Ehrenamt mit Qualität
Ehrenamtliche bzw. freiwillige Arbeit ist eine der tragenden Säulen fast aller Vereine. Sie ist wichtiger Teil des Gemeinnützigkeit-Anspruches. Auf der anderen Seite wird es immer schwerer, neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu finden. Auch vorhandene Mitarbeiter zu motivieren wird immer häufiger zum Problem. Deshalb muss sich jeder Verein – und hier besonders die Vereinsführung – mit dieser Thematik auseinandersetzen.
Ehrenamt ist Grundlage der Vereinsarbeit
Die Ergebnisse des Freiwilligensurvey 2009 zeigen, dass freiwillig tätige Menschen
- Spaß an der Mitarbeit haben,
- anderen Menschen helfen,
- mit sympathischen Menschen zusammenkommen oder
- etwas für das Gemeinwohl tun möchten.
Diese Untersuchung verdeutlicht auch, in welchen Bereichen innerhalb des Vereins die Situation der freiwilligen Mitarbeiter verbessert werden kann. Dazu zählt z. B. der Umgang mit hauptamtlichen Mitarbeitern oder die finanzielle Ausstattung von Projekten.
Wichtig: Freiwillige Mitarbeiter werden Sie auf Dauer nur halten können, wenn sich diese im Verein auch wohlfühlen.
Um die Mitarbeitssituation zu verbessern, kann man diese Aufgabe ähnlich sehen wie das Qualitätsmanagement in Unternehmen.
Wichtig: Die Mitarbeitssituation ist möglichst gut auf die Anforderungen und Bedürfnisse der Mitarbeiter auszurichten. Dabei darf man jedoch nicht das eigentliche Ziel des Vereins aus dem Auge verlieren.
Mitarbeitererwartungen als Ausgangspunkt
Es gibt im Grunde vier Quellen, nach denen vorhandene Mitarbeiter und Interessenten ihre Situation im Verein bewerten:
- Vorerfahrungen aus anderen Tätigkeiten, die der Interessent einbringen möchte,
- Mund-zu-Mund-Propaganda, die allgemein zur Mitarbeit in Vereinen motiviert,
- Mund-zu-Mund-Propaganda, die zur Mitarbeit speziell in diesem Verein motiviert,
- persönliche Erwartungen der einzelnen Interessenten bzw. Mitarbeiter.
Es ist eine wichtige Aufgabe der Vereinsführung, sich ein Bild bezüglich der Erwartungen der Interessenten zu machen. Es gilt dabei Wege zu finden, diese Erwartungshaltung im Verein möglichst weitgehend zu erfüllen. Dementsprechend sind die Mitarbeitsformen und -bedingungen so zu entwickeln, dass sich die Mitarbeiter gut aufgehoben fühlen und mit Freude ihre Tätigkeit ausüben. Der Modernisierung des Vereinsumfeldes muss dabei genauso Rechnung getragen werden wie den sich verändernden Erwartungen an die Vereinsarbeit.
Grundlegende Fehlerquellen
Fünf grundlegende Fehlerquellen für die Zusammenarbeit können identifiziert werden:
- das Gesprächsdefizit: Es erfolgt zu wenig Austausch über die Erwartungen der Mitarbeiter einerseits und die Möglichkeiten des Vereins andererseits.
- Defizit der Arbeitsgestaltung: Die Umsetzung der versprochenen Arbeitsbedingungen in das Organisationskonzept des Vereins ist unzulänglich.
- Defizit der Umsetzung: Die gute organisatorische Planung wird mangelhaft umgesetzt und führt zu Mängeln in der Zusammenarbeit.
- Defizit der Selbstdarstellung: Die Präsentation der Vereinsarbeit gegenüber Mitgliedern und interessierter Öffentlichkeit wird nicht bewusst gepflegt. So entsteht ein falsches Bild der Vereinsarbeit.
- Defizit der Bewertung: Die von dem Mitarbeiter wahrgenommenen Informationen aus erlebter Arbeit, persönlichen Erwartungen und der Kommunikation über die Mitarbeit sind widersprüchlich.
Diesen Defiziten gilt es Aufmerksamkeit zu widmen und dadurch die Arbeitssituation qualitativ hochwertig zu gestalten.
Quelle: verein-aktuell.de
Vorstandswahlen im Block
Nun, ein solches Verfahren ist nicht ungewöhnlich. Es gibt eine Vielzahl von Vereinen, bei denen der Vorstand „im Block“ gewählt wird, zum Beispiel fünf Personen auf einmal. Dieser „Block“ von Vorstandsmitgliedern wiederum regelt dann selbst, wer welchen Posten übernimmt. Letzteres ist deshalb wichtig, weil in der Satzung ja meist geregelt ist, dass der Verein durch eine bestimmte Person oder Personengruppe rechtlich vertreten wird. „Der Verein wird im Außen- wie im Innenverhältnis jeweils durch den 1. Vorsitzenden und ein weiteres Vorstandsmitglied vertreten“, ist demnach eine durchaus häufig anzutreffende Satzungsregelung.
Folge: Der im Block gewählte Vorstand muss dann natürlich einen ersten Vorsitzenden bestimmen und diesen auch als solchen beim Vereinsregister eintragen lassen.
Doch Achtung:
Solche Blockwahlen sind nicht ohne! Eine Blockwahl ist grundsätzlich nur dann möglich, wenn Ihre Satzung diese ausdrücklich zulässt.
Vorsicht Falle:
Immer wieder kommt es vor, dass der „alte“ Vorstand geschlossen zur Wiederwahl antritt. Schon macht ein findiges Mitglied den Vorschlag: „Dann können wir uns doch Zeit sparen und brauchen nur darüber abstimmen, ob wir dafür sind oder nicht“. Der Versammlungsleiter lässt auch prompt über diesen Vorschlag abstimmen. Alle nehmen ihn an. Direkt im Anschluss wird der Vorstand im Amt bestätigt.
Alles bestens, oder? Nein, leider nicht. Ohne Satzungsgrundlage keine Blockwahl. Und zwar selbst dann nicht, wenn die Mitgliederversammlung oder der Versammlungsleiter anders entschieden hat.
Quelle: Vereinswelt.de
Aktuelle Rechtsprechung rund um die Steuererklärung des Vereins
Verwendung der „Anlage EÜR“ ist auch für gemeinnützige Vereine und Verbände Pflicht.
Der BFH hat mit Urteil v. 16.11.2011 (Az.: X R 18/09) entschieden, dass die Abgabe des amtlichen Vordrucks „Anlage EÜR“ Pflicht ist und nicht durch andere Gewinnberechnungen oder Aufstellungen ersetzt werden kann. Dies gilt auch für gemeinnützige Vereine und Verbände, wenn der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb über der Umsatzgrenze von 35.000 Euro nach § 64 Abs. 3 AO liegt.
Verspätete Abgabe der Steuererklärung: Entzug der Gemeinnützigkeit?
Das FG Münster hat mit Urteil v. 30.6.2011 (Az.: 9 K 2649/10 K) entschieden, dass selbst bei einer um zwei Jahre verspäteten Abgabe der Steuererklärung keine Aberkennung der Gemeinnützigkeit droht, wobei es in diesem Fall nicht zu einer Steuernachzahlung kam.
Der Verein war in diesem Ausnahmefall (!) also noch mal mit „einem blauen Auge“ davongekommen, das Finanzamt hatte die Sache anders gesehen. In der Praxis sollte man es jedoch nicht darauf ankommen lassen.
Fundstellen:
BFH, Urteil v. 16.11.2011, Az.: X R 18/09
FG Münster, Urteil v. 30.6.2011, Az.: 9 K 2649//10 K
Quelle: Lexware verein aktuell
Amtszeit des Vorstandes
Vor kurzem machte ein Urteil des Bundesgerichtshofs die Runde, wonach die Amtszeit von Vorständen auch vorzeitig verlängert werden kann (Urteil vom 16. Juli 2012 - II ZR 55/11). Allerdings dreht sich dieses Urteil um die Vorstände von Aktiengesellschaften - hat aber in der Vereinspraxis zu einiger Verwirrung geführt.
Die Dauer des Vorstandsamts ist im Gesetz nicht geregelt. Ein Verein ist nicht einmal dazu verpflichtet, eine Regelung hierzu in der Vereinssatzung zu verankern. Dies ist, meiner Meinung nach, allerdings in der Praxis wenig vorteilhaft. Denn wenn die Satzung eines Vereins keine Regelung zur Amtsdauer des Vorstands enthält, ist die Amtsdauer des Vorstands unbegrenzt. So hat es das Oberlandesgericht Hamm entschieden (OLG Hamm, NJW-RR 2008, S. 350).
Ein Vorstand, der sich nie verjüngt, nie neue, frische Kräfte hinein holt, kann nicht im Sinne einer kontinuierlichen, zukunftsorientierten Vereinsarbeit sein. Erfreulicherweise enthalten deshalb die meisten Vereine in Deutschland in der Satzung entsprechende Regelungen über die Amtszeit des Vorstands.
Tipp: Es ist Vereinen erlaubt, die Amtszeit, beziehungsweise den Wahltermin der Vorstandsmitglieder unterschiedlich festzulegen. Das hat durchaus Vorteile, denn so ist gewährleistet, dass es immer erfahrene Vorstandsmitglieder im Vorstand gibt, was im Sinne der Kontinuität der Vorstandsarbeit ein wichtiger Aspekt ist.
Beispiele:
Im Verein Musterhausen e.V. dauert die Amtszeit des Vorstands vier Jahre. Der Vorstand besteht aus dem 1. und 2. Vorsitzenden, dem Schriftführer, dem Kassenwart, dem Jugendwart, dem Pressewart, sowie dem 1. Beisitzer und 2. Besitzer.
- In ungeraden Kalenderjahren findet die Wahl des 1. Vorsitzenden, des Schriftführers, des Jugendwarts und des 1. Beisitzers statt,
- in geraden Kalenderjahren die des 2. Vorsitzenden, des Kassenwarts, des Pressewarts und des zweiten Beisitzers.
Wichtig:
Anders als in dem Urteil des BGH, der bei Aktiengesellschaften ausdrücklich die vorzeitige Verlängerung eines Vorstandsamtes zulässt, sind Sie und die Vereinsmitglieder in Bezug auf die Amtszeit des Vorstands an die Satzung gebunden. Das heißt: Die in der Satzung festgelegte Amtszeit ist bindend.
Beispiel 2:
Die Amtszeit des Vorstands im Ballsportverein Beispielhausen e.V. beträgt drei Jahre. Der Vorstand ist bereits seit zwei Jahren im Amt. Vor der kommenden Mitgliederversammlung stellt ein Mitglied folgenden Antrag:
„Die Mitgliederversammlung beschließt, die Amtszeit des amtierenden Vorstands vorzeitig um weitere drei Jahre zu verlängern.“
Folge:
Mit einem solchen Beschluss würde die Mitgliederversammlung gegen die Satzung verstoßen. Dieser Beschluss ist somit nicht zulässig - es sei denn, in der Satzung ist ausdrücklich verankert, dass auf Beschluss der Mitgliederversammlung hin die Amtszeit des Vorstands vorzeitig verlängert werden kann.
„Wann beginnt die Amtszeit des Vorstands?“
Auch diese Frage wird immer wieder gestellt. Die Antwort: Sie beginnt mit der Annahme der wirksamen Wahl. Im Grunde also mit dem Satz: „Ich nehme die Wahl an!“.
„Kann man sich die Wahlen schenken und die Amtszeit automatisch verlängern?“
Auch diese Frage spielt in der Praxis eine große Rolle. Klare Antwort: Eine automatische Verlängerung der Amtszeit des amtierenden Vorstands über die in der Satzung genannte Amtsdauer hinaus gibt es nicht. Deshalb ist es so wichtig, vor dem Ende der Amtszeit pünktlich die Wahlen durchzuführen.
Tipp:
Ich empfehle Ihnen, in der Satzung den Passus „Die Vorstandsmitglieder bleiben bis zur Neuwahl eines Vorstandsmitglieds im Amt“, oder „Der Vorstand bleibt bis zur Neuwahl des Vorstands im Amt“ aufzunehmen. Denn stellen Sie sich folgende Situation einmal vor:
- Die Satzung Ihres Vereins regelt, dass die Amtsdauer des Vorstands drei Jahre dauert. Sie regelt ebenfalls, dass jährlich im Herbst eine Jahreshauptversammlung stattzufinden hat.
- Der amtierende Vorstand wurde 2009 neu gewählt.
- Folge: Mit der Jahreshauptversammlung im Herbst 2012 endet das Amt des Vorstands.
- Stellen Sie sich weiter vor, das der Vorstand nicht wieder antritt, sich aber keine neuen Kandidaten finden.
OHNE die gerade empfohlene Satzungsregelung ist der Verein damit auf einen Schlag handlungsunfähig. Nur ein Notvorstand kann ihn noch retten.
MIT dieser Satzungsregelung bleibt der alte Vorstand im Amt. Er kann nun zum einen die Vereinsgeschäfte weiterführen und sich zum anderen in Ruhe darum bemühen, noch geeignete Kandidaten zu finden.
Tipp:
Wenn Ihnen eine solche Regelung zu brenzlig ist, ganz nach dem Motto: „Hilfe, wir wollen doch nicht ewig im Amt bleiben!“, können Sie innerhalb der Satzungsregelung, die besagt, dass der Vorstand bis zur Wahl eines neuen Vorstands im Amt bleibt, auch eine Begrenzung vornehmen. Beispielsweise so:
„Der Vorstand bleibt längstens drei Monate über seine Amtszeit hinaus im Amt!“
Wichtig:
Doch egal, ob Sie eine solche Begrenzung aufnehmen oder nicht. Eine solche Übergangsklausel, wonach der Vorstand bis zur Wiederwahl im Amt bleibt, entbindet Sie als Vorstand nicht davon, nach einer erfolglosen Wahl (z.B. weil kein Kandidat gefunden wurde) unverzüglich eine neue Mitgliederversammlung einzuberufen. Ziel dieser Mitgliederversammlung: ein erneuter Versuch zur Neuwahl des Vorstands. Unverzüglich heißt: binnen drei Monaten.
Quelle: Vereinswelt.de
Idealverein oder nicht?
Der typische Fall bei Vereinsgründungen ist der Idealverein, bei dem § 21 BGB voraussetzt, dass der Vereinszweck nicht auf einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb gerichtet ist.
Die Annahme eines sog. Idealvereins nach § 21 BGB ist allerdings nicht schon deshalb ausgeschlossen, wenn der Verein dann irgendwelche wirtschaftlichen Betätigungen vornimmt. Nach der sog. Nebenzwecks-privilegierung darf ein Verein auch unternehmerische Tätigkeiten entfalten, soweit diese dem ideellen Hauptzweck zu- und untergeordnet sind und eigentlich nur Hilfsmittel zu dessen Erreichung sind.
Im Gegensatz zum Idealverein gibt es den sog. wirtschaftlichen Verein, wenn
- feststellbar der Verein gegenüber Dritten unternehmerisch tätig wird,
- für seine Mitglieder unternehmerische Teilfunktionen wahrnimmt oder
- allein gegenüber seinen Mitgliedern unternehmerisch auftritt.
Für die beabsichtigte Eintragung eines Idealvereins reicht es jedoch nicht aus, dass nur ein Zweck verfolgt wird, der ideeller Natur ist.
Bei der Förderung von Kunst und Kultur durch Ausstellungen mit entgeltlichem Eintritt für die Zuschauer ist dann auch wiederum eine entgeltliche unternehmerische Tätigkeit zu unterstellen, wenn mit den Eintrittsgeldern eine städtische Unternehmergesellschaft unterstützt werden soll, der Gesellschaftszweck auf die Bereitstellung von Räumlichkeiten für Kultur- und Kreativschaffende hinausgeht, bis hin zur Vermietung von Gewerberäumen.
Ein Verein betreibt daher eine planmäßige, auf Dauer angelegte Förderung einer Handelsgesellschaft, wenn nach dem Satzungszweck vorgesehen ist, dass der Verein diese Gesellschaft finanziell unterstützt, u. a. durch die Übernahme der Mietkosten.
Bei der Beurteilung, ob bei dem Verein eine entgeltliche unternehmerische Tätigkeit gefördert wird, kommt es auch nicht auf die Gewinnerzielungsabsicht des Vereins an. Es genügt, wenn nach dem Satzungszweck erkennbar wird, dass zumindest indirekt mit der Gewinnerzielungsabsicht einer separaten Unternehmergesellschaft damit gefördert werden soll.
Hinweis:
Wird nach Vereinsgründungen und dem Antrag auf Eintragung in das Vereinsregister erkennbar, dass (auch mittelbar) hauptsächlich wirtschaftliche Interessen verfolgt werden, gibt es immer häufiger nun Entscheidungen von Vereinsregistern, mit der Ablehnung des Vereins zur Eintragung als sog. Idealverein nach § 21 BGB.
In vergleichbarer Weise greifen auch bei Verbandsgründungen diese relativ neuen Rechtsprechungstendenzen, wenn nach dem Satzungszweck erkennbar wird, dass es vorrangig um die wirtschaftliche Unterstützung und Unterstützung der angeschlossenen Mitglieder geht.
Fundstelle: AG Heidelberg, Beschluss v. 11.7.2012, 43 AR 58/11, rechtskräftig
Quelle: Lexware verein aktuell
Steuerjahr 2012: Nutzt Ihr Verein die aktuellen, gültigen Spendenformulare?
Seit Mitte 2011 gab es vom Bundesfinanzministerium neue Vorgaben für den Inhalt von Spenden-bescheinigungen.
Egal, ob dies Geld- oder Sachspendenbescheinigungen oder die besondere Sammelbestätigung bei mehrfachen unterjährigen Geldspenden eines bereitwilligen Spenders an gemeinnützige Organisationen betrifft. Diese Zuwendungs-bestätigungen müssen als amtlich eingesetzter Vordruck den geänderten Vorgaben nach dem BMF-Schreiben v. 17.6.2011, BStBl 20011 S. 623 ff. entsprechen.
Denn die Finanzverwaltung verlangt, dass die zur Verwendung eingesetzten Zuwendungsbestätigungen gemäß den BMF-Vorgaben aktualisiert werden müssen.
Nach dem Erlass des FinMin Schleswig vom 20.3.2012, ( Az: VI 305-S 2223-650) ist es jedoch nicht zu beanstanden, wenn die "nicht aktualisierten" Zuwendungsbestätigungen noch bis zum 31.12.2011 ausgestellt und von Vereinen/Verbänden/Stiftungen etc. verwendet wurden.
Hinweis:
Zumindest für die Einkommensteuererklärung 2011 wird es danach bei den Spendern selbst zu keinen Beanstandungen kommen, wenn der "alte", bisher von den Vereinen/Verbänden ausgestellte erhaltene Spendenvordruck zur steuerlichen Anerkennung als berücksichtigungsfähige Sonderausgaben dem Wohnsitzfinanzamt vorgelegt wurde.
Prüfen Sie daher vereinsintern, ob alle Spendenvordrucke, die dem aktualisierten "amtlichen" Wortlaut entsprechen, noch verwendet werden.
Tipp: Bei den meisten Landessportverbänden kann man die aktuellen Formulare herunterladen.
Quelle: Lexware verein aktuell
Wann endet die Aufsichtspflicht für Kinder und Jugendliche?
Das der Verein beim Training oder bei Wettkämpfen die Aufsichtspflicht in der Sekunde übernimmt, in der die Eltern die Kinder übernehmen, liegt auf der Hand. Wann aber genau endet sie? Die Antwort darauf zeigt: So einfach wie die Frage zu sein scheint, ist die ganze Sache nicht.
„Eigentlich“ gilt:
Genauso, wie die Aufsichtspflicht mit Übergabe der Kinder und Jugendlichen an den Verein bzw. die Betreuer beginnt, endet sie auch wieder mit der Übergabe an die Eltern. Dabei richtet sich die Rückübertragung der Aufsichtspflicht nach den gleichen Kriterien wie die Übertragung:
1. Nach der Vereinbarung zwischen Verein und Eltern,
2. beim Fehlen solcher Vereinbarungen danach, wann das Kind wieder im Verantwortungsbereich der Eltern ist.
Der Teufel steckt hier aber im Detail – und in der praktischen Arbeit:
Beispiel:
Die Betreuerin der Kindergruppe I muss nach der Übungsstunde immer schnell zu einer anderen Turnhalle wechseln, um dort die Kindergruppe II zu übernehmen. Normalerweise werden die fünfjährigen Kinder der Gruppe I immer von ihren Eltern abgeholt. Heute erscheinen die Eltern von Paul aber nicht und die Betreuerin steht vor der Frage, wie sie sich jetzt verhalten soll, um weder die Aufsichtspflicht über Paul noch die über die auf sie wartenden Kinder der Gruppe II zu verletzen.
Die Lösung:
Keinesfalls darf sie sich einfach entfernen und Paul alleine auf seine Eltern warten lassen. Kann sie telefonisch weder einen anderen Betreuer für die Gruppe II organisieren noch die Eltern erreichen, bleibt der Betreuerin letztendlich nichts anderes übrig, als Paul in „öffentliche Obhut“, also der Polizei oder dem Jugendamt, zu übergeben und die Eltern darüber zu informieren.
Anders sieht das übrigens bei Jugendlichen aus, die alleine regelmäßig zum Training erscheinen und nicht von ihren Eltern gebracht werden. Hier endet die Aufsichtspflicht in der Regel mit dem Ende der regelmäßigen Trainings- oder Gruppenzeit.
Empfehlung:
Sorgen Sie für eine ausreichende Betreuung. Im Rahmen der Organisation der Aufsichtspflichten ist Ihr Verein auch dafür verantwortlich, dass eine ausreichende Anzahl von Betreuern eingesetzt wird. Es gibt allerdings keinen gesetzlichen Schlüssel dafür, bei welchen Maßnahmen und Veranstaltungen wie viele Betreuer einzusetzen sind. Es kommt vielmehr immer auf den Einzelfall an. Von verschiedenen Organisationen, die Jugendarbeit betreiben, wird z. B. folgender Betreuungsschlüssel empfohlen:
Empfohlener Betreuerschlüssel:
- Geringer Betreuungsaufwand (z.B. geleitete Sportkurse)
Ein Betreuer für zehn bis zwölf Teilnehmer
- Mittlerer Betreuungsaufwand (z.B. einfache Wanderung, Zeltlager)
Ein Betreuer für acht Teilnehmer
- Hoher Betreuungsaufwand (z.B. Bergtouren, sportlich herausfordernde Touren)
Ein Betreuer für 6 Teilnehmer
Nicht vergessen:
Bei gemischten Gruppen sollten sowohl männliche als weibliche Betreuer eingesetzt werden.
Quelle: Vereinswelt.de
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