Es gibt wichtige Neuigkeiten zu den Spendenbescheinigungen
Es tut sich Entscheidendes beim Thema Zuwendungsbestätigung – gerne auch „Spendenbescheinigung" oder „Spendenquittung“ genannt. In einem neuen Rundschreiben hat der Finanzminister wichtige Klarstellungen gemacht:
Amtlicher Vordruck ist verbindlich!
Die Finanzämter geben vor, welcher Text auf der Zuwendungsbestätigung stehen muss. Dafür gibt es die amtlichen Muster vom Bundesministerium der Finanzen (BMF). Anhand dieser Muster stellen Sie Ihre eigenen Zuwendungsbestätigungen aus.
Wichtig:
- Sie dürfen nichts umformulieren oder umstellen. Darauf weist das Finanzministerium ausdrücklich hin.
- Erlaubt ist es Ihnen aber, einzelne Textpassagen optisch hervorzuheben, also beispielsweise einen Rahmen drumherum zu machen, oder den Text zu fetten. Des Weiteren dürfen Sie Namen und Anschrift so auf der Zuwendungsbestätigung aufbringen, dass Sie diese gleich als Adressträger verwenden können.
- Ihre Spendenbescheinigung darf NIEMALS größer als DIN A4 sein.
Danke erlaubt, aber...
In der Vergangenheit war es durchaus üblich, ein handschriftliches Dankeschön auf der Spendenbescheinigung zu vermerken. Das ist ausdrücklich nicht erlaubt! Es gibt aber eine Lösung: Die Rückseite der Spendenbescheinigung können Sie für handschriftliche Ergänzungen („Danke, Herr Müller, für Ihre Spende“) verwenden – aber auch für Hinweise auf Vereinsveranstaltungen oder sogar für Werbung. Salopp gesprochen: Die Rückseite gehört Ihnen!
Bei Sachspenden brauchen Sie einen Beweis:
Wenn Ihnen ein Spender eine Sachspende macht, müssen Sie den Wert des gespendeten Gegenstandes genau ermitteln – und den Beleg hierfür mit der Kopie der Spendenquittung zehn Jahre lang aufbewahren.
Tipp:
Erhalten Sie eine Spende von Privat, schauen Sie im Internet nach (z.B. ebay), was dafür gezahlt werden würde, soweit es sich nicht um einen neuen Gegenstand handelt. Bei einem neuen Gegenstand orientieren Sie sich am aktuellen Wert. Drucken Sie hier Angebote aus dem Internet aus, die den Preis belegen. Besser noch: Lassen Sie sich die Quittung vom Spender geben. Sie dürfen nicht mehr als den tatsächlichen Wert bescheinigen. Darauf legt das BMF in seinem neuen Schreiben wert. Es verlangt von Ihrem Verein, dass Sie konkrete Angaben zur Wertfeststellung machen. Bei teuren Gegenständen geht es dann nicht ohne Gutachter.
Bei Spenden von Unternehmen oder Freiberuflern gehen Sie anders vor:
Erkundigen Sie sich zunächst beim Förderer, ob er die Sachspende seinem Betriebsvermögen entnommen hat oder ob er sie privat tätigt. Gehört die Sachspende zum Betriebsvermögen seiner Firma oder Praxis, darf der ermittelte Wert den sogenannten Teilwert (bei Waren = Wiederbeschaffungskosten, bei Autos z. B. Schwacke-Liste) oder den Buchwert plus Umsatzsteuer (= tatsächlicher bilanzierter Wert) nicht übersteigen.
Der Buchwert ist der Wert, mit dem das gespendete Wirtschaftsgut noch in den Büchern der Firma gestanden hat. Der Teilwert ist der tatsächliche Wert und liegt damit meist beträchtlich höher. Entscheidend ist der Buchwert!
Entnimmt der Spender das Wirtschaftsgut zum Teilwert, muss er die darin enthaltenen stillen Reserven (Teilwert minus Buchwert) versteuern. Aus diesem Grund hat der Gesetzgeber das sogenannte Buchwertprivileg geschaffen, das heißt die Entnahme zum Buchwert. Diese ist nur möglich, wenn die Firma das Wirtschaftsgut zur Förderung steuerbegünstigter Zwecke spendet.
Beispiel: Ein Unternehmer spendet Ihrem Sportverein seinen gebrauchten Kleinbus. Dieser besitzt einen Buchwert von 7.500 Euro und einen Wiederbeschaffungswert von 10.000 Euro (laut Gutachten). Die Entnahme aus dem Betriebsvermögen geschieht zum Buchwert. In diesem Fall darf Ihr Verein dem Unternehmer eine Zuwendungsbestätigung über 9.400 Euro (Buchwert von 7.500 Euro plus 19 Prozent Umsatzsteuer auf den Wiederbeschaffungspreis) ausstellen.
Orientieren Sie sich an dieser Faustregel:
Stellen Sie höchstens eine Zuwendungsbestätigung in der Höhe des Werts aus, zu dem die Firma das gespendete Wirtschaftsgut dem Betriebsvermögen entnommen hat. Ist das Unternehmen umsatzsteuerpflichtig, dürfen Sie den Wert um die gesetzliche Umsatzsteuer erhöhen.
Das gilt jetzt bei Sammelbestätigungen:
Haben Sie von einem Förderer im Laufe eines Jahres mehrere Spenden erhalten, können Sie auch eine so genannte Sammelbestätigung erstellen. Dazu verwenden Sie das amtliche Muster unter anderem mit folgenden Besonderheiten:
- Bezeichnen Sie die Bescheinigung ausdrücklich als Sammelbestätigung.
- Geben Sie die Gesamtsumme aller Einzelspenden an.
- Listen Sie die Einzelspenden mit Datum, Betrag und Art (Mitgliederbeitrag, Geldspende) auf. Das kann auf der Rückseite der Sammelbestätigung, ebenso aber auch auf einem gesonderten Blatt geschehen. Bei "Art der Zuwendung" und "Tag der Zuwendung" verweisen Sie auf Ihre Auflistung auf der Rückseite bzw. auf dem Beiblatt.
Wichtig:
Sie müssen ausdrücklich erklären, dass Sie über die in der Gesamtsumme erhaltenen Zuwendungen keine weiteren Einzelbestätigungen ausgestellt haben. Und nicht vergessen: Geben Sie an, ob es sich um einen Aufwandsverzicht handelt oder nicht. Das wird jetzt ausdrücklich verlangt.
Quelle: experto Vereinstipp
Aufgepasst: neue BMF-Vorgaben für Auslandsspenden!
Mit einem BMF-Schreiben vom 16.05.2011 wurden nun – auch unabhängig von Inlandsspenden – die Voraussetzungen für die steuerliche Anerkennung von Auslandsspenden nicht unerheblich verschärft.
Genügte bislang die glaubwürdige Bestätigung der die Sach- oder Geldspende empfangenden ausländischen Körperschaft als Nachweis, muss der inländische Spender für die Anerkennung seiner geleisteten Spende „geeignete“ Belege des ausländischen Empfängers vorlegen und beibringen. Zum Beispiel eine dort vorhandene Satzung, einen Tätigkeitsbericht, eine Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben, einen Kassenbericht, Vermögensübersichten, Vorstandsprotokolle bis hin zu Aufzeichnungen über die Vereinnahmung der Spende und deren zweckgerechte Verwendung.
Wörtlich: „Bescheinigungen über Zuwendungen von nicht im Inland steuerpflichtigen Organisationen reichen als alleiniger Nachweis nicht aus“.
Man darf gespannt sein, wie auch die Finanzämter mit diesen gesteigerten Anforderungen umgehen, wenn man berücksichtigt, dass im EU-Ausland trotz vergleichbarer gemeinnütziger Betätigungen teilweise abweichende vereinsrechtliche Strukturen bestehen, auch teilweise wesentlich vereinfachte Vorgaben in gemeinnützigkeitsrechtlicher Hinsicht verlangt werden.
Auslöser für diese neue Vorgabe der Finanzverwaltung zu Auslandsspenden war die Umsetzung des sog. „Persche-Urteils“ des Europäischen Gerichtshofs vom 27.01.2009 zur steuerlichen Abziehbarkeit unmittelbar geleisteter Zuwendungen/Spenden an gemeinnützige Organisationen mit Sitz innerhalb der EU bzw. dem EWR-Abkommen.
Der EuGH hat die direkt erbrachten und geleisteten Auslandsspenden grundsätzlich anerkannt, jedoch verlangt, dass für eine Zuwendung an einen Empfänger in einem anderen EU-Mitgliedstaat die nationalen Voraussetzungen für die Gewährung von Steuervergünstigungen nachzuweisen sind.
Quelle: Redmark/Verein, RA Prof. Gerhard Geckle, Fachanwalt f. Steuerrecht, Freiburg
Eine Einführung in das Vereinsmanagement
Das strategische Vereinsmanagement befasst sich vor allem mit Grundsatzentscheidungen. Es hilft zudem, das Überleben des Vereins zu sichern.
Der Begriff "Strategie" deutet bereits auf die Ausrichtung dieses Managementsystems hin. Eine Strategie verfolgt ein Ziel und ist langfristig ausgerichtet. Hinter einer Strategie steckt ein Plan. Für jeden Verein ist es essentiell, langfristig zu planen. Das strategische Vereinsmanagement dient einem Verein Idee, Strategien und Rahmenbedingungen zu analysieren, formulieren und umzusetzen.
Eine Strategie erleichtert die Führungsaufgabe von ehrenamtlichen Vorständen, da diese einen Rahmen für ihre Maßnahmen und Entscheidungen liefert.
Bestandteile des strategischen Vereinsmanagements
Bestandteile eines strategischen Vereinsmanagements sind zunächst einmal die Definition der langfristigen Ziele. Was möchte ein Verein in der Zukunft erreichen? Dies ist eine Leitfrage, die sich in dieser Phase der Planung von den Verantwortlichen gestellt werden sollte. Anschließend folgt eine strategische Analyse. Deren Inhalt ist es, die Umwelt eines Vereins zu analysieren und die organisationsinternen Stärken und Schwächen aufzudecken.
Diese Stärken und Schwächen sollten genutzt werden, um die von der Umwelt vorgegebenen Chancen und Risiken auszufüllen. Ein weiterer wichtiger Punkt des strategischen Vereinsmanagements ist die Entwicklung einer Strategie. Diese Strategie gibt vor, wie sich die Vereinsführung in den kommenden Jahren ausrichtet. Als nächstes wird die Strategieumsetzung geplant und durchgeführt.
Der letzte Bestandteil eines strategischen Vereinsmanagements in die Evaluation der Strategie. In diesem Kontext sollte der Verein sich mit der Frage auseinandersetzen, ob die umgesetzte Strategie die richtige war und hilft, die formulierten Ziele zu erreichen.
TIPP: Strategisches Management ist ein sehr wichtiger Bestandteil für den Erfolg eines Vereins. Setzen Sie sich in der Vereinsvorstandsrunde zusammen, und überlegen Sie, was Sie in Zukunft mit Ihrem Verein erreichen wollen. Ich bin der Überzeugung, es gibt einige Visionen, die zuvor noch nicht geäußert wurden.
Sammeln Sie Ihre Gedanken, und entwickeln Sie ein Konzept, in dem eine Richtung Ihres Vereins vorgeben wird. Dieses Konzept wird sicherlich dabei helfen, Ihren Verein in Zukunft besser dastehen zu lassen.
Die Ziele einer Organisation
Nach der Einführung in die Thematik des strategischen Vereinsmanagements beschäftigt sich dieser Teil mit dem ersten Schritt der Konzeptionierung eines strategischen Vereinsmanagements. Der erste Schritt ist die Formulierung von Organisationszielen.
Im strategischen Vereinsmanagement ist der erste Ansatzpunkt die Formulierung von langfristigen Zielen. Ziele geben einen Rahmen für das operative Handeln einer Sportorganisation. Dieser Rahmen hilft Führungspersönlichkeiten letztendlich dabei, Entscheidungen zu treffen, die langfristige Folgen haben.
Generell lassen sich Hauptziele für jegliche Organisationen definieren. Primär sollte das Oberziel einer Organisation die Sicherung der Überlebensfähigkeit sein. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass der Verein zunächst die Bedürfnisse unterschiedlicher Anspruchsgruppen befriedigen kann.
Strategische Vereinsmanagement muss sich an unterschiedlichen Anspruchsgruppen orientieren
Anspruchsgruppen eines Vereins sind zum einen interne und zum anderen externe Gruppen. Als interne Zielgruppen werden Mitglieder und Mitarbeiter gesehen. Externe sind beispielsweise Sponsoren oder die Kommune. Es ist wichtig zu wissen, dass es diese Unterscheidung gibt, da sich das strategische Vereinsmanagement in der Formulierung der Ziele an den unterschiedlichen Anspruchsgruppen orientieren muss.
Strategische Ziele welche die Mitarbeiter betreffen, sind anders als die Ziele für Sponsoren.
Bei der Formulierung der Ziele gibt es das sogenannte SMART Kriterium, dass unbedingt beachten werden sollte, wenn realistische und vor allem nachvollziehbare Ziele formulieren werden sollen. SMART ist die Abkürzung für spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminierbar. Diese Eigenschaften sollten die Ziele auf jeden Fall aufweisen. Nur so kann garantiert werden, dass diese Ziele erreicht werden können.
Tipp:
Formulieren Sie stetig die Ziele anspruchsgruppenorientiert und halten Sie diese Ziele in einem Konzept fest. Kommunizieren Sie diese Ziele! Nur so kann garantiert werden, dass alle Anspruchsgruppen an einem Strang ziehen.
Strategische Analyse und Strategieentwicklung
Nach dem wir uns im strategischen Vereinsmanagement die Zielformulierung angesehen haben, wird in diesem Teil beschrieben, wie eine Strategie entwickelt werden kann. Zuvor ist es jedoch notwendig, eine strategische Analyse durchzuführen.
Strategische Analyse
Bevor eine Strategie entwickelt werden kann, muss eine strategische Analyse durchgeführt werden. Zum einen kann die Umwelt eines Vereins analysiert werden und zum anderen der Verein selbst. Zur Umweltanalyse gehört die Auseinandersetzung mit der allgemeinen Umwelt und dem Wettbewerbsumfeld. Faktoren wie beispielsweise die Entwicklung von Wertemustern, die demografische Entwicklung oder die allgemeinen Bedürfnisse werden in dieser Analyse differenziert betrachtet. Diese Faktoren sind für strategische Entscheidungen sehr bedeutsam und beeinflussen Absatzchancen.
Im Bereich der Analyse des Wettbewerbsumfeldes ist besonders die Nachfrager-Sicht zu analysieren. Wie viele potentielle Mitglieder leben in meinem Umfeld? Was für Bedürfnisse haben diese und wie hoch ist ihre Zahlungsbereitschaft? Diese Daten können Ihnen dabei helfen, Ihre Sportangebote zu optimieren. Eine weitere wichtige Analyse ist die Konkurrenzanalyse. Gibt es Vereine in meiner Umgebung, die dieselben Sportarten anbieten. Offerieren sie bessere Angebote?
Der nächste Ansatzpunkt der strategischen Analyse ist die interne Vereinsanalyse. Dort sollten Sie sich genauer Ihre Ressourcen betrachten, vor allem der Personalressourcen. Gibt es genügend qualifizierte Trainer oder Mitarbeiter? Mein Tipp: Schreiben Sie alle Faktoren, die Sie in Ihrer Strategie beachten sollten. Die Ziele haben Sie bereits formuliert. Welche Faktoren können diese Ziele beeinflussen.
Strategieentwicklung
Da Sie nun wissen, welche Faktoren die Erreichung Ihrer Ziele beeinflussen, können Sie nun entscheiden, welche Strategie Sie zur Zielerreichung nutzen wollen. Es gibt zwei wichtige Strategien: Erhaltungsstrategie und organische Wachstumsstrategie.
Erhaltungsstrategie
In der Erhaltungsstrategie geht es vornehmlich darum, das Überleben des Vereins zu sichern. Dies geschieht, indem man den Erwartungen der Mitglieder entspricht. Führen Sie eine Mitgliederbefragung durch und ermitteln Sie, welche Leistung den Mitgliedern im welchem Maße wichtig ist und wie zufrieden diese damit sind. Ist Ihren Mitgliedern beispielsweise das Vereinsheim sehr wichtig, aber sind sehr unzufrieden damit, herrscht Handlungsbedarf.
Wachstumsstrategie
Bei der Wachstumsstrategie geht es vor allem Dingen um eins: Wachstum, Wachstum, Wachstum. Mitglieder sollen gewonnen werden durch, zum Beispiel, die Erweiterung der Angebote des Vereins.
Tipp: Nachdem Sie Ihre Umwelt kennen, können Sie bewerten, welche Strategie für Sie sinnvoll ist. Wählen Sie die Strategie aus, mit der Ihre Ziele am schnellsten und einfachsten erreicht werden können.
Die konsequente Strategieumsetzung
Nicht nur die strategische Analyse und die Strategieentwicklung sind wichtige Faktoren des strategischen Vereinsmanagement. Auch eine konsequente Strategieumsetzung ist von großer Bedeutung. Worauf es hierbei ankommt, lesen Sie im letzten Teil.
Wurde eine Strategie entwickelt, sollte diese in den Alltag aller Beteiligten eines Vereins integriert werden. Dies bedeutet, dass jedes Vereinsmitglied nach den definierten Prinzipen handelt. Leider stößt ein jeglicher Verein bei der Strategieumsetzung an seine Grenzen. Es fehlen zumeist die Mittel, Mitglieder dazu zu bringen, sich an die Strategie zu halten. Die einzige Lösung für dieses Problem ist eine offene Kommunikation.
Die Vision und Ziele des Vereins sollten immer wieder in den Vordergrund gerückt werden. Mitglieder müssen davon überzeugt werden, dass dieser eingeschlagene Weg das langfristige Ziel, nämlich das Überleben zu sichern, ist. Erst wenn jedes Mitglied an die Strategie glaubt, ist eine Strategieumsetzung möglich.
Wenn eine Strategie in das alltägliche Leben des Vereins integriert wurde, heißt es noch lange nicht, dass es mit dem strategischen Vereinsmanagement zu Ende ist. Strategien und Ziele müssen immer wieder angepasst werden, da sich die Umwelt des Vereins immerzu verändert. Beispielsweise können Gesetze Vereinsvorstände dazu bringen, ihre Strategie zu überdenken. Jedoch ist es in diesem Falle wichtig, nicht von dem eingeschlagenen Kurs abzuweichen: eine konsequente Strategieumsetzung muss angestrebt werden.
Lediglich Details in der Planung sollten modifiziert werden. Dauernde Wechsel von Strategien oder Zielen würden eine negative Auswirkung auf die Gemütslage der Mitglieder haben.
Tipp: Halten Sie an einer Grundrichtung fest. Kommunizieren Sie die Ziele und die Strategie so oft wie möglich. Passen Sie Ihre Planungen, Strategien und Ziele den externen Einflüssen an. Dann gelingt eine konsequente Strategieumsetzung.
Quelle: vnr
Einladung zur Mitgliederversammlung per E-Mail zulässig?
Nach § 126 Abs. 3 BGB kann die schriftliche Form auch durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz etwas anderes ergibt.
Da das BGB-Vereinsrecht die Form der Einladung der Mitgliederversammlung gesetzlich nicht geregelt hat, gibt es also keine gesetzliche Regelung, die dem entgegensteht.
Aus diesem Grund könnte die Einladung daher ohne weiteres auch per E-Mail erfolgen, vorausgesetzt, Sie haben von allen (!) Mitgliedern eine E-Mail-Adresse, da Sie ein Mitglied ja nicht zwingen können, einen E-Mail-Zugang zu haben.
Allerdings macht bei der Einladung zur Mitgliederversammlung einen Strich durch die Rechnung und verlangt wegen des Schutzes der Mitglieder eine ausdrückliche Satzungsgrundlage, wenn der Verein die Mitgliederversammlung per E-Mail einberufen will.
Fazit:
1. Schriftliche Einladung der Mitgliederversammlung bedeutet also Ladung per einfachen Brief.
2. Wenn Sie das Verfahren ändern wollen und künftig per E-Mail einladen wollen, ist dies grundsätzlich zulässig, es bedarf aber einer ausdrücklichen Satzungsgrundlage. Sie müssen also Ihre Satzung zunächst erst einmal ändern. Wenn die Änderung in das Vereinsregister eingetragen ist, können sie das neue Verfahren anwenden.
3. Für Mitglieder, die keinen E-Mail-Zugang haben, muss die Satzung eine alternative Form, im Zweifel weiterhin die Einladung per Brief, vorsehen. Auch das muss in der Satzung verankert sein.
Quelle: Redmark/Verein, Stefan Wagner, Dresden
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