sie an das Beispiel mit dem Kegelverein. Hat der Vorstand endlich die erforderlichen Belege beisammen, um die ordnungsgemäße Verwendung der Gelder nachzuweisen, kann in einer der kommenden Mitgliederversammlungen die Entlastung nachgeholt werden - sofern sie ordnungsgemäß in der Tagesordnung genannt wurde.



Gibt es einen Rechtsanspruch auf Entlastung?



Sie können die Entlastung zwar von der Mitgliederversammlung einfordern - aber nicht einklagen. Vor Gericht ist es allenfalls möglich, feststellen zu lassen, dass keine Ansprüche des Vereins gegen den Vorstand bestehen. Eine die Entlastung ersetzende Entscheidung aber gibt es nicht.

Quelle: Vereinswelt-Newsletter

Lebendige Mitgliederversammlung zur Motivation Ehrenamtlicher

Mitgliederversammlungen sind eine trockene Angelegenheit, wenn die Tagesordnung in der üblichen Form abgehandelt wird. Das muss nicht sein. Es gibt Tipps, eine Mitgliederversammlung lebendiger zu gestalten, um Ehrenamtliche zu motivieren. Wie es gelingt, erfahren Sie hier.
"Begrüßung, Protokoll der letzten Jahresversammlung, Rechenschaftsberichte, Entlastung des Vorstands usw.". So oder ähnlich sieht die Tagesordnung für die meisten Jahreshauptversammlungen von Vereinen aus. Für die Mitglieder ist es nicht verlockend, sich einen Abend, beziehungsweise einen Nachmittag am Samstag oder Sonntag um die Ohren zu schlagen, wenn der Spaßfaktor gering ist.
Eine moderne Vereinsführung schneidet die alten Zöpfe verkrusteter Rituale ab, um Ehrenamtliche zu motivieren und neue zu gewinnen. Das gilt nicht nur für die Vereinsstruktur, sondern auch für die Gestaltung der in der Satzung verankerten Mitgliederversammlungen und Vorstandssitzungen.

Bürgerschaftliches Engagement fördern

Eine klare Struktur ist auch bei lebendig gestalteten Mitgliederversammlungen nötig. An ihr orientiert sich die Versammlungsführung, die in der Regel vom Vorsitzenden übernommen wird. Schon hier können neue Formen den Verlauf einer Versammlung oder Sitzung auflockern und zu mehr Motivation von Ehrenamtlichen beitragen und bürgerschaftliches Engagement fördern.

Moderation der Tagesordnung locker gestalten

Muss immer der Vorsitzende durch alle Tagesordnungspunkte führen? Diese Frage kann mit einem klaren "Nein" beantwortet werden. In vielen Vereinen und Verbänden gibt es Ehrenamtliche, die hervorragende rhetorische Fähigkeiten besitzen und eine an sich trockene Tagesordnung mit Esprit und Witz moderieren.
Der Vorsitzende gibt seine Verantwortung nicht ab, sondern hat immer noch die Versammlungsleitung. Wie die Aufgabenverteilung erfolgt, muss in der Vorbereitung zur Versammlung geklärt und strukturiert werden.

Die gute Vorbereitung als Grundstock für Kurzweil

Eine Mitgliederversammlung muss gut vorbereitet sein, damit die Tagesordnung stringent abgearbeitet werden kann.  Anwesenheitslisten sind vorher auszudrucken und in die Sitzung mitzubringen, um nicht unnötig Zeit für das handschriftliche Vorbereiten während der Versammlung zu verplempern.
Informationsunterlagen sollten bereits mit der Einladung zur Mitgliederversammlung verschickt oder in ausreichender Zahl zur Versammlung mitgebracht werden. Auf das langatmige Verlesen des Protokolls der letzten Jahresversammlung kann verzichtet werden, wenn ein entsprechender Beschluss gefasst wird. Als Alternative ermöglicht der Schriftführer jedem interessierten Mitglied, das Protokoll bei ihm einzusehen.

Elemente zur Visualisierung einsetzen

Eine Mitgliederversammlung wird lebendiger, wenn Themen visualisiert werden, zum Beispiel in einer Power-Point-Präsentation, ein kurzer Film gezeigt wird oder auf ein Flip-Chart ein plakativer Leitfaden aufgeschrieben oder gezeichnet wird. Den Mitgliedern und ehrenamtlich Engagierten ist während der Versammlung die Möglichkeit zu bieten, sich aktiv in einer Art "Workshop"-Atmosphäre an der Gestaltung der Mitgliederversammlung zu beteiligen.

Die Checkliste erleichtert die Vorbereitung

Zur Vorbereitung einer Mitgliederversammlung oder Sitzung hier die wichtigsten Punkte für eine Checkliste zusammengefasst:
- mit dem geschäftsführenden Vorstand die Themen und Aufgabenverteilung abklären
- Unterlagen zu den Tagesordnungspunkten vorab verschicken und in ausreichender Zahl zur Mitgliederversammlung mitbringen
- Anwesenheitslisten formatieren und ausdrucken
- Tagesordnung und Themen visualisieren (Power-Point-Präsentation, Flip-Chart etc.)
- Moderation zur Tagesordnung vorbereiten und in Notizen zusammenfassen
- Protokoll der letzten Mitgliederversammlung ausdrucken und auslegen. Das ist zwar in den meisten Satzungen nicht vorgeschrieben, es empfiehlt sich aber und erspart unnötige Diskussionen.
Quelle: experto.de

Tipps für Social Media Marketing im Verein

Nach dem schwarzen Brett kam der Brief. Nach dem Brief die Homepage. Was kommt jetzt? Die Frage ist nicht, was kommt, sondern ob Sie schon auf den Zug aufgesprungen sind. Social Media ist allgegenwärtig. Ich sage Ihnen, welche Kanäle und Plattformen sich für Vereine lohnen.
Unter Social Media (dt. soziale Medien) versteht man im Allgemeinen alle Kommunikationskanäle und Plattformen, auf denen sich Menschen tummeln, um Informationen, Fotos und Videos auszutauschen. Social Media ist ein Bereich, bei dem man nie sagen kann, wo es anfängt und wo es aufhört.
Täglich kommen neue Plattformen dazu. Immer wieder neue Ideen prägen die soziale Welt. Facebook, Twitter und Youtube sind in Deutschland sicher die größten und bekanntesten Vertreter. Aber genau das ist ja das Interessante bei Social Media: Für jeden ist wirklich etwas dabei. Die Frage ist nur, was für Ihren Verein gut ist?

Soziale Netzwerke – Facebook, Google+ & Co.

An erster Stelle sind die sozialen Netzwerke zu nennen. Facebook ist ja praktisch überall. Es gibt natürlich noch Alternativen. Wirklich relevant ist aber nur Facebook. Mit einer Fanpage können Sie so Fans, Medien und Sponsoren begeistern.

Microblogging – Twitter, der Platzhirsch

Unter Microblogging versteht man das Verschicken kleiner Textnachrichten. Ähnlich wie eine SMS. Twitter ist hier, wie Facebook bei den sozialen Netzwerken, als Klassenprimus zu nennen. Die Nachrichten dürfen nicht länger als 140 Zeichen sein. Posten Sie interessante Neuigkeiten, werden Sie bald viele neue Follower bekommen, also Menschen, die Ihre Nachrichten abbonieren. Twitter ist ein hervorragendes Instrument, um Journalisten zu erreichen. 

Videoportale

Die große Stärke von Videoportalen ist die Audio-Visualisierung von Botschaften. So schaffen Sie es, etwas wirklich erlebbar zu machen. Beim Veröffentlichen von Videos auf Portalen wie zum Beispiel Youtube, sollte man aber den Urheberschutz beachten. Aus meiner Arbeit mit Verbänden weiß ich, dass die Rechte nur selten bei den Vereinen liegen, wenn Saisonspiele aufgenommen werden. 

Blogs

Blogs sind das Lebenselixier jeder guten Social Media Strategie. Unter Blogs versteht man eine Internetseite, die täglich neue Beiträge zu bestimmten Themen liefert. In einem Verein ist doch immer etwas los. Das ist wie gute Pressearbeit online. Natürlich ist ein Blog aufwendig und man muss erst einmal die Manpower dafür bereitstellen können. Genug Gesprächsstoff gibt es in Ihrem Verein sicher, oder? Übrigens kann der Blog auch in die Homepage implementiert werden.

Fotoportale

Flickr ist ein großes Portal, wo Fotos hochgeladen werden und einer breiten Masse zur Verfügung gestellt werden können. 

Egal, für welche Dienste sich entscheiden. Überlegen Sie sich immer ganz genau, welche Zielgruppe Sie eigentlich erreichen möchten. Zwar sind die oben genannten Dienste alle kostenlos. Sie bedürfen aber einer intensiven Pflege. Wichtig ist hier auch der Datenschutz. Sie können ohne Probleme Bilder von einem Hockeyspiel hochladen, aber keine Portraits von Zuschauern ohne deren Einwilligung. Problematisch sind auch Fotos von Clubfeiern. Veröffentlichen Sie keine Fotos von angeheiterten Mitgliedern. Die Fotos dürfen nicht kompromitieren. Nicht jede Plattform ist für alle Zielgruppen geeignet. Für normale Vereine ist meines Erachtens aber eine Facebook Vereinspage und ein Youtube Kanal Pflicht.
Quelle: experto.de

Besucherzahl Ihrer Homepage steigern

Die meisten Non-Profit-Organisationen, wozu Vereine ja zählen, haben ein Problem: Oft ist das Budget für die eigenen Marketingausgaben so eng bemessen, dass eine professionell gestaltete Internetseite einfach nicht drin ist. Oft kommt es aber auf den Inhalt an. Nur - was bietet man auf der eignen Website am besten an, um die Besucherzahl der Homepage zu steigern?
Irgendjemand hat im Verein schon einmal im Leben eine Homepage mit vielen Zusatzprogrammen erstellt und erklärt sich bereit, für seinen Verein ebenfalls eine Homepage zusammenzubauen. Mit einer guten Homepage ist es wie auf dem Markt: Erkennt der Kunde nicht, ob es Fisch oder Fleisch ist, wird’s nicht gekauft. Wenn man im Internet keine Struktur erkennt, fühlt sich der Surfer und Besucher nicht wohl und verlässt erschrocken die Vereinshomepage.
Auch wenn die Optik sicher wichtig ist, ist sie tatsächlich nicht alles. Eine optisch tolle Homepage ohne guten Inhalt will auch keiner sehen. Sie müssen also in jedem Falle auf Ihren Inhalt achten. Denn über optischen Nachholbedarf kann ein Besucher noch hinwegsehen, wenn die Qualität der Beiträge stimmt. Wer behauptet, die eigene Internetseite ist ausschließlich nur schlecht besucht, weil die finanziellen Mittel für einen professionellen Webdesigner fehlen, der sucht nichts anderes als nur Ausreden.

Bei welcher Zielgruppe möchten Sie landen?

Was also muss gepostet werden, damit dies auch Leute interessiert? Das kommt vor allem auf die Zielgruppe an. Neben Vereinsmitgliedern könnte auch die Presse oder Sponsoren Interesse an Ihren Webinhalten haben. Wenn Sie alle ansprechen möchten, sollte also für jeden auch regelmäßig etwas dabei sein.

Der richtige Inhalt

Neben sachlichen Beiträgen, eventuell über Satzungsänderungen oder sonstige regulatorische Veränderungen, sollten Sie zunehmend auch auf Persönlichkeit und Witz setzen. Ein witziges Video, z. B. von der letzten Vereinsfeier, auf der der Vorstand eine musikalische Einlage geboten hat oder von einer Ehrung eines Vereinsmitglieds, rundet das Angebot ab.
Aufpassen muss man mit dem Datenschutz. Das Internet vergisst nie. So sollten allzu peinliche Dinge mit Sicherheit nicht ins Netz.
Aus der eigenen Erfahrung kann ich Ihnen sagen, dass Artikelserien stets gut angekommen sind. Zum Beispiel über einen Neubau oder über das Trainingslager.
Mit dem richtigen Inhalt machen Sie sich auch für Medienpartner interessant. Und da sind wir bei einer möglichen Win-Win-Situation. Wenn der Journalist es einfach hat durch Ihre Homepage und dem guten Inhalt gute Storys für den Lokalteil zu schreiben, bekommen Sie dadurch mehr Publicity. Die Presselandschaft muss da natürlich stimmen. Nur ein Versuch ist es doch wert, oder?
Quelle: experto.de