Mitarbeiterbestand: So erfassen Sie ehrenamtliche Helfer
Ehrenamtliche Helfer und Mitarbeiter sind das Fundament eines jeden Vereins. Sie sind die tragenden Säulen, die es zu motivieren und zu binden gilt. Hierzu müssen Sie Ihren Mitarbeiterbestand aber erfassen. Wie dies geht, zeige ich Ihnen in diesem Artikel.
In Vereinen haben Sie fast regelmäßig Situationen, für die Sie gute Leute mit bestimmten Fähigkeiten benötigen. In der Regel greifen Sie auf Ihre 2 oder 3 vertrauten Personen zurück. Deren Tage haben jedoch auch nur 24 Stunden und es könnte ja sein, dass Sie in Ihrem Verein weitere Mitglieder haben, die diese Aufgabe viel besser bewältigen könnten, weil sie entsprechende Qualifikationen mitbringen.
Sie können diese Juwelen natürlich nur einsetzen, wenn Sie diese Personen kennen und wissen, was ihre Fähigkeiten sind. Aus diesem Grund rate ich Ihnen zu einer Bestandsanalyse Ihrer ehrenamtlichen Helfer.
Im Prinzip existieren 2 Gründe, wieso Sie eine Bestandsanalyse durchführen sollten:
1. Nur wenn Sie ihre Mitarbeiter und ihre Fähigkeiten und Qualifikationen genau kennen, können diese gezielt für zukünftige Projekte und Aufgaben eingesetzt werden.
2. Die Bereitschaft von Menschen, sich außerhalb ihrer Arbeitszeit noch ehrenamtlich zu betätigen, wird immer geringer. Aus diesem Grund müssen Sie in jedem Fall versuchen, ihre Helfer zu motivieren und zu binden. Dies können Sie aber nur gezielt schaffen, wenn Sie auch Ihre Leute kennen und wissen, welche Bedürfnisse sie haben.
Der Bestandsanalysebogen
Kommen wir nun zum Analysebogen der Bestandsanalyse. Diesen sollten Sie in jedem Falle schriftlich für jeden Helfer vorbereiten und anlegen. Der Inhalt kann je nach Situation und Art des Vereins variieren und angepasst werden. In jedem Fall sollten aber die folgenden Fragen beantwortet werden:
- Welche Fähigkeiten und Qualifikationen hat der Mitarbeiter (im Folgenden MA genannt)?
- Welches Potential hat der MA in seiner Entwicklung?
- Wie kann der MA weiter qualifiziert werden?
- Für welche Projekte und Aufgaben ist der MA einzusetzen?
- Mit welchen anderen MAs ist eine Gruppenbildung sinnvoll?
- Wie viel Zeit hat er für seine ehrenamtlichen Aufgaben?
- An welchen Tagen hat der MA bevorzugt Zeit?
Bei Sportvereinen spielt sicherlich auch die Art der Trainerlizenz eine Rolle. Wie oben schon bereits angedeutet, kann und sollte die Analyse angepasst werden.
Mein Tipp zum Schluss: Speichern Sie die Analysebögen auch digital in Word oder Excel. So können Sie einfach die Suchfunktion nutzen, um evtl. bestimmte Fähigkeiten Ihrer Helfer zu finden.
Quelle: exerto/Verein
Was sich für Ihren Verein zum 1.1.2013 alles ändert!
Am 24.Oktober hat der Entwurf des „Gesetzes zur Stärkung des Ehrenamtes“ das Bundeskabinett passiert. Nun wandert es weiter Richtung Bundestag und Bundesrat. Ziel der Bundesregierung ist es, dieses Gesetz zum 1.1.2013 in Kraft treten zu lassen. Das ist ein ehrgeiziges Ziel – auch wenn aus dem Bundesrat keine nennenswerten Bedenken kommen. Denkbar ist also auch, dass es erst am 1.4.2013 in Kraft tritt – dann allerdings, so wird verlautbart, rückwirkend zum 1.1.2013.
Da mit wesentlichen Änderungen nicht mehr zu rechnen ist, kommen damit folgende Änderungen auf Sie und Ihren Verein von A bis Z auf Sie zu:
Ehrenamtliche Tätigkeit:
Im Gesetz wird ausdrücklich verankert (S§ 27 Absatz 3 BGB), dass der Vereinsvorstand stets unentgeltlich tätig ist. Das wird damit der „Normalfall“. Ausdrücklich erlaubt wird aber, in der Satzung des Vereins abweichende Regelungen - zum Beispiel zur Zahlung der Ehrenamtspauschale oder für „angemessene Vergütungen“ - zu schaffen.
Ehrenamtspauschale:
Auch diese Pauschale wird angehoben: Von derzeit 500 auf dann 720 Euro (§ 3 Nr. 26a EStG).
Freistellungsbescheid:
Nur wenn Ihr Verein einen Freistellungsbescheid vom Finanzamt erhalten hat (vereinfacht: Bestätigung der Gemeinnützigkeit), darf er Spendenbescheinigungen ausstellen. Die Gültigkeit des Bescheids wurde neu geregelt:
- Für neu gegründete Verein: 2 Jahre
- Für alteingesessene Vereine: 3 Jahre, ab Datum des letzten Körperschaftsteuerbescheids
Nur „vorläufige“ Bescheide gibt es nicht mehr. Sie können direkt die Feststellung der Gemeinnützigkeit beantragen (§ 60a AO -neu-).
Haftungsbegrenzung:
Für Handlungen des Vorstandes haftet zuerst immer der Verein. Diese Haftungsfreistellung war bislang auf die Vorstandsmitglieder nach § 26 BGB (geschäftsführender Vorstand) beschränkt. Sie wird durch § 31a BGB -neu- ausgeweitet auf alle in der Satzung genannten Organmitglieder.
Beispiel:
Die Satzung nennt den 1. und 2. Vorsitzenden, den Schriftführer und den Kassenwart als geschäftsführenden Vorstand, daneben werden für den erweiterten Vorstand Jugendwart, Pressewart und drei Beisitzer genannt. Diese Personen genießen mit der Neuregelung nun alle das Haftungsprivileg, sofern sie für den Verein oder im Auftrag des Vereins handeln (=Erledigung satzungsgemäßer Aufgaben).
Mini-Jobber:
Unabhängig vom Gesetz zur Stärkung des Ehrenamtes hat der Bundestag gestern beschlossen, die Minijob-Grenze von 400 Euro auf 450 Euro anzuheben. Wichtig:
Minijobber, die Ihr Verein ab dem 1.1.2013 einstellt, müssen ausdrücklich erklären, wenn sie NICHT Rentenversicherungspflichtig sein möchten. Bislang ist es umgekehrt.
Bei rentenversicherungspflichtigen Mini-Jobbern zahlt der Verein wie bisher die pauschalen Umlagen von maximal 30%. Hierin sind 15% für die Rentenversicherung enthalten. Der Rentenversicherungssatz beträgt ab 1.1.2013 dann 18,9%. Damit sieht die Rechnng so aus:
Der Verein zahlt die 15% Pauschale, der Mini-Jobber von seinem Lohn die Differenz, also 18,9% – 15% = 3,9%, in die Rentenversicherung, sofern er sich nicht ausdrücklich befreien lässt. Die Mindestbemessung liegt bei 120 Euro. Also auch, wenn der Mini-Jobber weniger verdient, wird immer von 120 Euro gerechnet. Verdient er mehr, gilt der tatsächliche Verdienst als Bemessungsgrundlage.
Rücklagen:
Bislang müssen gemeinnützige Vereine die freien Mittel des Vereins im Folgejahr des Zuflusses für ihre satzungsgemäßen Zwecke verwenden oder, soweit es die Grenzen zulassen, in Rücklagen überführen. Das heißt: Die freien Mittel aus 2011 müssen spätestens Ende 2012 aufgebraucht oder in eine Rücklage überführt werden. Dieser Zeitraum verlängert sich. Zukünftig haben Sie zwei Jahre dafür Zeit. Die Mittel aus 2013 müssen also nicht Ende 2014 aufgebraucht sein, sondern erst Ende 2015, um das Kriterium der zeitnahen Mittelverwendung zu erfüllen (§ 63 Abs. 4 Satz 2 -neu-).
Freie Rücklagen, die Sie noch nicht gebildet haben, können sie noch zwei Jahre lang nachträglich einstellen. Das geht Hand in Hand mit den zuvor genannten Änderungen.
Fordert Sie das Finanzamt auf, Rücklagen aufzulösen, soll es Ihnen zukünftig ebenfalls zwei Jahre (bislang in der Regel ein Jahr) gewähren, um die Rücklagen aufzulösen und zu verwenden.
Wiederbeschaffungsrücklage:
Angenommen, Ihr Verein hat ein eigenes Fahrzeug. Dessen Lebenszeit ist naturgemäß begrenzt. Folge: Ab 2013 können Sie Rücklagen für Ersatzbeschaffungen solcher wirtschaftsgüter bilden – und zwar in Höhe der üblichen Abschriebungssätze.
Beispiel:
Der Computer in der Geschäftstelle kostet 1.500 Euro. Computer werden laut Afa-Tabelle über drei Jahre abgeschrieben. Folge: Sie können für die Ersatzbeschaffung jährlich 500 Euro in eine Rücklage stecken.
Sachspenden:
Spendet Ihnen ein Unternehmer oder ein Unternehmen etwas aus dem Betriebsvermögen, dürfen Sie nun auch die Umsatzsteuer bei der Spendenbescheinigung mit berücksichtigen (§ 10b).
Spendenhaftung:
Die Spendenhaftung für eine Fehlverwendung von Spendenmitteln wird entschärft. Nur dann, wenn Mittel grob fahrlässig oder sogar vorsätzlich nicht für den gemeinnützigen Zweck des Vereins verwendet werden, besteht eine persönliche Haftung (§ 10b Abs. 4 EStG -neu-).
Übungsleiterpauschale:
Die Übungsleiterpauschale steigt. Sie wird von 2.100 auf 2.400 Euro angehoben (§ 3 Nr. 26 EStG).
Zweckbetriebsgrenze:
Diese für Sportvereine wichtige Grenze, sofern diese Veranstaltungen mit bezahlten Sportlern durchführen, steigt von 35.000 auf 45.000 Euro (§ 67a AO).
Fazit:
Das sind alles sehr erfreuliche Änderungen, die Ihnen als Vereinsvorstand das Leben leichter machen. Und genau das ist vom Gesetzgeber auch so gewollt. So erfreulich die Änderungen auch sind – jetzt gehört Ihre Satzung auf den Prüfstand, damit Sie als Vorstand maximal profitieren.
Quelle: Vereinswelt.de
Helfer suchen im Verein - denken Sie um
In vielen Sportvereinen ist die Aufbauorganisation sehr ähnlich: Vorstand, Abteilungen, Mitgliederversammlung – fertig! Aber das ist ein künstliches Gebilde und nur für bestimmte Zwecke geschaffen. Zusätzlich Helfer haben in dieser Struktur im Verein keinen Platz. Denken Sie um!
Im BGB sind die Grundlagen für Vereine gesetzlich geregelt. So ist in den Paragraphen verankert, wie ein Vorstand auszusehen hat. Auch die wichtigsten Verpflichtungen sind hier beschrieben. Die Mitgliederversammlung ist der Souverän des Vereins und doch bleiben meiner Meinung nach noch genügend Spielräume, in denen man sich mit der eigenen Aufbauorganisation des Vereins auseinandersetzen kann. Dabei gibt so eine Art der Organisation Aufschluss zu grundlegenden Aspekten des Vereinslebens:
Aufgaben und Rollenstruktur
- Wer hat welche Aufgabe?
- Wer schließt Sponsorenverträge?
- Wer hat welche juristische Verantwortlichkeit?
- Welche Aufgaben sind mit welchen Rollen verbunden?
Hierarchische Struktur
- Wer ist weisungsbefugt?
- Wer ist Weisungsempfänger?
Die Übungsleiter sind dem Vorstand gegenüber unterstellt. Freiwilligkeit oder Ehrenamt sind diesbezüglich einerlei. Der Vorstand ist derjenige, der sich für das Tun und Handeln seiner Übungsleiter verantwortlich zeichnet. Natürlich ergibt sich hieraus ein gewisses Mitspracherecht.
Kommunikationsstruktur
Wer benötigt welche Information, um seine gestellte Aufgabe bestmöglich zu erfüllen? In den allermeisten Fällen liegt hier eine immense Schwachstelle in den Vereinen. Informationen von den Verbänden laufen zwar im Verein ein – werden aber nur unzureichend weitergeleitet. Wer also die Verantwortung trägt, muss auch eine Chance auf Mitsprache in der Entscheidung haben.
Allerdings – und das ist ein ganz wesentlicher Gesichtspunkt – diese Verantwortung macht nur Sinn, wenn sie von der Kompetenz des- oder derjenigen begleitet wird. Es ist äußerst kontraproduktiv, auf eine Position zu pochen und damit sachlich begründete Maßnahmen aus "Vereinspositionsdünkel" heraus zu verhindern.
Die typische Vereinsorganisation
Betrachten wir eine typische Vereinsorganisation, so ist es eine Pyramide, oben der Vorstand, darunter die Abteilungsleiter, dann die Übungsleiter und schließlich die Übungsgruppe selbst. Und alles insgesamt bildet im Wesentlichen die Hauptversammlung. Was sagt uns nun so eine Hierarchie-Pyramide aus? Wer der Wichtigere ist? Wer wem etwas zu sagen hat? Wer wessen erster Ansprechpartner ist?
Und genau hier sollte mit einem Missverständnis aufgeräumt werden. Die letzten zwei Fragen sind die richtigen, auf keinen Fall die erste. Dies ist keineswegs gleichbedeutend mit der Abqualifizierung der Arbeit des Vorstandes. Je mehr aber der Verein als "Komplettveranstaltung" mit und für die Mitglieder gesehen wird, desto ernster wird sich auch diese Einschätzung verändern.
Stellen Sie sich eine lebende Menschenpyramide vor. Alles hält sich fest, unten die starken Männer und Frauen, junge und ältere, jeder hat seinen Platz und die Pyramide wird höher und höher. Zum Schluss helfen alle einem jungen Mädel aufzusteigen, so dass sie den krönenden Abschluss darstellt. Stellen sie es sich vor – und nun sagen sie ganz ernsthaft: Wer ist der Wichtigste im Gebilde? Genauso ist es! ALLE sind nötig und tragen zum gemeinsamen Gelingen seinen Teil bei.
Alle sind zuständig
Verabschieden Sie sich vom Gedanken der "Menschen in Kästchen". Dieses Denken bestärkt die Auffassung der "Nicht Zuständigkeit". Sicherlich weist so ein Kästchen-Organigramm auf die Verantwortungsbereiche hin, es soll aber nicht ein konstruktives Mitdenken verhindern. Das Abfragen und Zulassen von Ideen anderer kann einem Entwicklungsprozess nur dienlich sein und das wiederum ist ein Zugewinn für den gesamten Verein.
So können Kompetenz, Wissen und Kreativität effektiv zusammengeführt werden, frei von Besserwisserei und Bevormundung. Eine gegenseitige Hilfe, die in Projektgruppen wichtige Vereinsprobleme außerhalb der eigentlichen Aufbauorganisation effektiv lösen kann. Diese muss dann natürlich noch vom zuständigen Vereinsgremium abgesegnet werden.
So wenig Aufbauorganisation wie nötig, so viel Projektarbeit wie möglich – das ist vielleicht DIE Aufgabe der Zukunft in der Organisation im Verein. Und da auf diesem Wege keine "Ämter" mehr vergeben werden, sondern Projekte auf absehbare Zeit, werden erfahrungsgemäß auch mehrere Vereinsmitglieder die Mitarbeit zusagen.
Quelle: exerto/Verein
Mitgliedsbeiträge richtig analysieren und ansetzen
Die Zusammensetzung von allen Mitgliedsbeiträgen kann Aufschluss über die gegenwärtige finanzielle Situation sowie auch über Maßnahmen geben, die in Zukunft für eine gesunde Haushaltsökonomie ergriffen werden sollten. Einen sehr effektiven Weg dies zu tun, stellt die Analyse des Beitragsmixes dar.
Für jeden Verein ist es wichtig zu wissen, woher überhaupt die Gelder kommen, die den Verein wirtschaftlich über Wasser halten. Eine der wichtigsten Einnahmequellen dabei für viele Vereine: die Mitgliedsbeiträge.
Mitgliedsbeitrag ist jedoch nicht gleich Mitgliedsbeitrag. In der Regel kann in die fünf folgenden Beitragsarten unterschieden werden:
- Erwachsenenbeiträge
- Ermäßigte Beiträge für Kinder und Jugendliche
- Beiträge für Passivmitglieder
- Ermäßigte Beiträge für bestimmte Gruppen (z. B. Arbeitslose oder Behinderte)
- Beiträge für die Familie
Je nach Verein können diese Aufteilungen natürlich variieren. Hiermit wurde jedoch schon der erste Schritt für eine Beitragsmixanalyse getan. Der nächste Schritt ist nun die Summierung aller Beiträge, differenziert in die vorher eingeteilten Beitragsarten. Die Aufteilung kann vereinfacht dargestellt jetzt wie folgt aussehen:
- Erwachsenenbeiträge - 400 Euro
- Ermäßigte Beiträge für Kinder und Jugendliche - 200 Euro
- Beiträge für Passivmitglieder - 150 Euro
- Ermäßigte Beiträge für bestimmte Gruppen (z. B. Arbeitslose oder Behinderte) - 100 Euro
- Beiträge für die Familie - 150 Euro
Was sagt uns dieser Beitragsmix?
Nur dass die Erwachsenenbeiträge 40% von den gesamten Einnahmen ausmachen, die Kinder und Jugendliche 20%, passive Mitglieder 15%, bestimmte Gruppen 10% und Familienbeiträge 15%. Man weiß zwar jetzt, wie der Mix nun aussieht, kann aber noch keine besonderen Schlüsse daraus ziehen. Erst wenn Daten von mindestens zwei Jahren gegenübergestellt werden, können weiterführende Strategien entwickelt werden.
Driften die Einnahmen vielleicht zu günstigeren Mitgliedsbeiträgen ab? Wenn dies den Verein gefährden kann, sollten die Einnahmen neu kalkuliert werden. Aber auch wichtige andere Strategien können für die Zukunft bestimmt werden. Wandern aktive Mitglieder immer mehr zu den passiven Mitgliedern ab, könnte man sich beispielsweise über Maßnahmen zur erneuten Aktivierung der passiven Mitglieder Gedanken machen.
Stimmt das Vereinsangebot noch oder muss das eigene Produktportfolio überholt werden. Umso mehr Daten von den letzten Jahren verfügbar sind, umso mehr Aufschluss bekommen Sie über die Entwicklung Ihrer Mitglieder und deren Beiträge in Ihrem Verein.
Mein TIPP zum Schluss: Geben Sie die Daten in eine Tabellenkalkulation ein und erstellen Sie einfache Diagramme. Diagramme sind meistens noch ausdrucksstärker als Text und geben einen besseren Überblick.
Erfassen sie die Ausgaben und schlüsseln sie sie auf
Stellen sie die Ausgaben den Beitragseinnahmen gegenüber. Was geben sie für Kinder und Jugendliche aus? Trainerkosten, Anteil an den Platz- und Clubhauskosten, Trom, Wasser, Versicherungen, Verbandsabgaben usw. Damit haben sie einen genauen Überblick was jede Beitragsgruppe sie kostet und auch gute Argumente für mögliche Beitragserhöhungen.
Quelle: experto/Verein
Was ist ein Vereinsregister?
Wird ein Verein neu gegründet, so erfolgt nach der Gründungsversammlung und dem Erstellen einer Vereinssatzung der Eintrag ins Vereinsregister. Weiterhin werden alle Satzungsänderungen und auch Vereinsauflösungen im Vereinsregister dokumentiert. Aber was ist eigentlich ein Vereinsregister, wozu dient es und was wird darin geregelt? Hier die Antwort darauf.
Die Vereinsregister sind bei den Amtsgerichten angesiedelt
Die Vereinsregister in Deutschland befinden sich bei den Amtsgerichtsbezirken, in denen der Verein angesiedelt ist. Den Bundesländern obliegt es, die Vereinsregister zu zentralisieren oder in den einzelnen Amtsgerichten zu belassen. In Berlin zum Beispiel gibt es nur ein Vereinsregister, das sich im Amtsgericht Charlottenburg befindet. Der Eintrag in das Vereinsregister wird durch das Bürgerliche Gesetzbuch festgeschrieben.
Es gelten die Vorgaben des Vereinsrechts
Ins Vereinsregister werden alle Organisationen aufgenommen, die als nicht wirtschaftlicher Verein nach den Vorgaben des Vereinsrechts als juristische Person gelten. Geregelt wird das durch den §21 BGB. Alle Vereine, die bereits vor Inkrafttreten des BGB gegründet wurden, sind davon ausgenommen.
So funktioniert der Eintrag ins Vereinsregister
Der Eintrag ins Vereinsregister ist laut § 59 BGB durch eine formal vorgeschriebene Anmeldung möglich. Der Anmeldung muss Folgendes beigefügt sein
- Abschrift der Vereinssatzung
- Abschrift der Urkunde über die Bestellung des Vorstandes
Für den Antrag auf Neueintragung und auch für Änderungsanträge reicht es aus, wenn die Vorstandsmitglieder unterschreiben, die in der Satzung zur Vertretung des Vereins benannt sind. Die Unterschriften müssen öffentlich beglaubigt sein. Das erfolgt in der Regel über einen Notar. In einigen Bundesländern gibt es weitere Stellen außer einem Notariat, die öffentliche Beglaubigung vorzunehmen.
Was im Vereinsregister vermerkt wird
Im Vereinsregister werden Neueintragungen, sämtliche Änderungen und Löschungen dokumentiert. Die Neueintragung wird im behördlichen Mitteilungsblatt, dem Amtsblatt, veröffentlicht. Der Verein darf dann den Zusatz e. V., eingetragener Verein, tragen. Eine Anerkennung als gemeinnütziger Verein erhält er allerdings erst, wenn ein entsprechender Antrag beim Finanzamt eingerichtet und bewilligt wurde. Der Verein ist dann unter anderem berechtigt, Spendenquittungen auszustellen.
Die Einsicht ins Vereinsregister ist öffentlich
Jeder, der es will, kann beim jeweiligen Amtsgericht einen Blick in das Vereinsregister werfen und Abschriften von den Eintragungen anfordern. Bei einem elektronischen geführten Vereinsregister wird ein Ausdruck mit einer amtlichen Unterschrift angefertigt. Seit 1. Januar 2007 ist es möglich, über das bundesweite Registerportal in den Vereinsregistern aller Bundesländer zu recherchieren, soweit sie elektronisch geführt werden.
Quelle: experto
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