Geschäftsordnung im Verein: Das muss drinstehen
Es gibt einen Unterschied zwischen der Vereinsatzung und der Geschäftsordnung eines Vereins. Beide sollten nicht miteinander verwechselt werden. Es stellt sich auch die Frage, ob eine Geschäftsordnung überhaupt notwendig ist, wenn doch eine Satzung besteht. Die Antwort ist ja, denn beide Dokumente haben verschiedenen Funktionen.
Allgemeines zur Geschäftsordnung im Verein
Wodurch unterscheidet sich jedoch die Geschäftsordnung von der Vereinsordnung? Nun, zunächst einmal ist die Satzung ranghöher. Auch wird eine Geschäftsordnung üblicherweise für die jeweiligen Vereinsorgane erstellt und macht sie nur für dieses verbindlich. Die Vereinssatzung kann aufgrund der Vielschichtigkeit eines Vereins nicht alles berücksichtigen, von daher sind Geschäftsordnungen eine ideale Ergänzung.
Wodurch unterscheidet sich die Geschäftsordnung von der Vereinssatzung?
Was ist eine Vereinssatzung und was muss sie beinhalten? Die Vereinssatzung kann als eher rahmengebender, theoretischer Teil des Vereinslebens beschrieben werden. Sie definiert sich im Bundesgesetzbuch und die Paragraphen 57 und 58 beschreiben, was inhaltlich in der Vereinssatzung festgehalten werden muss.
Laut Mindestanforderungen muss die Vereinssatzung den Zweck, den Vereinsnamen und –sitz beinhalten. Weiterhin muss darin festgestellt werden, dass es sich um einen eingetragenen Verein handelt. Laut Gesetz ist es nicht zugelassen, dass der Vereinsname anderen Namen von Vereinen im gleichen Einzugsbereich ähnelt.
Darüber hinaus sind Dinge geregelt, die die Mitglieder betreffen.
So muss zum Beispiel festgehalten werden, welche Regelung für Mitgliedsbei- und austritt gelten, wie hoch die jeweiligen Beiträge sind, wie der Vorstand gebildet werden soll und wie oft und warum Mitgliederversammlungen einzuberufen sind und in welcher Form eventuelle Beschlüsse festgehalten werden sollen.
Was ist eine Geschäftsordnung und was muss sie beinhalten?
Die Geschäftsordnung regelt die eher praktischen Abläufe eines Vereins beziehungsweise Vereinsorgans. So wird zum Beispiel festgehalten, in welcher Art und Weise Versammlungen oder Sitzungen abgehalten werden sollen. Auch kann die Geschäftsordnung Bestandteil der Vereinssatzung sein.
Neben der schriftlichen Form einer Geschäftsordnung gibt es auch noch das so genannte Gewohnheitsrecht. In vielen Vereinen werden Dinge noch aus dieser Tradition heraus geregelt. Sind alle Beteiligten einverstanden, dann kann das so fortgesetzt werden und eine schriftliche Geschäftsordnung muss nicht unbedingt erstellt werden.
Inhaltlich umfasst eine Geschäftsordnung sämtliche Bestimmungen über den Ablauf der Vereinsgeschäfte, die Art und Weise wie Abstimmungen vonstattengehen dürfen, wie Entscheidungen getroffen werden müssen und welche Beiräte wann und wie zum Einsatz kommen sollen. Sie regeln jedoch nicht die Rechte der Mitglieder und sind lediglich auf die Vereinsorgane beschränkt. Es bedarf keiner besonderen Erlaubnis, eine Geschäftsordnung zu erstellen, das heißt, jedes Vereinsorgan kann dies tun. Und sie unterliegen der Gesetzgebung sowie der Vereinssatzung.
Quelle: experto Vereinstipp
Blitzeis und ehrenamtlicher Einsatz für den Verein
Der Monat Januar 2013 führte zu einigen Wetterüberraschungen, u. a. fast bundesweit mit Blitzeis und ähnlichen, und oft kaum einkalkulierten Wetterbedingungen. Was gilt dann bei ehrenamtlichem Einsatz und einem durch die Wetterbedingungen eingetretenen persönlichen Unfall?
Soweit man als Vorstand und für seinen Verein engagiertes Mitglied bei Schnee und Glatteis stürzt/verunglückt, übernimmt zunächst einmal die Krankenkasse die notwendigen persönlichen ärztlichen Behandlungskosten. War man auf dem Weg zu einer Vereinsveranstaltung, etwa auch hin oder zurück vom Vereinsheim, und hat z. B. einen Sturz mit Verletzungen erleidet, kann sofort auch die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft als „Kostenträger“ in Betracht kommen. Gerade dann, wenn der gemeinnützige Verein für bestimmte Personenkreise, sei es den Vorstand insgesamt oder nur für einzelne Vorstandsmitglieder, aber auch für Mitglieder/Beauftragte, die zwar nicht zum Vorstand gehören nach der Satzung, aber denen bestimmte Aufgabenstellungen, etwa als Abteilungsleiter etc. übertragen sind, eine freiwillige Unfallversicherung und notwendige Meldung bei der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft vorgenommen hat. Für diesen Fall kommt das ganze Leistungssegment der gesetzlichen Berufsgenossenschaft zum Tragen, also vergleichbar wie bei einem Arbeitnehmer, z. B. auch die nicht zu unterschätzenden Reha-Kosten, gerade bei erlittenen schwereren Verletzungen.
Voraussetzung: Die betreffenden Personen sind im Wege der freiwilligen Versicherung über ihren Verein bei der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft gemeldet bzw. je nach Verbandslösung ggf. auch bei dem zuständigen Verband, soweit dieser die Meldung übernimmt.
Zusätzlich können natürlich auch sonstige Vereins-Unfallversicherungen und private Unfallversicherungen Leistungen gewähren, je nach individuellen Versicherungsbedingungen, natürlich auch leider etwas abhängig von der Schwere der Verletzungen etc.
In einigen Bundesländern besteht zudem auch noch eine ergänzende Absicherung über eine staatliche Ehrenamts-Versicherung. Dies jedoch meist mit einem beschränkten Leistungsumfang und erbringt dann nur als Sekundärabsicherung Leistungen.
Auch bei Verbandsanschluss bestehen teilweise zusätzliche Unfall-Gruppenversicherungen, z. B. im Sport- oder Musikbereich.
Grundsätzlich: Eingetretene Unfälle bei ehrenamtlicher Betätigung sofort zeitnah melden!
Was gilt beim Unfall mit dem Fahrzeug?
Unabhängig, ob man für den Verein/Verband im ehrenamtlichen Auftrag unterwegs ist: Vor allem bei selbst verschuldeten Unfällen, bedingt durch Witterungsverhältnisse, zahlt die eigene Kfz-Haftpflicht verursachte Fremdschäden. Bei leicht fahrlässig verursachten Eigenunfällen ggf. ergänzend die Voll- oder Teilkasko für Fahrzeugeigenschäden, je nach Absicherung. Wobei übrigens auch weitere, vom Fahrer mitgenommene Fahrzeuginsassen bei leicht fahrlässiger Schadensherbeiführung mit abgesichert wären, wenn ein den Unfall auslösender Fahrfehler vorliegt.
Bei Verbandanschluss beraten ergänzend auch die angeschlossenen Verbands- Versicherungsbüros über gebotene weitere Absicherungsmöglichkeiten (wie z. B. die Kfz-Zusatzversicherung).
Quelle: Lexware/Verein aktuell
Mit netten Grüßen Geburtstagskindern im Ehrenamt
eine Freude machen
Ehrenamtliches Engagement lässt zuweilen vergessen, dass es Tage gibt, wo die im Dienst der Allgemeinheit wirkenden Menschen selbst eine kleine Ehre erhalten sollten. Geburtstage sind eine gute Gelegenheit, die Wertschätzung der Person zum Ausdruck bringen. Nachfolgend gebe ich Ihnen einige Anregungen, wie Sie Geburtstagskindern im Ehrenamt durch nette Grüße eine Freude machen können.
Glückwünsche stilvoll verpacken
Was wäre Ihr Verein ohne die Mitglieder, die sich ehrenamtlich engagieren und dafür sorgen, dass alles rund läuft? Die Frage ist leicht zu beantworten: Es würde mies aussehen. Kleine Aufmerksamkeiten zu besonderen Anlässen sind eine gute Gelegenheit, die Arbeit eines Ehrenamtlers entsprechend zu würdigen. Ein Geburtstag ist so ein Anlass, besonderen Dank auszusprechen und die ehrenamtliche Arbeit zu würdigen.
Ein warmer Händedruck ist ein bisschen wenig. Glückwünsche für Geburtstagskinder im Ehrenamt sollten stilvoll verpackt werden. Es muss kein großes Geschenk sein. Das Geburtstagskind sollte spüren, dass die Glückwünsche von Herzen kommen und die Würdigung ehrlich gemeint ist. Keinesfalls darf der Eindruck entstehen, dass es sich um eine Pflichtübung handelt. Wirklich nette Geburtstagsgrüße für ehrenamtlich Engagierte sind mit einer attraktiven Geburtstagskarte verbunden, in der persönliche Worte stehen.
Ein persönlicher Gruß erfreut Geburtstagskinder im Ehrenamt
Ob Sie einen coolen Spruch verwenden, ein kleines Gedicht wählen oder ganz einfach nur einige Sätze formulieren, die Wertschätzung zum Ausdruck bringen, achten Sie darauf, dass die Texte auch zu den Menschen passen, denen Sie eine Geburtstagsfreude machen möchten.
Mitunter kann der Schuss nach hinten losgehen, wenn Sie allzu leichtfertig mit witzigen Formulierungen hantieren und der Betroffene es gar nicht lustig findet. Sollten Sie die Person selbst nicht so gut kennen, bitten Sie Ihre Vorstandskollegen um Rat oder wählen Sie einen unverfänglichen Geburtstagstext und eine ebensolche Anrede:
Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft
Sollten Sie ein kleines Blumengebinde ausgewählt haben, liegen Sie zumindest bei weiblichen Personen im Ehrenamt gut im Kurs. Aber auch Männer schätzen einen Blumengruß. Fingerspitzengefühl ist bei Weinpräsenten geboten. Nicht alle Leute trinken gerne Wein und wenn ja, sollte er zumindest eine gute Qualität haben. Allerdings ist Wein nicht das Nonplusultra bei Geburtstagsgeschenken. Es gibt noch viele andere Geschenkideen für Geburtstagskinder im Ehrenamt.
Quelle: experto Vereinstipp
Mit vereinten Kräften
Die Probleme bei der Gewinnung neuer Mitglieder, steigende Kosten und sinkende Einnahmen sind nur einige der vielen Gründe, die Vereine zwingen, enger zusammenzuarbeiten. Man sollte diese Zusammenarbeit nicht als Zwang empfinden, sondern erkennen, welche neuen Möglichkeiten sich durch einen Schulterschluss der Vereine ergeben.
Die Probleme bei der Gewinnung neuer Mitglieder, steigende Kosten und sinkende Einnahmen sind nur einige der vielen Gründe, die Vereine zwingen, enger zusammenzuarbeiten. Man sollte diese Zusammenarbeit nicht als Zwang empfinden, sondern erkennen, welche neuen Möglichkeiten sich durch einen Schulterschluss der Vereine ergeben.
Praxis-Tipp: Wenn Sie Mitgliedsanträge hinterlegen, ist es am besten, eine PDF-Datei zum Ausdruck zu verwenden. Der ausgefüllte Antrag muss dann zugeschickt werden. So erhalten Sie den Antrag dann auch mit einer rechtsverbindlichen Unterschrift.
Gemeinsamer Einkauf
Wer mehr bestellt, bekommt einen besseren Preis. Darum lohnt es sich, beim Einkauf mit anderen Vereinen eng zusammenzuarbeiten. So können bessere Konditionen ausgehandelt werden.
Doch nicht nur der Massenrabatt macht den gemeinsamen Einkauf interessant. Es gibt auch Anschaffungen, die sich für den einzelnen Verein nicht lohnen, weil die Gegenstände nur ein- oder zweimal im Jahr gebraucht werden. Hier können sich mehrere Vereine zusammentun – die für den einzelnen Verein geringe Investition rechnet sich dann schnell, weil keine Mietzahlungen mehr anfallen.
Wichtig: Klare Absprachen
Die Zusammenarbeit mit anderen Vereinen soll nicht dazu führen, dass man seine Eigenständigkeit verliert. Darum ist es wichtig, klare Absprachen zu treffen. Das gilt vor allem dann, wenn der Verein sich finanziell angagiert. Hier sollte ein Rahmenabkommen geschlossen werden, in dem festgehalten wird:
- was gemeinsam angeschafft wird,
- wie die Verteilung der Einsatzzeiten geregelt wird,
- wie Instandhaltung und Reparaturen bezahlt werden,
- was geschieht, wenn ein Partner die Einkaufsgemeinschaft verlässt.
Eine Stimme mit Gewicht
In vielen Punkten haben Vereine gemeinsame Interessen. Hier sollte man auch zum Beispiel vor der Kommune mit einer Stimme sprechen. Je mehr Menschen hinter einer Forderung stehen, umso stärker ist der Druck, der hier entsteht.
Praxis-Tipp: Seien Sie aber vorsichtig, wenn es darum geht, sich für eine bestimmte politische Richtung starkzumachen. Ein Verein sollte – so er keine politischen Ziele als Satzungszweck hat – weitgehend neutral bleiben.
Wer hilft, dem wird geholfen
Wenn Sie von einem anderen Verein um Unterstützung gebeten werden, sollten Sie nicht vorschnell „Nein“ sagen. Überlegen Sie, wie Sie helfen können. Denn irgendwann könnten Sie auch einmal Hilfe benötigen. Dann kann man auf die Vereine zurückgreifen, die man bereits selbst unterstützt hat.
Außerdem kann diese Anfrage die Basis für eine länger- bis langfristige Zusammenarbeit werden, die allen Beteiligten nur Vorteile bringt.
Quelle: Lexware/Verein aktuell
Wer darf und wer muss eigentlich zur Mitgliederversammlung eingeladen werden?
So langsam aber sicher beginnt die „Hochsaison“ der Mitgliederversammlungen, denn etwa 2/3 aller Vereine in Deutschland berufen das wichtigste Organ des Vereins, die Mitgliederversammlung, in den ersten 6 Monaten des Jahres ein.
Immer wieder zu Diskussionen führt hierbei die Frage: Wer ist eigentlich alles zur Mitgliederversammlung einzuladen? Also - wer darf kommen - und wer nicht?
Da das Thema derzeit brandaktuell ist, hier für Sie in einem kleinen „Mitgliederversammlung spezial“ die wichtigsten Fragen und Antworten:
Wer muss eingeladen werden?
Grundsätzlich darf jedes Mitglied an der Mitgliederversammlung teilnehmen, also auch Mitglieder mit Sonderstatus, wie Ehrenmitglieder, Fördermitglieder usw. Das gilt auch für Mitglieder, die kein Stimmrecht haben. Denn: Anders als das Stimmrecht kann die Teilnahme an der Mitgliederversammlung nicht durch die Satzung ausgeschlossen werden.
Was ist mit passiven Mitgliedern?
Da jedes Vereinsmitglied, unabhängig davon, ob es ein Stimmrecht besitzt oder nicht, eingeladen werden muss, sind auch passive Mitglieder, fördernde Mitglieder usw. einzuladen.
Was ist mit Kindern und Jugenlichen?
Grundsätzlich teilnahmeberechtigt sind auch die gesetzlichen Vertreter (z.B. Eltern) von Minderjährigen. Das gilt auch, wenn diese kein Stimmrecht haben. Auch die Minderjährigen sind einzuladen.
Gibt es nicht doch Einschränkungen?
Die Teilnahme kann durch entsprechende Bestimmungen in der Satzung von bestimmten Voraussetzungen abhängig gemacht werden, z.B. der Vorlage von Einladung oder Mitgliedsausweis bzw. der Zahlung des Mitgliedsbeitrages.
Was passiert, wenn nicht alle teilnahmeberechtige Personen eingeladen wurden?
Wurden nicht alle teilnahmeberechtigten Mitglieder eingeladen, führt dies in der Regel zur Unwirksamkeit von gefassten Beschlüssen. Das ist nur dann nicht der Fall, wenn die fehlende Teilnahme der nicht eingeladenen Mitglieder keine Auswirkung auf die gefassten Beschlüsse hatte.
Achtung: Da dies aber nicht allein von den Abstimmungsergebnissen, sondern auch von einer eventuellen Einflussnahme der fehlenden Mitglieder auf die Debatte abhängig gemacht wird, ist hier Vorsicht geboten:
Die Gerichte gehen in den meisten Fällen davon aus, dass sich das Fehlen von Mitgliedern auf die Ergebnisse der Beschlussfassung auswirkt, selbst wenn das Fehlen dieser Mitglieder rein rechnerisch am Abstimmungsergebnis nicht ändert.
Wenn also z. B. bei 150 abgegebenen Stimmen 100 mit „Ja“ und 50 mit „Nein“ gestimmt haben und die einfache Mehrheit entscheidet, so kann sich rein numerisch das Fehlen von 5 Mitgliedern nicht auf das Ergebnis auswirken. Trotzdem würde ein Gericht entscheiden, dass das Fehlen ursächlich für das Stimmergebnis war, denn die nicht geladenen Mitglieder hätten möglicherweise durch ihren Redebeitrag doch entscheidenden Einfluss auf das Ergebnis der Abstimmung nehmen können.
Dürfen „fremde Dritte“ eingeladen werden?
Solange die Satzung dies nicht ausdrücklich verbietet, können Sie als Vorstand auch Dritte (z. B. Experten zu einem bestimmten Thema, Bürgermeister, Pressevertreter usw.) zur Mitgliederversammlung einladen - auch wenn eine Mitgliederversammlung grundsätzlich „nicht öffentlich“ ist.
Achtung: Die „Fremden“ haben kein Stimmrecht und dürfen eigentlich auch nicht mit diskutieren und debattieren. Aber: Die Mitgliederversammlung kann die Beteiligung eines Nichtmitglieds an der sachlichen Aussprache zu einem bestimmten Punkt zulassen.
Gibt es nicht doch Einschränkungen?“
„Sie haben mehrere Mitglieder, die noch ihren Jahresbeitrag 2011 schuldig sind. 2012 sowieso. Sie möchten diese nun von der Mitgliederversammlung ausschließen. Geht das?“
Grundsätzlich kann die Satzung bestimmte Voraussetzungen festlegen, die zur Teilnahme an der Mitgliederversammlung berechtigen - oder eben nicht. Die Frage: „Hat das Mitglied seine Beitragspflichten erfüllt?“ gehört dazu. Das heißt: Ohne Satzungsregelung ist ein Ausschluss von der Teilnahme demnach nicht möglich. Was sehr ärgerlich ist, schließlich kosten solche Mitglieder nicht nur Nerven und Geld für die Mahnungen, sondern zeigen sich der Vereinsgemeinschaft gegenüber sehr unsolidarisch. Eine erste Empfehlung deshalb:
Machen Sie den Mitgliedern deutlich, dass es einen Zahlungsaufschub nicht umsonst gibt. Zum Beispiel, indem Sie pro Mahnung 5 Euro Mahngebühren erheben.
Achtung: Hierfür benötigen Sie eine „Ermächtigungsgrundlage“. Also entweder eine Satzungsregelung oder eine Regelung in der Beitragsordnung. Etwa so:
1. Der Verein erhebt eine Aufnahmegebühr und einen Mitgliedsbeitrag, deren Höhe durch den Vorstand in der Abgabenordnung des Vereins festgelegt wird.
2. Der Mitgliedsbeitrag kann nur per Lastschrift beglichen werden.
3. Neu eintretende Mitglieder werden erst dann aktive oder passive Mitglieder mit allen Rechten und Pflichten, wenn die Aufnahmegebühr entrichtet ist.
4. Der Vorstand hat das Recht, ausnahmsweise bei Bedürftigkeit die Aufnahmegebühr und den Mitgliedbeitrag ganz oder teilweise zu erlassen, sie zu stunden oder Ratenzahlung zu bewilligen.
5. Mitglieder, die das 18. Lebensjahr vollendet haben, zahlen ab dem Quartal in dem Sie das 18. Lebensjahr vollenden den vollen Mitgliedsbeitrag.
6. Der Verein mahnt in regelmäßigen Abständen die noch offenen Mitgliedsbeiträge. Der Verein ist berechtigt, Mahngebühren zu erheben. Die Höhe der Mahngebühren legt der Vorstand in der Abgabenordnung des Vereins fest. Erfolgt die Zahlung der Mitgliedsbeiträge trotz Mahnung nicht, ist der Verein berechtigt, rechtliche Schritte einzuleiten.
Quelle: Vereinswelt.de
| 