Aufwandsspenden – Vorsicht vor der Haftungsfalle!
In vielen Vereinen verzichten Mitglieder auf die Erstattung von Aufwendungen. Sie erhalten dafür vom Verein eine Zuwendungsbestätigung (Spendenbescheinigung). Doch diese Praxis ist missbrauchsanfällig: Oft werden Gefälligkeitsbestätigungen ausgestellt, die zur Spendenhaftung führen. Darum musste sich der Bundesfinanzhof (BFH) in einem Urteil mit dieser Problematik befassen (Urteil v. 9.5.2007 – XI R 23/06).
Aufwandsspenden gelten steuerrechtlich als reguläre Spenden, wenn beim Spender nachweislich eine tatsächliche Vermögenseinbuße eintritt. Vereinsmitglieder entscheiden selbst, ob sie unentgeltlich oder entgeltlich für den Verein tätig werden. Bei einer unentgeltlichen Tätigkeit wollen sie oftmals zumindest ihre eigenen Aufwendungen ersetzt bekommen.
Es ist durchaus zulässig, gemeinsam einen für alle Beteiligten möglichst günstigen Weg zu suchen. Bietet das Steuergesetz Möglichkeiten hierfür, kann der Steuerpflichtige diese nutzen. Ein missbräuchliches Verhalten kann ihm deshalb nicht vorgehalten werden.
Im Rahmen des Spendenabzugs sieht § 10b Abs. 3 EStG die Möglichkeit des Verzichts auf einen Aufwendungsersatzanspruch ausdrücklich vor. Es ist daher prinzipiell nicht zu beanstanden, wenn die Steuerpflichtigen diese Gestaltung wählen.
Die Interessen von Spender und Empfänger sind in Fällen dieser Art gleich gelagert. Darum müssen Sie darauf achten, dass die Beteiligten ernstlich gewollte, klare, eindeutige und widerspruchsfreie Abmachungen getroffen haben. Die einzelnen Verträge und Willenserklärungen müssen ihrem Inhalt entsprechend durchgeführt werden.
Tipp: Klare Vereinbarungen treffen
Aufwendungsersatzanspruche müssen klar und eindeutig vereinbart werden und einem Fremdvergleich standhalten.
Auf diese Stolpersteine sollten Sie besonders achten
- Unklare Vereinbarungen zur Höhe des Aufwendungsersatzanspruchs können schädlich sein.
- Es muss gewährleistet sein, dass der Verein auch in der Lage ist, den fälligen Anspruch zu erfüllen. Denn wenn der Erstattungsanspruch des Spenders im Zeitpunkt der Zusage und des Verzichts nicht werthaltig ist, liegt kein Vermögensopfer vor, auf welches verzichtet werden kann.
- Aufwendungen, die (auch) im eigenen Interesse des Zuwendenden getätigt werden, fehlt das für den Spendenabzug zwingend erforderliche Element der Uneigennützigkeit.
Tipp: Aufwendungen, die (auch) der eigenen Mitgliedschaft dienen, sind keine Spenden.
Der Anspruch auf Aufwendungsersatz darf nicht unter der Bedingung des Verzichts eingeräumt worden sein (§ 10b Abs. 3 EStG). Die Verzichtserklärung kann somit nicht im Voraus abgegeben werden, sondern erst, wenn der Ersatzanspruch tatsächlich fällig ist.
Haftung
Nach dem Gesetz haftet für die entgangene Steuer, wer vorsätzlich oder grob fahrlässig eine unrichtige Bestätigung ausstellt (§ 10b Abs. 4 EStG). Aufwendungen zugunsten einer gemeinnützigen Körperschaft sind nur als Spende abzugsfähig, wenn auf die Erstattung von Aufwendungen ein Anspruch durch Vertrag oder Satzung eingeräumt und auf die Erstattung verzichtet worden ist (§ 10b Abs. 3 EStG).
Quelle: redmark/Verein, Ulrich Goetze, Steuerberater, Wunstorf
Erbschaftsmarketing:
Durch die Erbschaftssteuerreform jetzt noch interessanter!
Gerade vermögende Personen müssen zukünftig mehr an den Staat abführen. Das macht das Thema „Erbschaftsmarketing“ für Sie und Ihren Verein noch interessanter. Denn Erbschaften, die einem gemeinnützigen Verein zufallen, sind von der Erbschaftssteuer befreit.
Motive der Spender sind hierbei oft, „über die eigene Zeit hinaus Gutes zu tun“ oder auch „für andere da zu sein“. Und auch wenn das Thema ein sensibles ist, ist die Bereitschaft bei der Bevölkerung doch da: 27 % der Bundesbürger über 14 Jahre sind grundsätzlich bereit, gemeinnützige Organisationen testamentarisch zu bedenken.
Interessant ist das Thema für Sie allemal: Durchschnittlich liegt der Wert einer Hinterlassenschaft für eine Organisation bei immerhin rund 30.000 Euro.
So schaffen Sie Akzeptanz in Ihrem Verein
Bevor Sie mit Ihrem Erbschaftsmarketing beginnen können, müssen Sie vermutlich zunächst Ihre Vorstandskollegen überzeugen. Denn Sie benötigen sehr viel Akzeptanz für dieses sensible Thema, um später Erfolg zu haben: Alle Beteiligten müssen das Erbschaftsmarketing des Vereins mittragen.
Als Grundregel der internen Kommunikation beachten Sie:
Erbschaftsmarketing ist ein äußerst sensibles Thema, das nur mit viel Geduld und einem hohen Maß an Empathie in Ihrem Verein etabliert werden kann. Argumentieren Sie umsichtig und angemessen.
Damit Ihre Aktion ein Erfolg wird
Unterschiedlichste Motive können jemanden bewegen, ein Testament zugunsten einer gemeinnützigen Organisation zu machen. Ihre Aufgabe als Betreuer von Erblassern ist, diesen Bedürfnissen weitestgehend angemessen zu entsprechen. Und hierbei können Sie auch durchaus das Thema „Soll das Geld dem Staat zufallen oder lieber einer gemeinnützigen Organisation zugute kommen“ ansprechen. Sie können nichts für die Erhöhung der Erbschaftssteuersätze – Sie und Ihr Verein können aber davon profitieren:
Weitere Motive von Erblassern:
• persönliche Betroffenheit, Dankbarkeit, Gedenken (z. B. „In einer schwierigen Situation wurde mir geholfen. Dafür möchte ich danken.“)
• Nichtexistieren von gesetzlichen Erben (z. B. „Ich habe keine Nachkommen mehr. Meine Tochter und mein Mann sind beide verstorben.“)
• „Bestrafung“ von Angehörigen für ihr „Fehlverhalten“ durch Einsetzung einer Organisation als (Mit-)Erben (z. B. „Mein Sohn hat sich nie um mich gekümmert, der hat das nicht verdient.“)
Achtung: Das Pflichtteil steht den direkten Erben aber immer zu!
Tipp: Bei Schenkungen zu Lebzeiten gelten Sonderregeln: Wenn ein potenzieller Erblasser zu Lebzeiten gegenüber dem Verein Schenkungen getätigt hat und dann noch weitere zehn Jahre lebt, kann die Schenkung von potenziellen Erben nicht mehr angegriffen werden.
Erstellen Sie ein Erblasserprofil
Es ist erfahrungsgemäß sinnvoll, ein Profil Ihrer potenziellen Erblasser zu erstellen. Dieses Profil beinhaltet die wesentlichsten Merkmale, die ein Spender haben sollte, um ihn angemessen auf das Thema Erbschaften anzusprechen. Dazu analysieren Sie zunächst Ihre bisherigen Spender auf bestimmte Kriterien, die Sie in der nachfolgenden Übersicht finden.
Sie zeigt Ihnen, wie ein solches Spenderprofil aussehen könnte. Nutzen Sie diese Kriterien für Ihre Spenderanalyse.
- Spender fördert seit fünf Jahren oder länger
- Spender ist 60 Jahre oder älter
- Spender hat Interesse am Thema geäußert
- Spender fördert seit wenigstens drei Jahren die gleichen Projekte
Wenn Sie sich Ihre Spender nach diesen Kriterien anschauen, werden Sie sehr schnell ein bestimmtes Profil ausmachen – und diejenigen Spender, die für eine direkte Ansprache geeignet sind.
So sprechen Sie mögliche Erblasser an
Wenn Sie einen Rechtsanwalt oder Steuerberater im Verein haben umso besser. Dann können Sie nämlich eine Nachlassberatung für Spender anbieten. Dabei gehen Sie dreistufig vor:
1. Sie kommunizieren auf der Internetseite und auf der Vereinsseite, dass Sie an Erbschaften interessiert sind.
2. Sie bieten den Interessenten eine Erbschaftsbroschüre an. Tipp: Die Broschüre unter www.wfbrheinsieg. de/files/newsletter_24.pdf ist vorbildlich.
3. Sie bieten dem geneigten Spender/ Erblasser, also denjenigen, die die Erbschaftsbroschüre angefordert haben, die Möglichkeit der persönlichen Beratung an.
Denken Sie an die Wünsche der Erblasser!
So wurde ein Verein aus Baden- Württemberg mit folgendem Testament bedacht:
„Der Jugendhilfe N. vermache ich eine Summe von 15.000 Euro. Bedingung ist, dass arbeitslose Jugendliche mein Grab pflegen und eine Ausbildung zum Gärtner absolvieren ...“
Natürlich haben sich die Verantwortlichen dieses Vereins gefreut. Aber: Gleichzeitig haben sie ein Problem. Die daran geknüpften Bedingungen können sie nur zum Teil erfüllen. Jetzt erweist es sich als Fehler, mit diesem langjährigen Spender nicht offen über dieses Thema gesprochen zu haben. Der Verstorbene hatte mehrere Anläufe für ein Gespräch unternommen, aber keine Reaktion erhalten.
Wünsche und Erwartungen von Erblassern
Damit Ihnen das nicht passiert, sollten Sie die wichtigsten Wünsche und Erwartungen von Erblassern kennen und überlegen, welche Erwartungen Sie prinzipiell erfüllen können. Die am häufigsten geäußerten Wünsche sind:
• Grabpflege (mit Bereitstellen einer Summe zur Finanzierung)
• Abwicklung des kompletten Nachlasses, da keine Angehörigen vorhanden sind
• Versorgung und Betreuung der Haustiere
• Vererben einer Immobilie mit der Auflage, z. B. das Haus für die Behindertenarbeit zu nutzen
• Betreuung von Angehörigen, z. B. einer behinderten Tochter
Seien Sie gegenüber einem Erblasser ehrlich. Sagen Sie deutlich, welche Wünsche Sie erfüllen können und welche nicht. Das bedeutet nicht, dass jemand wegen einer Enttäuschung „abspringt“. Häufig lassen sich für viele Dinge auch andere Lösungen finden, die beide Seiten zufriedenstellen.
Ihr realistisches Angebot für Erblasser
Es mag auf den ersten Blick erschreckend klingen: Erstellen Sie für potenzielle Erblasser ein Angebot. Überlegen Sie sich im Vorhinein genau, was Sie einem Erblasser wirklich als „Angebot“ zusagen können. Stellen Sie eine interne Liste zusammen, welchen Wünschen Sie entsprechen können und welchen nicht.
Einige Vorschläge, wie ein realistisches Angebot aussehen könnte:
• Tätigen Sie regelmäßige Telefonate (Geburtstag, Festtag, Jubiläum).
• Halten Sie persönlichen Kontakt (wenn es sich ergibt, z. B. Geburtstag, besonderer Anlass).
• Stellen Sie eine Gedenktafel auf (an zentralem Ort).
• Bieten Sie ein Stifterbuch an.
• Schenken Sie ein Buch/eine CD (aus besonderem Anlass).
• Bieten Sie eine Würdigung in Jahrbuch, Zeitschrift etc. an.
• Arrangieren Sie eine Projektbesichtigung.
• Symbolische Akte (Baum pflanzen).
• Bieten Sie die Aufnahme in ein Gremium, einen Club etc. an.
Je nach Arbeitsschwerpunkten des Vereins – und auch je nach Region – lassen sich sicherlich auch andere Angebote finden. Passen Sie diese Vorschläge an Ihre Arbeit an und bieten Sie diese in einem Gespräch mit einem Erblasser in angemessener Weise aktiv an.
Wählen Sie ein geeignetes Projekt aus
Für alle Beteiligten ist vorab wichtig, wofür das Erbe verwendet werden soll. Der Erblasser möchte wissen, was nach dem Tod mit seinem Geld geschieht. Aber auch Sie sollten sich gut überlegen, in welcher Art und Weise diese Testamentsspende „angelegt“ werden soll. Die Auswahl des richtigen Projektes ist Teil Ihres Angebots.
In jedem Fall sollten folgende Kriterien für ein „erbschaftsfähiges Projekt“ erfüllt sein:
• Ihr Projekt ist dauerhaft installiert.
• Sie haben ausreichenden Finanzbedarf.
• Sie können nachweisen, wie das Geld verwendet worden ist.
• Zweckbestimmung von testamentarischer Verfügung und Projekt stimmen überein.
• Es eignet sich zu „Werbezwecken“ für Erblasser (in der Anfangsphase).
Viel Arbeit? Sicherlich. Aber die Aussicht, für Ihren Verein hohe Summen Geldes zu bekommen, sollte Ihnen diese Mühe wert sein!
Quelle: Handbuch für den Vereinsvorsitzenden
Vereinspaten gesucht! Spendenbeschaffung einmal anders
Wenn es um die Finanzierung des Vereins geht, ist nicht nur Fantasie gefragt – ihr werden auch kaum Grenzen gesetzt. Eine interessante Form der Mittelbeschaffung sind „Patenschaften“. Dabei geht es nicht um Patenschaften im juristischen Sinn. Vielmehr handelt es sich um eine „Spielart“, die es dem Spender einfacher machen soll, Geld für den Verein zur Verfügung zu stellen. Dahinter steht der Gedanke, dass eine Patenschaft dem Spender das Gefühl vermittelt, dass er etwas vom Verein besitzt.
Natürlich erlangt er durch die Patenschaft keinen Rechtsanspruch – das würde schon dem Wesen der Spende widersprechen. Wer aber eine solche ideelle Patenschaft übernimmt, erhält dafür eine Zuwendungsbescheinigung. Patenschaften sind vor allem bei von Vereinen unterhaltenen Tierparks und Zoos sehr beliebt. Dabei übernimmt eine oder übernehmen mehrere Personen die Patenschaft für ein Tier. Die „Paten“ werden dann am Gatter oder am Käfig des Tieres namentlich genannt.
Tipp: Mit Hinweisen auf Paten sollte man vorsichtig umgehen, damit die Grenze zwischen der Spende und dem Sponsoring nicht überschritten wird. Doch es gibt auch andere Formen der Patenschaften, die man zur Aufbesserung der Vereinskasse nutzen kann. Der Spender wird beispielsweise Pate eines Sportgerätes des Vereins, der Jugendmannschaft, Teils des Tennis- oder Hockeyplatzes. Bei den Letztgenannten wird das Gelände in kleine Felder eingeteilt, wofür einzelne Patenschaften übernommen werden können. In den anderen Fällen kann man Patenschaftsurkunden erstellen und diese den Spendern aushändigen. Im Clubheim können zusätzlich Patenschaftstafeln angebracht werden, auf denen die Namen der Paten verewigt werden.
Wird ein neues Clubheim gebaut, können auch hierfür Paten gesucht werden. Bei Vereinsgebäuden ergeben sich aber auch andere Möglichkeiten der Mittelbeschaffung. So können Steine des altehrwürdigen Vereinsheimes nach dem Abriss zusammen mit einem „Echtheitszertifikat“ und einem Foto des alten Gebäudes verkauft werden. Umgekehrt können aber auch Freunde, Gönner und Mitglieder symbolisch Steine für den Neubau erwerben.
Tipp: So gibt es die verschiedensten Möglichkeiten, um die Vereinsfinanzen aufzubessern. Achten Sie jedoch darauf, dass der „Gegenwert“ rein symbolischer Natur ist, damit zusätzlich immer noch eine Zuwendungsbescheinigung ausgestellt werden kann.
Quelle: redmark/Verein, Hartmut Fischer, Wort-Macht, Betzdorf
Haben Sie die Fälligkeit von Mitgliedsbeiträgen vorteilhaft für den Verein geregelt?
Das ist im Vereinsalltag schon wiederholt vorgekommen: Der Vorstand beschließt, rückständige Mitgliedsbeiträge konsequent einzutreiben – und in der Satzung fehlt eine eindeutige Fälligkeitsregelung. Dann können sich die Mitglieder später fein herausreden. Grund genug, um über eine Satzungsänderung nachzudenken!
Tipp: Achten Sie darauf, dass die Vereinssatzung oder – soweit vorhanden – die Beitragsordnung konkrete Zahlungstermine für die Vereinsbeiträge nennt.
Beispiel: In der Vereinssatzung heißt es: Jedes Mitglied hat einen Jahresbeitrag zu leisten. Dieser ist am 1. März des Geschäftsjahres fällig. Für die pünktliche Beitragszahlung kommt es hier auf den rechtzeitigen Eingang auf dem Vereinskonto an, und zwar spätestens bis zum 1. März. Mitglieder, deren Beiträge bis zu diesem Stichtag nicht auf dem Vereinskonto eingegangen sind, befinden sich automatisch in Verzug.
Nehmen Sie deshalb einen solchen Passus in die Beitragsordnung oder Satzung auf. Sie sparen sich teure Mahnungen, um das Mitglied überhaupt in Verzug zu setzen!
Tipp: Die Festlegung der Beitragshöhe kann der Mitgliederversammlung oder beispielsweise dem Vorstand übertragen werden. Sehen Sie deshalb davon ab, in der Satzung selbst die Beitragshöhe zu regeln. Damit binden Sie sich unnötig – und jede Beitragserhöhung macht eine Satzungsänderung nötig
Sehr praktikabel und deshalb weitverbreitet ist es auch, die entsprechenden Modalitäten in einer Beitragsordnung zu regeln.
Quelle: Handbuch für den Vereinsvorsitzenden
Haftungsrisiken des Vorstands - die 5 häufigsten Fallen
In der Praxis ist oft festzustellen, dass Vorstände in beängstigender Weise ihre Geschäfte führen und sich zum Teil bewusst über bestehende Spielregeln und Rahmenbedingungen hinwegsetzen. Immer wieder ist dabei zu hören, dass man ja "nur ehrenamtlich tätig sei", und dass ein anderer "den Job" übernehmen könne, wenn einem das eine oder andere nicht passe. Eine solche Einstellung ist nicht nur kurzsichtig, sie birgt auch erhebliche persönliche Risiken.
1. Der Vorstand verletzt seine Pflicht zur ordnungsgemäßen Geschäftsführung
Der Vorstand ist nach § 26 BGB das Geschäftsführungsorgan des Vereins bzw. für die ordnungsgemäße Erledigung der Geschäftsführung im Verein verantwortlich. Kommt er dieser Pflicht schuldhaft nicht nach und entsteht dem Verein dadurch ein finanzieller Schaden, kann er vom Verein persönlich in Anspruch genommen werden. Er haftet dann mit seinem Privatvermögen.
2. Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung sind im Verein nicht klar geregelt
Maßgebend für die Verteilung der Verantwortung im Verein sind die Regelungen in der Satzung. Der Vorstand ist verantwortlich, dass eine klare und eindeutige Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung im Verein vorgenommen wird.
3. Die Ehrenamtliche Tätigkeit wurde nicht pflichtbewusst ausgeführt
Die ehrenamtliche Wahrnehmung der Vereins- und Vorstandsaufgaben befreit nicht von der persönlichen Haftung. Bei der Erfüllung der gesetzlichen Pflichten muss der Vorstand nach § 26 BGB in der Lage sein, die Aufgaben vollständig und fristgemäß zu erfüllen, um persönliche Haftungsrisiken zu vermeiden.
4. Die Untergliederungen und Abteilungen des Vereins werden nicht ausreichend überwacht
Der Vorstand ist auch für das Handeln der Abteilungen/Untergliederungen des Vereins verantwortlich. Dies gilt vor allem für die steuerrechtlichen Pflichten im Außenverhältnis, da der Verein insgesamt ein einheitliches Steuersubjekt ist.
5. Der Vorstand hat Risiken nicht versichert
Der Vorstand muss sicherstellen, dass er sich gegen die Risiken der privaten Haftung ausreichend versichert, um nicht seine private Existenz aufs Spiel zu setzen.
Quelle: redmark/Verein | 