„Datenschutzprobleme im Verein“ – Wie geht der Verein mit personenbezogenen Daten um?
Das Thema Datenschutz wird von vielen Vereinen noch sehr lässig gehandhabt. Nur die wenigsten Vereine haben einen Datenschutzbeauftragten. Aber auch hier schützt Unwissenheit nicht. Es sollten sich alle Vereine mit dem Thema vertraut machen, bevor das Kind in den Brunnen gefallen ist. Hier lesen Sie die wichtigsten Sachen zum Thema Datenschutz.
Für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten verlangt das Bundesdatenschutzgesetz (§ 4a BDSG), eine (datenschutzrechtlich) wirksame Einwilligung bei den betroffenen Personen/Mitgliedern einzuholen.
Das setzt voraus, dass für die Erteilung der Einwilligung hierüber ausreichend und verständlich informiert wurde, welche Daten genau aufgrund der Einwilligung und für welchen Zweck erhoben, dann verarbeitet und genutzt werden sollen. Soweit eine Weitergabe der Daten beabsichtigt oder wegen Verbandszugehörigkeit ggf. erforderlich ist, fällt auch dies unter die grundsätzliche Informationspflicht.
Das Innenministerium Baden-Württemberg weist dazu in seinen aktuellen Informationen über die datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen beim Umgang mit personenbezogenen Daten in der Vereinsarbeit darauf hin, dass diese Einwilligung der Schriftform bedarf. Ausnahmen sind dann nur gegeben, wenn die vorherige Einholung einer schriftlichen Einwilligung wegen besonderer Eilbedürftigkeit nicht möglich ist. Oder aber etwa im Rahmen einer langjährigen Vereinsmitgliedschaft nach einer ersten schriftlichen Einwilligungserklärung auch für spätere Datenerhebungen oder -verarbeitungen dann ein mündliches Einverständnis für die weitere Nutzung ausreicht.
Achtung!
Die Tatsache, dass die notwendige Einholung einer schriftlichen Einwilligung bei der Vereinsarbeit einiges an zusätzlicher Zeit und Aufwand erfordert, reicht nicht aus.
Wenn die Einwilligungserklärung, wie heute relativ üblich in der Vereinspraxis, etwa beim Vereinseintritt auf dem Aufnahmeformular zusammen mit anderen Erklärungen abgegeben wird, muss das in geeigneter Weise deutlich gemacht werden. Etwa durch drucktechnische Hervorhebung der Erklärung oder etwas abgesetzt vom sonstigen Text.
Was auf alle Fälle nicht geht!
Die gelegentlich anzutreffende Auffassung, dass eine datenschutzrechtliche Einwilligung der Vereinsmitglieder durch Mehrheitsbeschluss in der Mitgliederversammlung (oder des Vorstands) ersetzt werden kann, ist insoweit unzutreffend.
Beispiel: Ein Mitglied widerspricht nicht ausdrücklich einer bestimmten Datenverarbeitungsmaßnahme, etwa die Veröffentlichung seiner Personalien im Internet.
Wobei ergänzend darauf hingewiesen werden kann, dass auch eine (unterstellte) Einwilligung, egal aus welchem Grund, vom Betroffenen jederzeit widerrufen werden kann.
Was ist mit den Kindern und Jugendlichen als Mitglieder?
Unabhängig von rechtsgeschäftlichen Erklärungen können diese, soweit sie in der Lage sind, die Konsequenz der Speicherung und Verwendung ihrer Daten zu übersehen, sich altersunabhängig auch verbindlich dazu äußern. Eine starre Altersgrenze, ab der die Einsichtsfähigkeit angenommen werden kann, gibt es nicht. Auf der sicheren Seite ist ein Verein dann, wenn Zweifel an der Einsichtsfähigkeit altersbedingt bestehen, dass dann die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten erst nach vorheriger Einwilligung des oder der Sorgeberechtigten erfolgt.
Dürfen an Vereinsmitglieder Mitgliederdaten/-listen herausgegeben werden?
Eine klare Aussage: Wenn die Datenübermittlung der persönlichen Daten an andere Vereinsmitglieder nicht der Förderung des Vereinszwecks dient, dann können personenbezogene Daten der Vereinsmitglieder durch den Verein an andere Vereinsmitglieder nur dann übermittelt werden, wenn der Verein oder der Empfänger ein berechtigtes Interesse daran hat.
Wobei grundsätzlich auch zu beachten ist, dass der Betroffene ein schutzwürdiges Interesse daran hat, dass der Verein seine ihm überlassenen Daten ausschließlich zur Förderung des Vereinszwecks zur Verwaltung und Betreuung der Mitglieder nutzt.
Die berühmte Ausnahme: Nahezu jede Satzung sieht vor, dass z.B. für den Antrag auf Einberufung einer außerordentlichen Mitgliederversammlung, gelegentlich auch auf Ergänzung der Tagesordnung für die Mitgliederversammlung, eine bestimmte Mindestzahl von Mitgliedern notwendig ist.
Soweit der Verein generell keine Mitgliederlisten oder Mitgliederverzeichnisse herausgibt, was nur in besonderen Ausnahmefällen möglich ist, kann es zulässig werden, dass den Mitgliedern z. B. Einsicht in diese Unterlagen durch Überlassung einer Adressliste ermöglicht wird.
Tipp: Es dürfen nur wenige Angaben vorhanden sein! Damit man das berechtigte Interesse würdigt, dass eine bestimmte ausreichende Anzahl anderer Mitglieder für die Unterstützung dieser besonderen Mitgliederanträge nach der Satzung benötigt wird.
Hinweis: Der Verein sollte darauf achten, dass in diesen Fällen die Zusicherung verlangt wird, dass die Adressen nicht für andere Zwecke verwendet werden. In Ausnahmefällen können bei bestimmten Vereinigungen, z. B. Parteien, Gewerkschaften oder Selbsthilfegruppen, die überwiegend schutzwürdigen Belange der Mitglieder der Bekanntgabe ihrer Namen und Anschriften grundsätzlich entgegenstehen.
Häufig kommt es sogar zu zivilrechtlichen Auseinandersetzungen vor dem Amtsgericht, wenn es um die Zurverfügungstellung von Mitgliederdaten, der Überlassung an andere Mitglieder geht. So auch oft zu der Frage, auf welchem Weg dies erfolgen soll: Möglichkeit zur Einsichtnahme auf der Geschäftsstelle, Anfertigung von Kopien, Überlassung von Kopien (gegen Gebühr?).
Es könnte auch daran gedacht werden, dass man z.B. in eigenen Vereinspublikationen, in der Vereinszeitung oder Ähnlichem über einen bekannten späteren Antrag informiert und darauf hinweist, dass interessierten Mitgliedern so die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme zur Unterstützung dieses Antrags dadurch eröffnet wird. Oder aber, was jedoch selten im Detail geregelt wird, dass bereits die Satzung eine derartige Regelung zur Weitergabe der Daten für bestimmte Zwecke vorsieht.
Achtung!
Wird erkennbar, dass es hier nicht unbedingt um einen Antrag zur außerordentlichen Mitgliederversammlung wegen der erforderlichen Stimmenmehrheit geht, sondern um die Überlassung von Mitgliederdaten zwecks „internem Austausch der Mitglieder untereinander“, bietet sich als mögliche Alternative die Einschaltung eines neutralen Treuhänders an. Auch die Rechtsprechung billigt diesen Weg, wenn der Treuhänder dann die Aufgabe hat, die Mitteilungen an diese ihm nun bekannten Mitglieder entsprechend der Liste weiterzuleiten.
Aufgepasst: Keinesfalls darf aber ein Treuhänder die Mitgliederlisten an einzelne Mitglieder aushändigen. Unerlässlich ist zudem, dass man auf diesem Weg in den gängigen Vereinsmedien entsprechend informiert. Wobei es dann Aufgabe des Treuhänders ist, die ihm von einzelnen Mitgliedern erteilte Untersagung oder mögliche Einschränkung selbst zu beachten.
Diese Vorgänge kommen gelegentlich dann vor, wenn einzelne Vereinsmitglieder in einem größeren Verein auf diesem Weg versuchen, mit anderen Mitgliedern in einen Erfahrungsaustausch zu treten, um auf diese Weise auf künftige oder vereinsrechtliche Willensbildungen Einfluss zu nehmen, wenn einem kommunikationsfreudigen Mitglied mit Interesse an interner Abstimmung mit anderen ggf. interessierten Mitgliedern die bisherigen üblichen allgemeinen Informationen und Berichte des Vorstands/der Geschäftsführung eben nicht genügen. Allerdings sollte das mögliche persönliche Kostenrisiko einkalkuliert werden, das auf ein Mitglied bei Treuhändereinschaltung zukommen kann.
Andererseits: Reagiert ein sensibler Vorstand nicht auf die ihm mitgeteilte Treuhändereinschaltung, ist damit zu rechnen, dass auf dem Klageweg diesem Auskunfts- und Informationsanspruch wegen des berechtigten Interesses, unter Beachtung der schutzwürdigen Interessen anderer Mitglieder entsprechend § 28 BDSG, dann stattgegeben werden kann.
Was darf an Mitgliederdaten gespeichert werden?
Ein Verein, ob gemeinnützig oder nicht, darf nach § 28 Abs. 1 BDSG beim Vereinseintritt (über den Aufnahmeantrag oder die Beitrittserklärung) und während der Vereinsmitgliedschaft tatsächlich nur diese Daten von Mitgliedern erheben, die für die Durchführung der Vereinsmitgliedschaft für das Mitglied und den Verein erforderlich sind.
Üblicherweise sind das die notwendigen Daten für die Betreuung und Verwaltung von Mitgliedern (wie etwa der Name, die Anschrift, in der Regel auch das Geburtsdatum, die Bankverbindung). Kritisch kann es im Einzelfall schon werden, ob eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse erforderlich ist. Dies sollte, so der Hinweis des Innenministeriums Baden-Württemberg in seinem Datenschutzmerkmal (03.2011), dem Mitglied freigestellt sein.
Das darf nicht gefragt werden!
Unzulässig wären etwa die Frage nach früheren Vereinsmitgliedschaften eines Beitrittswilligen und die Speicherung der Angaben.
Nach § 4 Abs. 2 BDSG sind Daten grundsätzlich mit dessen Wissen zu erheben, sodass auch beim Abschluss von Versicherungsverträgen dies im Mitgliederinteresse vom Vereinszweck abgedeckt ist.
Achtung!
Kritisch wird es, wenn der Verein die Mitgliederdaten für andere Zwecke einsetzen möchte – hier muss grundsätzlich ein sog. berechtigtes Interesse bestehen. Das gelegentlich vorhandene Interesse eines Vereins oder auch Verbands, die erhobenen Daten auch für Werbezwecke außerhalb der Vereinsziele zu nutzen oder diese einem Dritten für Werbezwecke zu überlassen, stehen wegen des Vertrauensverhältnisses auch dem schutzwürdigen Interesse der hiervon betroffenen Mitglieder entgegen.
Wie sieht es mit den Daten Dritter aus?
Geht es nach § 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 BDSG, so kann ein Verein auch die Daten von anderen Personen als von Vereinsmitgliedern erheben, soweit hier wieder ein berechtigtes Interesse des Vereins erkennbar ist und keine schutzwürdigen Belange dieser Person entgegenstehen. Dies betrifft also den Bereich der Interessenten, Gäste, Zuschauer, Besucher, aber auch fremde Spieler, bis hin zu Teilnehmern an Lehrgängen und Wettkämpfen. Wobei selbst bei einem berechtigten Interesse darauf geachtet werden muss, dass allenfalls Name, Vorname, Anschrift und Geburtsdatum, nicht jedoch zusätzliche Identifikationsnachweise wie etwa die Pass- oder Personalausweisnummer gespeichert werden dürften.
Nicht beanstandet wird, was insbesondere Förder- und Spendensammelvereine interessiert, der Ankauf oder die Anmietung von Listendaten mit Personenangaben bei Adresshändlern, um diese für die eigene Mitgliederwerbung, aber auch für Spendenaufrufe etc. zu nutzen.
Hinweis: Eine besondere Regelung gilt für die Angestellten/Beschäftigten im Verein/Verband. Eine gewisse Ermächtigung sieht § 32b BDSG dafür vor, dass z. B. bei den hauptamtlichen Beschäftigungsverhältnissen (Geschäftsführer, Mitarbeiter der Vereins- oder Verbandsgeschäfte, Trainer) personenbezogene Daten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses erhoben, verarbeitet und genutzt werden dürfen. Denn das ist oft die Grundlage für die Durchführung und Beendigung eines Anstellungsverhältnisses. Wobei Vereine bei der Speicherung personenbezogener Daten strikt auf die Trennung zwischen den erhaltenen Personaldaten von Beschäftigten und sonstigen Daten, etwa der Mitglieder, achten sollten.
Was darf an personenbezogenen Daten am Schwarzen Brett oder in Vereinspublikationen bekanntgegeben werden?
Auch hierfür sieht § 28 BDSG vor, dass personenbezogene Daten nur dann allgemein veröffentlicht werden dürfen, wenn das für die Erreichung des Vereinszwecks unbedingt erforderlich ist.
Ob es also um die Mannschaftsaufstellung, Spielerergebnisse oder Vereinserfolge von Mitgliedern geht. Hier sehen die Datenschützer keine größeren Probleme, wenn das an Anschlagtafeln auf dem Vereinsgelände oder in Vereinspublikationen veröffentlicht wird.
Selbst für den Fall, dass auch Dritte hiervon Kenntnis gewinnen können. Aber grundsätzlich ist hier auf das berechtigte Interesse an der Veröffentlichung und auch auf das schutzwürdige Interesse der Betroffenen Rücksicht zu nehmen.
Geht es um kritische Mitteilungen, etwa
- die Erteilung eines Haus- oder Stadionverbots,
- die Verhängung von Vereinsstrafen,
- bis hin zu Spielersperren oder
- die Veröffentlichung von Sportgerichtsurteilen im vollen Wortlaut,
werden damit die schutzwürdigen Belange der hiervon betroffenen Personen/Vereinsmitglieder in nicht unerheblichem Maße verletzt.
Nach Ansicht des Innenministeriums Baden-Württemberg genügt es, wenn der Betroffene und die zuständigen Funktionsträger des Vereins oder Beauftragte, bis hin zum Schiedsrichter, hiervon wissen.
Wobei es auch schon dann wieder kritisch werden kann, wenn bestimmte Personen über die Höhe der Verhängung der Geldbuße, des Verstoßes oder sonstige Einzelheiten aus verhängten Urteilen oder Strafen unterrichtet werden.
Ergeht z. B. eine sportgerichtliche Entscheidung, könnte zur Warnung anderer Sportler oder Mitglieder im Verein das Urteil entsprechend anonymisiert im Einzelfall veröffentlicht werden.
Wie sieht es mit den persönlichen Daten für Ein- und Austritte, Spenden, Geburtstage, Jubiläen und weitere persönliche Ereignisse (Hochzeiten, Geburten etc.) aus?
In der Praxis hilft man sich zumindest damit, dass man beim Vereinseintritt darüber konkret aufmerksam macht, welche Ereignisse üblicherweise im Verein in den Vereinspublikationsorganen, bis hin zum Schwarzen Brett, veröffentlicht werden. Auch dazu auffordert, sich rechtzeitig zu äußern, wenn hiervon Abstand genommen werden soll.
Bei ganz persönlichen Mitteilungen und Informationen aus dem Lebensbereich und Umfeld eines Mitglieds, etwa Schul- und Berufsabschlüsse, Eheschließungen, Geburt von Kindern etc., muss eine ausdrückliche Einverständniserklärung des Mitglieds vorliegen.
Vorsicht bei der internen Spendenpraxis
Es sollte zuvor bei einer freiwilligen Spende beim Spender unbedingt nachgefragt werden, ob über die Höhe der Spende und seine Person informiert werden darf. Ansonsten sollte die Vereingeschäftsführung aus bestimmtem Anlass oder auch im Jahresbericht pauschal über die Anzahl und Höhe von eingegangenen Einzelspenden ohne namentliche Nennung der Spender und Sponsoren informieren.
Hinweis: Auch die Vereins-Homepage spielt eine immer größere Rolle bei der Mitgliederkommunikation. Selbst im Vorstandsbereich kann es im Einzelfall mit eingestellten Daten der Vorstände und Führungskräfte kritisch werden, meist sollte daher intern zuvor abgeklärt werden, was an zusätzlichen Daten, unabhängig von den namentlichen Benennungen der Vorstandsmitglieder, ohne Probleme aufgenommen werden kann. Zumal stets die Möglichkeit besteht, über die Vereinsgeschäftsstelle, über die E-Mail-Adresse des Vereins im Einzelfall den direkten Kontakt dann aufnehmen zu können. Um auch zu vermeiden, dass wegen der ehrenamtlichen Tätigkeit bis hin in den Privatbereich und dem privaten Umfeld direkte Kontaktaufnahmen erfolgen.
Fotos nicht einfach veröffentlichen
Auch bei der Veröffentlichung von Fotos ist ein sensibler Umgang mit den überlassenen Dateien für die Einstellung in der Vereinshomepage erforderlich, ebenso in Printmedien für die Veröffentlichung in der Vereinszeitschrift. Zwar werden überlassene Fotos von anderen Mitgliedern oder Dritten im Regelfall dem Vereinsinteresse entsprechen, die schutzwürdigen Belange der abgebildeten Person selten berühren. Dies gerade dann, wenn es bewusst im Interesse der anderen Mitglieder veröffentlicht wird, um einzelne Vorgänge im Vereinsleben in sachgerechter Weise damit darstellen und würdigen zu können.
Es gibt dennoch Einzelfälle, wenn es sich etwa um vielleicht im „Streit“ ausgeschiedene Mitglieder handelt, auch wenn ein Vorstandsmitglied sein Vorstandsamt niederlegt, dass man zeitnah reagiert und damit auch zumindest beim Internetauftritt nicht nur die Daten, sondern auch etwaige überlassene Portraitaufnahmen oder Ähnliches dann zeitnah „aktualisiert“ und entfernt. Nur Bilder von Versammlungen, Aufzügen und ähnlichen Vorgängen, an denen die abgebildete Person teilgenommen hat oder auf denen die Person lediglich als Beiwerk neben einer Landschaft oder sonstigen Örtlichkeit erscheint, dürfen weiterhin veröffentlicht werden.
Grundsatz: In Zweifelsfällen besser eine kleine interne vorherige Abstimmung mit betroffenen Mitgliedern vornehmen, die Zustimmung für Einzelaufnahmen etc. einholen, um im Vereinsinteresse die Datensensibilität insoweit zu beachten!
Tipp: Einzelne Bundesländer geben spezielle Merkblätter und Informationen zum Anwendungsbereich des (nicht einfachen) Datenschutzrechts für Vereine heraus, teilweise auch unter Darlegung von bereits datenschutzrechtlich entschiedenen Einzelsachverhalten aus dem Vereinsleben.
Quelle: Redmark/Verein, Prof. Gerhard Geckle, Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht, Freiburg
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