Mitarbeitergewinnung
Tipps zur Arbeitsaufteilung und Motivation von Vereinsmitgliedern
Natürlich kann der Vorstand nicht alle Aufgaben übernehmen, die im Vereinsalltag anfallen. Da heißt es „delegieren“. Wir geben Ihnen 10 Tipps zur Arbeitsaufteilung und Motivation von Vereinsmitgliedern!
Häufig endet die Übertragung von Aufgaben im Desaster. Auf einmal stellt sich heraus, dass vieles nicht erledigt oder anders als geplant durchgeführt wurde. Hier spielt natürlich die vorbereitende Information eine große Rolle. Doch ein anderer – ebenso wichtiger – Aspekt wird häufig übersehen: Hat das Mitglied überhaupt „Interesse“, die Sache, die ihm anvertraut wird, zu übernehmen? Bei der richtigen Delegation spielt das Anspornen häufig eine entscheidende Rolle.
Delegation und Motivation von Vereinsmitgliedern
Tipp 1: Bevor Sie eine Aufgabe übertragen, überlegen Sie, welche Anforderungen dabei an den Ausführenden gestellt werden. Suchen Sie nun nach einem Mitglied, das möglichst viele der erforderlichen Voraussetzungen mitbringt.
Tipp 2: Denken Sie nicht nur an fachliche Fähigkeiten, sondern auch an die emotionalen Ansprüche einer Aufgabe. Dies gilt gerade dann, wenn das Mitglied eine Gruppe leiten soll. Hier spielen Sympathien und Antipathien eine entscheidende Rolle.
Tipp 3: Haben Sie ein Mitglied gefunden, das die Aufgabe übernehmen soll, prüfen Sie, ob es sich selbst zutraut, diese Arbeit zu übernehmen. Sie können nur bis zu einem gewissen Grad Mut machen.
Tipp 4: Überreden Sie das Mitglied nicht zur Mitarbeit, sondern überzeugen Sie es. Zeigen Sie auf, wie wichtig die Aufgabe für den Verein ist, und unterstreichen Sie, warum Sie gerade dieses Mitglied für diese Aufgabe vorgesehen haben.
Tipp 5: Geben Sie dem Mitglied Sicherheit. Bieten Sie von Anfang an Ihre Unterstützung an. Machen Sie deutlich, dass Sie die delegierte Aufgabe mittragen und das Mitglied im Problemfall nicht alleine dasteht.
Tipp 6: Geben Sie dem Mitglied gestalterische Freiräume. Nur wenn das Mitglied auch eigene Ansätze und Ideen mit einbringen kann, wird es zu Höchstleistungen angespornt.
Tipp 7: Machen Sie gegenüber dem Mitglied deutlich, dass es durch seine aktive Mitarbeit eine herausragende Rolle innerhalb des Vereins einnimmt. Achten Sie aber darauf, dass sich das Mitglied dadurch nicht von der Vereinsgruppe entfernt.
Tipp 8: Kontrollieren Sie unauffällig. Fragen Sie bei Vereinstreffen „am Rande“, wie alles läuft. Nur wenn Sie merken, dass etwas nicht funktioniert, sollten Sie eingreifen. Eine dauernde Kontrolle wird als „Bespitzelung“ empfunden und wirkt demotivierend.
Tipp 9: Die beste Motivation ist, ein bestimmtes Ziel erreichen zu wollen. Handelt es sich um dauerhafte Aufgaben oder langfristige Projekte, definieren Sie Zwischenziele, die in einem überschaubaren Zeitfenster erreicht werden können.
Tipp 10: Loben Sie – aber gezielt. Wenn Sie zu wenig loben, wird das Mitglied die Lust verlieren – loben Sie aber zu viel, wird das Lob zur Phrase und wirkt nicht mehr motivierend.
Quelle: Redmark/Verein
Warnung: Dieses Urteil dreht die Rechtlage beim Zusammenlegen von Vorstandsämtern komplett um
Kann ein Vorstandsmitglied in Personalunion das Amt eines anderen Vorstandsmitglieds für eine Weile oder dauerhaft übernehmen? Sprich: Kann oder darf man in Personalunion mehrere Vorstandsämter gleichzeitig wahrnehmen?
Bisher fiel die Antwort so aus:
Bevor Sie (oder ein anderes Vorstandsmitglied) nach dem Rücktritt oder sonstigen Ausfall eines Vereinsmitglieds zur Soforthilfe die kommissarische Wahrnehmung der frei gewordenen Position übernehmen, müssen Sie zuerst in der Satzung prüfen, ob diese eine solche „Ämtervermischung“ in Personalunion überhaupt zulässt. Der Grund: In zahlreichen Satzungen findet sich eine Passage, die zumindest eine Personalunion zwischen Vorsitzenden und Kasse ausschließt. An diese Regelung sind Sie dann gebunden. Daran ändert das neue Urteil nichts.
Weiterhin aber galt: Wenn sich die Satzung über das Thema „Personalunion“ ganz ausschweigt, ist eine Personalunion übrigens generell nicht zulässig. So lautet unter anderem ein Beschluss des Landgerichts Darmstadt (Beschluss vom 4.7.1983, Az. 5 T 499/83). Dieser Beschluss besagt: „Im mehrgliedrigen Vorstand eines eingetragenen Vereins ist Personalunion bei mehreren Vorstandsposten nur zulässig, wenn die Satzung diese Möglichkeit ausdrücklich einräumt.“
Achtung: Auch die Mitgliederversammlung kann eine solche Zusammenlegung von Vereinsämtern (Vorstandsposten) und die damit verbundene Verringerung der satzungsmäßigen Zahl der Vorstandsmitglieder nicht „einfach so“ beschließen. Dazu bedarf es immer erst einer Satzungsänderung.
Was ändert sich durch das neue Urteil?
Wann ist eine Personalunion im Vorstand zulässig?
Das Oberlandesgericht Hamm sieht die Sache nun komplett umgekehrt. Die Richter sagen: Eine Personalunion ist grundsätzlich zulässig, solange sie von der Satzung nicht ausgeschlossen wird (OLG Hamm, Beschluss vom 30.11.2011, Az. I-15 W 286/10).
Doch Achtung: Es gibt eine wichtige Einschränkung: Das gilt nur dann, wenn die Kopfzahl der Vorstandsmitglieder in der Satzung nicht festgelegt ist.
Beispiel 1: Ihre Satzung schreibt vor: Der Vorstand besteht aus 4 Personen: dem 1. Vorsitzenden, dem 2. Vorsitzenden, dem Kassenwart und dem Schriftführer.
Folge: Durch die Nennung der Personenzahl ist auch weiterhin eine Personalunion ausgeschlossen.
Beispiel 2: Ihre Satzung regelt: Der Vorstand besteht aus dem 1. Vorsitzenden, dem 2. Vorsitzenden, dem Kassenwart und dem Schriftführer.
Folge: Mit dieser Formulierung ist laut Urteil eine Personalunion möglich.
Doch Achtung: Scheidet ein Mitglied vorzeitig aus dem Vorstand aus, müssen Sie auch weiterhin überprüfen, ob der Verein noch handlungsfähig ist. Das heißt: Wie ist die Vertretung nach außen geregelt? Dürfen zum Beispiel nur der 1. und 2. Vorsitzende gemeinsam den Verein vertreten? Scheidet der 2. Vorsitzende dann aus, ist der Verein damit unter Umständen handlungsunfähig! Eine Personalunion zwischen 1. und 2. Vorsitzenden verbietet sich. Möglich aber wäre (sofern die Voraussetzungen aus dem Urteil erfüllt sind), dass der Kassenwart den Job des Vize mit übernimmt.
Schritt für Schritt: Wie Sie nach dem Ausscheiden eines Vorstandsmitglieds richtig vorgehen
1. Prüfen Sie im ersten Schritt:
- Ist das Vorstandsmitglied tatsächlich ausgeschieden? Wurde z.B. der Rücktritt wirksam erklärt? Fragen Sie lieber einmal mehr nach, als zu wenig. Es hat schon Fälle gegeben, wo nach Tagen der Aufregung ein verdutztes Vorstandsmitglied sagte: „Aber ich bin doch gar nicht zurückgetreten“.
- Ist die „ausgefallene“ Person Mitglied des Vorstands nach § 26 BGB (vertretungsberechtigter Vorstand) – und ist der Verein jetzt noch handlungsfähig?
2. Klären Sie nun:
- Ist der Verein weiter handlungsfähig oder kann diese durch kommissarische Ernennung eines Nachfolgers (Satzungsregelung) oder Personalunion (Voraussetzungen siehe oben) wieder hergestellt werden?
- Hat das Vorstandsmitglied sein Amt übergeben?
- Wurden sämtliche Unterlagen und Material des Vereins dem Vorstand übergeben?
3. Ergreifen Sie die notwendigen Maßnahmen:
- Muss eine Mitgliederversammlung stattfinden (falls Verein und/oder Vorstand überhaupt noch handlungsunfähig)?
- Muss das ausgeschiedene Vorstandsmitglied aus dem Vereinsregister gelöscht werden?
- Muss ggf. ein Notvorstand berufen werden?
Quelle: Vereinswelt-Newsletter
Social Marketing
Der Verein und sein Legitimationskapital
Es ist immer ein wenig schwierig. Auf der einen Seite verkaufen Vereine in den meisten Fällen keine Waren. Auf der anderen Seite müssen sie sich auch mit Marketing auseinandersetzen. In den letzten Jahren hat sich der spezielle Zweig des Social Marketing herausgebildet.
Marketingprinzipien werden darauf angewendet, Vereinsziele möglichst wirkungsvoll in Aktivitäten umzusetzen. Dazu muss die Vereinsarbeit in der richtigen Form gestaltet und kommuniziert werden, damit die transportierten Wertvorstellungen und Ideale im gesellschaftlichen Vereinsumfeld wirksam werden. So weit, so gut, jedoch geht der Anspruch an das Marketing eines gemeinnützigen Vereins noch weiter.
Vereine – Unternehmen: ein kleiner Unterschied
Dass es Unterschiede zwischen (gewinnorientierten) Unternehmen und (gemeinnützigen) Vereinen gibt, ist eine Binsenweisheit.
Wichtig ist die Frage: Womit wird die Daseinsberechtigung eines Unternehmens begründet und womit die eines Vereins?
Unternehmen: Gewinn und Rendite orientiert
Bei einem Unternehmen kann man kurz und knapp antworten: damit es am Markt agiert, seine Produkte und Leistungen möglichst erfolgreich absetzt und damit Gewinn bzw. Rendite für die Kapitalgeber erwirtschaftet. Wenn dieses Kriterium nicht mehr ausreichend erfüllt wird, droht der Untergang. Nun gut.
Vereine: Gewinnorientierung steht nicht im Fokus
Bei Vereinen sieht dies anders aus. Es gibt kein Gewinnziel und keinen Aktienkurs. Jedoch sind auch Leistungen abzusetzen und wenn die Finanzen nicht mehr ausreichend verfügbar sind, droht auch hier der Untergang. Egal in welchem Bereich der Verein tätig ist, er bewegt sich auf Märkten. Er bemüht sich um den Absatz seiner Leistungen, indem er um Mitglieder wirbt oder sich an Menschen im Umfeld des Vereins richtet, um hier seine Ziele zu verwirklichen. Und natürlich gibt es Mischformen. Es gibt z. B. Sportvereine, die viele Angebote ausschließlich für Mitglieder vorhalten, jedoch ein Fitnessstudio betreiben, in dem auch Nicht-Mitglieder gegen Entgelt Sport treiben können.
Finanzierung in Vereinen
Die Finanzierung bei Vereinen beruht dabei auf den Mitgliedsbeiträgen und den separaten Zahlungen für Vereinsleistungen. Hinzu kommen u.a. Zuwendungen und Projektmittel aus öffentlichen Kassen oder Stiftungen sowie Sponsoringleistungen. Diese Mittel beruhen auf der Annahme, dass die Gelder bei dem entsprechenden Verein „gut angelegt sind“. Dafür bedarf es einer Vertrauensbasis, schließlich kann die Leistung meist nicht vorher getestet werden. Hinzu kommt der Beleg, dass der Verein eine wertvolle Aufgabe für die Gesellschaft erfüllt.
Beispiele: Für den Sponsoren geht es um die Ableitung des Image für sein Produkt oder die Steigerung der Bekanntheit über die Verbreitung seines Namens im Zuge der Vereinsaktivitäten. Oder dass z.B. für Stiftungen die Bearbeitung eines gesellschaftlich relevanten Anliegens gesichert ist.
Aus dieser spezifischen Situation ergibt sich eine zweifache Zielrichtung des Marketing:
- der „Leistungsabsatz“ an die Mitglieder und andere Leistungsempfänger des Vereins und
- die „Legitimation“ als spezifischer Nachweis der gesellschaftlichen Wirkung der Vereinsarbeit.
Damit ist der Vertrauensaufbau für die Leistungsfähigkeit des Vereins verbunden. Dieser Zusammenhang wird in der folgenden Abbildung veranschaulicht.
Legitimation – Reputation
Eigentlich zwei Seiten der gleichen Medaille. Die Legitimation ist die Aufgabe, die eigene Vereinsleistung so darzustellen, dass sie für alle wichtigen Partner des Vereins deutlich erkennbar ist. Diese Legitimation bewirkt dann, bei der Betrachtung aus Sicht der Partner, die Reputation. Reputation meint also die Fremdsicht auf den Verein und seine Kompetenz und Leistungsfähigkeit für spezielle Themen. Ideal ist, wenn beide Betrachtungsweisen „Selbstdarstellung“ und „Fremdwahrnehmung“ möglichst gut übereinstimmen.
Wozu brauche ich diese Legitimation?
Die Besonderheit lässt sich in vier Punkten zusammenfassen:
- Die Darstellung der gesellschaftlichen Bedeutung des Handelns des Vereins.
- Die Herausarbeitung der Nachhaltigkeit der Vereinsaktivitäten.
- Die Begründung von Förderansprüchen gegenüber z. B. der Kommune, etwa bei der öffentlichen Förderung oder Vergabe von Projekten.
- Der Beleg der Arbeitsfähigkeit des Vereins im Sinne der effizienten Projektbearbeitung.
Neue Sichtweise: Legitimationskapital!
Diese anerkannte Stellung für das gesellschaftliche Engagement des Vereins kann man als „Legitimationskapital“ bezeichnen. Ein Kapital, welches dann Ertrag abwirft, wenn es bei der Verteilung von Unterstützung, z.B. von Stiftungen oder öffentlichen Kassen, in Form von Finanzen, Sachmitteln oder bei der Kontaktanbahnung zur Konkurrenz mit anderen Organisationen kommt. Die Aufmerksamkeit wichtiger Menschen im Vereinsumfeld, der Erfolg von Fundraising-Aktionen oder die Einladung als Fachvertreter zu gesellschaftlichen Themen können „Zinsen“ auf dieses Kapital sein.
Legitimation geht über den Gemeinnützigkeitsstatus hinaus
Nun könnte man natürlich sagen, dass der Status als „gemeinnützig“ schon die Bedeutung für die Gesellschaft ausdrückt. Dies ist jedoch nur die Grundlage für eine riesige Zahl von Vereinen. Es bietet keine Unterscheidung. Der gemeinnützige Verein kann mit 20 Mitgliedern existieren und sich hauptsächlich auf die Befriedigung der Mitgliederinteressen beschränken. Ein anderer Verein mit ebenfalls 20 Mitgliedern hat sich jedoch eines der vielfältigen gesellschaftlichen Anliegen zur Aufgabe gemacht und wirkt mit viel Engagement in die lokale Bevölkerung hinein. Beide Vereine können gemeinnützig sein, wenn die formellen Voraussetzungen vorliegen und die entsprechende Prozedur der Beantragung und Genehmigung durchlaufen wurde.
Legitimationskapital: Wirkung für die Mitglieder und die direkte und indirekte Wirkung für das Vereinsumfeld
Das Legitimationskapital erfasst sowohl die Wirkungen für die Mitglieder als auch die direkten und indirekten Wirkungen für das Vereinsumfeld.
Beispiel: Dies kann die Bildungsförderung für Jugendliche sein oder der Erhalt lokaler Denkmäler. Sicherlich keine Leistungen, die sich unmittelbar in Euro bemessen lassen, jedoch ein deutlicher Wert für die Gesellschaft.
Die so verstandene Legitimation geht weit über den Gemeinnützigkeitsstatus hinaus.
Sie gibt Antworten auf die Frage „In welcher Form ist der Verein für die Gemeinschaft nützlich?“. Allein an dem Beispiel der beiden eben skizzierten Vereine lassen sich die Unterschiede leicht erahnen.
Weitere Indikatoren der Legitimation
Als weitere Indikatoren können das Engagement der unentgeltlichen Mitarbeiter, der mit den Vereinsleistungen erreichte Anteil der Zielgruppe, eingeworbene Spenden und Projektmittel und die Beachtung in öffentlichen Foren und Diskussionen herangezogen werden.
Das Legitimationskapital ist die Lebensversicherung des Vereins, wenn er die Vereinsbelange nicht rein aus den Geldern und sonstigen Leistungen der Vereinsmitglieder bestreiten kann. Schließlich bedarf es dann der Aufmerksamkeit und Unterstützung durch externe Partner. Insofern sind die durch schlechte Vereinsführung entstehenden Wirkungen, z.B. bei kriminellen Handlungen wie Unterschlagungen oder unklaren Begünstigungen einzelner Akteure, unmittelbare Kapitalvernichtung. Sollte sich eine solche „Entwertung des Legitimationskapitals“ andeuten, muss durch wirkungsvolles Risikomanagement die Negativwirkung in Grenzen gehalten werden.
Legitimation als Marketingaufgabe
Und damit sind wir wieder beim Social Marketing. Kommunikation ist eine zentrale Marketingfunktion, noch mehr, wenn es keine Sachprodukte gibt, die „für sich selbst sprechen“. Neben dem eigentlichen Betrieb des Vereins, der Leistungserbringung im Sinne des Vereinszwecks und der damit verbundenen Marketingaufgaben muss es für den Verein noch weiter gehen.
- Zielformulierung für den Verein
- Zielgruppenanalyse für die Legitimationsarbeit
- Entwicklung entsprechender Kommunikationsstrategien
- Durchführung der Kommunikationsleistungen
sind vier wichtige Komponenten, die hineingehören. Hier sind wir aber wieder nahe beim allgemeinen Marketing für Dienstleistungen.
Quelle: Redmark/Verein, Prof. Dr. Ronald Wadsack, Salzgitter
So gehen Sie mit Besuchern auf dem Vereinsgelände um
Gäste im Verein sind oft eine heikle Angelegenheit. Was dürfen Gäste, was nicht - und muss man sie überhaupt dulden? Das Magazin "Verein & Vorstand aktuell" hat einmal die wichtigsten Regeln für Besuch im Verein zusammengestellt:
So ist das Vereinsleben nun einmal: Einige Vereinsfreunde bringen gelegentlich gerne Gäste mit aufs Gelände; seien es nun Frau und Kinder, Verwandte, Freunde oder Kollegen. Das wird gewöhnlich geduldet.
Aber man muss wissen: Solche Besucher sind keine Vereinsmitglieder. Das heißt, wenn sie die Einrichtungen des Vereins nutzen, dann tun sie dies meistens gratis.
Ein oder zwei Besuche stören gewiss kaum jemand. Wenn aber zum Beispiel in einem Segelverein nur der Familienvater zahlendes Mitglied ist, Ehefrau und Kinder aber ständig kostenlos mit an Bord kommen, kann das schon für Ärger bei anderen Mitgliedern sorgen. Schließlich nutzen die "blinden Passagiere" gewöhnlich auch die Vereinseinrichtungen wie Toilette, Dusche usw.
Das Magazin empfiehlt den Vorständen in solchen Fällen, von Dauergästen eine Gebühr zu verlangen beziehungsweise dem jeweiligen Mitglied mit Anhang einen günstigen Familienbeitrag anzubieten, sofern dies die Satzung zulässt. Anderenfalls sollten Sie überlegen, ob Sie nicht einen Familienbeitrag in die Satzung aufnehmen.
Gäste auf der Mitgliederversammlung sind ein anderes Problem. Dürfen diese an Versammlungen teilnehmen? Ja, sie dürfen. Der Versammlungsleiter kann Gästen des Vereins den Zutritt zur Mitgliederversammlung gestatten. Gäste können zum Beispiel potenzielle Mitglieder sein oder Vertreter befreundeter Vereine sowie Vertreter der Presse. Der Versammlungsleiter entscheidet zudem, ob Gäste auf der Versammlung zu Wort kommen sollen, sofern sich dies kurzfristig ergeben sollte.
Grundsätzlich bedürfen indessen Stellungnahmen und Ausführungen von Gästen einer besonderen Zulassung - zum Beispiel per Einladung. Will die Mitgliederversammlung nicht, dass ein Gast eine Redeerlaubnis bekommt, kann eine bereits erteilte Erlaubnis durch Beschluss auch wieder aufgehoben werden. Die Mitgliederversammlung kann auch festlegen, dass Gäste nur zu bestimmten Tagesordnungspunkten oder Themen anwesend sein dürfen.
Bestehende gesetzliche Bestimmungen für die Zulassung von Vereinsfremden zur Mitgliederversammlung können nicht durch Beschluss geändert werden. So haben zum Beispiel die Polizei oder Beamte der Oberfinanzdirektion ein gesetzliches Anwesenheitsrecht.
Quelle: vnr.de
Jahresabschluss und Steuererklärungen 2010 - so geht's
Wieder ist ein Jahr vergangen – Vorstand und Mitglieder schauen nach vorne: Welche Veranstaltungen stehen an – wo soll der Vereinsbetrieb neu organisiert werden?
Nur einer schaut nach hinten: Der Verantwortliche für die Kasse sitzt über dem Jahresabschluss. Dieser muss – ausgehend von der Buchführung – aufbereitet werden, und zwar nach den Anforderungen des jeweiligen Adressaten in unterschiedlicher Form.
Die Mitgliederversammlung will eine Übersicht über die Einnahmen, Ausgaben und das Vermögen präsentiert bekommen. Für das Finanzamt müssen steuerrelevante Sachverhalte aufbereitet werden. Der Zuschussgeber verlangt den Nachweis der ordnungsgemäßen Mittelverwendung.
Der nachstehende Beitrag bringt Beispiele, Hinweise und Praxis-Tipps zu den Jahresabschlussarbeiten.
Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
Grundlage der Rechnungslegung des Vereins ist eine ordnungsgemäße Buchführung. Die Grundsätze finden sich zusammenhängend in keinem Gesetz. Sie sind in Jahrzehnten entwickelt worden und werden laufend den veränderten Bedingungen angepasst. Einzelne Aufzeichnungspflichten ergeben sich unter anderem aus dem Steuerrecht, dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und dem Handelsgesetzbuch (HGB).
Praxis-Tipp: Häufig wird die zeitnahe Erfassung der Vereins-Geschäftsvorfälle versäumt. Eine Abrechnung nach mehr als drei Monaten ist regelmäßig nicht mehr ordnungsgemäß.
Kassenprüfer und Finanzamtsprüfer stoßen sich daran, dass Belege nicht geordnet abgelegt werden oder dass Abrechnungen der Mitglieder mit dem Verein erst zum Jahresende erfolgen. Es kann sich den Prüfern der Eindruck aufdrängen, dass Auszahlungen nach „Kassenlage“ des Vereins erfolgen: „Wir haben noch Geld – rechne doch noch die Fahrt zum Verbandstag vom Jahresanfang ab.“ Erstattungen für Aufwendungen im Vereinsinteresse müssen im Voraus genehmigt werden, ansonsten besteht kein Anspruch auf Auszahlung.
Aufwandsspenden
Die Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen darf nur erfolgen, soweit die Spenden entsprechend der steuerlichen Vorgaben verwendet und gebucht wurden, verboten sind also Gefälligkeitsbescheinigungen. Die Verwendung von Spendengeldern ist nur im begünstigten Vereinszweck zulässig. Tabu bleiben also Mittel für die Gastronomie oder für gesellige Veranstaltungen. Für diese Verwendung dürfen keine Zuwendungsbestätigungen ausgestellt werden.
Praxis-Tipp: „Spenden“ von Firmen in Verbindung mit Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit für das Unternehmen (Sponsoring) sind keine Spenden im steuerrechtlichen Sinne. Bei den Firmen liegen Betriebsausgaben vor.
Zeitnahe Mittelverwendung und Rücklagen
Die Mittel des gemeinnützigen Vereins sind zeitnah für die begünstigten Zwecke zu verwenden. Der Begriff der Zeitnähe wird von der Finanzverwaltung sehr eng gesehen: Am Jahresende noch vorhandene Mittel müssen im Laufe der folgenden zwölf Monate ausgegeben werden. Das Finanzamt verlangt, dass die Verwendungsabsicht dokumentiert wird. Grundlage des Nachweises ist ein Protokoll der Vorstandssitzung, in dem entsprechende Verwendungsbeschlüsse dokumentiert sind.
Praxis-Tipp: Allgemeine Rücklagen sind zulässig für die laufende Zahlungsbereitschaft (Betriebsmittel), für bestimmte Vorhaben (Projektmittel) und für größere Anschaffungen. Zusätzlich können freie Rücklagen zur dauerhaften Verstärkung des Vereinskapitals gebildet werden.
Überschussrechnung oder Bilanz?
Vereine stellen die Zahlen überwiegend in der Form der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zusammen. Es werden nur die Einnahmen und Ausgaben des Kalenderjahres erfasst. Häufig wird übersehen, dass auch den Mitgliedern gegenüber das Vermögen des Vereins offengelegt werden muss. Zum Vermögen gehören nicht nur das Anlagevermögen, sondern auch Forderungen und Verbindlichkeiten. Eigentlich ist es nur ein kleiner Schritt, diese Positionen in den Abschluss einzubauen und eine Bilanz zu erstellen. Diese hat den Vorteil, dass die Zahlen dem Jahr der sachlichen Zugehörigkeit zugeordnet werden und nicht nach dem zufälligen Zahlungszeitpunkt.
Praxis-Tipp: Die Kosten des Vereinsbetriebs, insbesondere die Vergütungen der Übungsleiter im Dezember, sollten bereits im Abschluss des abgelaufenen Jahres erfasst werden. Einnahmen und Ausgaben stimmen zeitlich überein.
Gruppen- und Abteilungskassen
Zur ordnungsgemäßen Rechnungslegung gehört auch die Einbindung der Einnahmen und Ausgaben von Gruppen oder Abteilungen des Vereins. Wenn die Gruppe/Abteilung eigene Aktivitäten unter Verwendung des Vereinsnamens durchführt, müssen die Einnahmen und Ausgaben erfasst werden und in die Buchführung des Vereins übernommen werden.
Praxis-Tipp: Wenn der Abteilung vom Verein ein eigener Ausgaben-Etat zugewiesen wird, muss über die Verwendung Rechenschaft abgelegt werden. Die Ausgaben dürfen nur im Sinne der Gemeinnützigkeit verwendet werden.
Mini-Job und Übungsleiter-Pauschale
Der Freibetrag nach § 3 Nr. 26 EStG für Vergütungen von nebenberuflich Beschäftigten im Sport, in der Wohlfahrt und Kultur wird häufig genutzt. Bei Überschreiten des Freibetrags von 2.100 EUR im Jahr können die Vorteile der Mini-Job-Abrechnung genutzt werden. Mit Pauschalabgaben von rd. 30 % kann der den Freibetrag überschießende Teil der Vergütung dem Mitarbeiter netto ausbezahlt werden.
Praxis-Tipp: Als Verein müssen Sie sich unbedingt schriftlich bestätigen lassen, dass die beschäftigte Person den Freibetrag dem Verein „zuordnet“. Ansonsten werden auf die gesamte Vergütung Abgaben fällig.
Dieses gilt gleichermaßen für die Ehrenamtspauschale von 500 EUR nach § 3 Nr. 26a EStG.
Abstimmung der Umsatzsteuer 2010
Im Zusammenhang mit der Abstimmung der Buchführung 2010 sind auch umsatzsteuerliche Überlegungen anzustellen. Hat der Verein erstmalig die Umsatzgrenze von 17.500 EUR überstiegen? Um dieses festzustellen, müssen alle wirtschaftlichen Umsätze, denen ein Leistungsaustausch zugrunde liegt und die nicht von der Umsatzsteuer befreit sind, zusammengerechnet werden. Umsatzsteuerpflichtig sind im Wesentlichen gastronomische und Werbeeinnahmen. Beachten Sie unbedingt die Einbeziehung der Gruppen und Abteilungskassen. Diese Umsätze sind in die Berechnung des Vereins mit aufzunehmen.
Praxis-Tipp: Bei Überschreiten der Umsatzgrenze von 17.500 EUR im abgelaufenen Kalenderjahr beginnt die Steuerpflicht mit den Umsätzen des Folgejahrs. Von Anfang an ist die Umsatzsteuer zusätzlich zu berechnen und im Rahmen der Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt abzuführen.
Vorsteuer-Abzug
Wenn der Verein umsatzsteuerpflichtig ist, kommen neue Herausforderungen auf die Buchführung zu. Diejenigen Vorsteuern, die mit umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen im wirtschaftlichen Zusammenhang stehen, können abgezogen werden. Sie mindern also die Höhe der Umsatzsteuerschuld. Bedeutsam – und häufig vergessen – ist der anteilige Abzug von Vorsteuern aus gemischt genutzten Aufwendungen. Die Vorsteuern aus Kosten des Vereinsheims können insoweit verrechnet werden, wie sie im Zusammenhang mit umsatzsteuerpflichtigen Erlösen gebracht werden können. Das Finanzamt legt großen Wert auf die richtige Adressierung von Eingangsrechnung und auf die korrekte Angabe der Mehrwertsteuer. Rechnungen, die auf den Namen von Vereinsmitgliedern lauten, berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug.
Praxis-Tipp: Vorsteuern aus Aufwendungen des Anlagevermögens unterliegen einem Beobachtungszeitraum von fünf Jahren bzw. zehn Jahren bei Immobilien. Bei einer Nutzungsänderung des Vereinsheims kann eine anteilige Vorsteuerkorrektur aus Vorjahren zusätzliche Abzugsmöglichkeiten erbringen.
Quelle: Redmark/Verin, Ulrich Goetze, Wunstorf
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