Nr. 43 - 5. Dezember 2010

Ja, ist denn schon wieder Weihnachten?

Sie kennen das sicher auch. Irgendwann fällt der Blick auf den Kalender und man stellt entsetzt fest, dass in wenigen Tagen Weihnachten ist. Es ist allerhöchste Zeit, die Weihnachtsgrüße zu verschicken – und schon wird die besinnliche Vorweihnachtszeit vom Weihnachtsstress dahingerafft. Machen Sie es in diesem Jahr besser – und kümmern Sie sich schon jetzt um die Weihnachtspost Ihres Vereins.

Weihnachtsgrüße an Vereinsmitglieder

Der Verein sollte auf jeden Fall Weihnachtsgrüße an seine Mitglieder schicken. Eine Weihnachtskarte sollte man hierfür aber nicht verwenden. Schreiben Sie einen netten Brief, in dem das ablaufende Jahr noch einmal kurz Revue passiert. Bedanken Sie sich bei dem Mitglied für die tatkräftige Unterstützung. Im Bürofachhandel, aber auch in vielen Computer-Läden und –märkten, finden Sie jetzt vorgedruckte Weihnachtsbriefbogen, die Sie für diesen Zweck einsetzen können. Mit Hilfe der Serienbrieffunktion Ihrer Textverarbeitung lässt sich der Brief auch leicht zumindest mit einer persönlichen Anrede ausstatten.

Schreiben an Sponsoren und Spender

Wichtig sind auch die Weihnachtsgrüße an die Spender und Sponsoren. Hier sollten Sie sich in einem Brief für die Unterstützung bedanken. Wenn möglich, berichten Sie auch über das Projekt, das Sie dank der Unterstützung realisieren konnten. Wenn Sie eine Übersicht der Jahresaktivitäten haben, können Sie diese dem Brief beilegen. Auf Geschenke an die Sponsoren – abgesehen von Kleinigkeiten, wie vielleicht einem spielkartengroßen Kalender mit der Vereinsadresse auf der Rückseite – sollten Sie Abstand nehmen. Zum einen müssten solche Geschenke von der Satzung gedeckt sein und zum anderen kann das sogar negativ ausgelegt werden – nach dem Motto „dafür habe ich aber nicht gespendet.“
Bedenken Sie nicht nur die derzeitigen Sponsoren und Spender mit einem Weihnachtsgruß. Schauen Sie auch in ihren Spendenlisten nach, wer in diesem Jahr nicht, aber in den Jahren davor den Verein unterstützt hat. Mit einem Weihnachtsgruß kann man sich im positiven Sinne in Erinnerung bringen.

Oft vergessen: Die Behörden

Auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kommunalbehörden, des Finanzamts oder anderer Behörden freuen sich über einen kleinen Gruß zu Weihnachten und werden Sie dadurch in guter Erinnerung behalten, wenn wieder mal ihre Hilfe benötigt wird. Hier reichen einige wenige Zeilen, in denen man sich für die gute Zusammenarbeit bedankt und ein gutes neues Jahr wünscht.

Auch die Presse feiert Weihnachten

Zur guten Pressearbeit gehört auch der Weihnachtsgruß an die Journalisten, mit denen man im zu Ende gehenden Jahr zusammengearbeitet hat. Dieser Gruß muss nicht vom Vorstand kommen. Sollte der Verein über einen Pressewart verfügen, wäre es besser, wenn dieser den Journalisten einen Weihnachtsgruß schickt. 

Prüfen der Anschriften

Bevor Sie ans schreiben gehen, sollten Sie die Adresslisten oder Datenbanken überprüfen. Sind die Adressen vollständig? Sind alle Personen erfasst, die einen Gruß bekommen sollen? Sind Personen gelöscht, die keinen Gruß mehr bekommen? (Weihnachtsbriefe an verstorbene Mitglieder sind sehr peinlich!) Wenn Sie Datenbanken für Serienbrieffunktionen nutzen, prüfen Sie auch, ob alle Felder in der Datenbank, die Sie nutzen wollen, ausgefüllt sind. Fehlen vielleicht noch Felder? Häufig besteht die Datenbank beispielsweise nur aus der Adresse ohne Geschlechtsangabe (Herr, Frau), die Sie für die Anrede im Brief benötigen.

Zu Weihnachten ein Gedicht?

Als Weihnachtsgruß verschickt man auch gerne mal ein Gedicht. Doch Vorsicht: Dichten ist eine Kunst, die nicht jedem liegt. Reim und Versmaß müssen harmonieren, sonst wirkt ein Gedicht häufig lächerlich. Im Zweifelsfall sollten Sie mal im Internet nach entsprechenden Versen suchen.
Quelle: Redmark/Verein, Hartmut Fischer, Betzdorf

Checkliste zur Jahresabschlusssitzung im Vorstandsbereich

Es ist wieder soweit: die Jahresabschlusssitzung steht vor der Tür. Aber haben Sie auch an alles gedacht? Steht der Haushaltsplan für 2011 schon? Wie sieht es mit der Weihnachtsfeier aus: werden hier die Freibeträge für Geschenke auch eingehalten? Machen Sie den Check!

1. Jahresabschluss 2010

Ist der Jahresabschluss 2010 vorbereitet, gesicherte Info für Vorstandsmitglieder erfolgt? Mit welchen (vorläufigen) wirtschaftlichen Ergebnissen?

2. Haushalts- und Finanzplanung

Haushalts- und Finanzplanung für 2011 verabschiedet?

3. Versicherungs-Check-Up

Erfolgt, wenn ja wann und durch wen, ein Versicherungs-Check-up für den Verein:
- welche Versicherungen bestehen bereits, stimmen die Prämien, gibt es Risiken bei älteren Verträgen zum Versicherungsumfang im Vergleich zu Neuverträgen?
- Ist zusätzlicher Versicherungsschutz für anstehende Veranstaltungen 2011 des Vereins notwendig, der über vorhandene Einzel- oder Rahmen-/Gruppenversicherungen hinausgeht, insbesondere im Haftpflichtbereich? Ist erkennbar, dass über den Verein, Abteilungen oder Gruppen neue Angebote zur Mitgliedergewinnung erfolgen sollen. Stichwort Schnupper­kurse, notwendige Nichtmitglieder­versicherung, insbesondere im Sportbereich?

4. Freibeträge

Werden von den verantwortlichen Führungskräften, dem Schatzmeister/Rechner/der Lohnbuchhaltung rechtzeitig zum Jahresanfang die notwendigen Erklärungen zur Nutzung der persönlichen Freibeträge von
- nebenberuflich tätigen beschäftigten Vereinshelfern (zum  Ehrenamtsfreibetrag nach § 3 Nr. 26a EStG über 500 €),
- für die beschäftigten Übungsleiter/Trainer (zum ÜL-Freibetrag nach § 3 Nr. 26 EStG über 175 € pro Monat)
für das Kalenderjahr 2011 eingeholt?
Merke! Dies ist eine Pflichtvorgabe nach den Lohnsteueränderungs­Richtlinien 2011 für das Lohnkonto! Müssen bei externer Lohnbuchhaltung diese Erklärungen zu Abrechnungszwecken an das Steuerbüro weitergeleitet werden?

5. Vollständigkeitserklärung für Einnahmen und Ausgaben

Liegen der Hauptbuchhaltung/dem Vorstand die Vollständigkeitserklärungen für wirtschaftliche Einnahmen und Ausgaben mit Belegen für einzelne Vereins-Abteilungen/Gruppen im Verein vor? Stichwort wiG mit 35.000 € -Grenze, USt-Pflichten beim Verkauf von Speisen und Getränken?

6. Protokollierte Beschlussfassungen

Erfolgt im Vorstandsbereich eine protokollierte Beschlussfassung zur Rücklagenbildung bei vorhandenen Jahresüberschüssen?
Wird dies im Jahresbericht des Vorsitzenden entsprechend berücksichtigt?
Müssen nach Finanzplanung für 2011 vorhandene Rücklagen ganz oder teilweise entnommen/aufgelöst werden, sind bei Kapitalreserven die erzielten Zinsen bei der Rücklagenhöhe mitberücksichtigt?
Kann eine freie Rücklage nach § 58 Nr. 7 AO gebildet werden? 

7. Prüfungstermine für Kassenprüfer

Sind mit den Kassenprüfern die Prüfungstermine abgestimmt, können die Unterlagen dafür zeitnah zur Verfügung gestellt werden? Wo findet diese vereinsinterne Prüfung statt?

8. Fristkalender für Vereinsmeldungen

Gibt es einen Fristenkalender zur Abgabe/Übermittlung von zeitgebundenen Vereinsmeldungen? Stichwort VBG, Steuerklärungen, Bestanderhebung für Verband u.Ä.?

9. Projektgruppen für Vereinsereignisse

Gibt es für 2011 besondere Veranstaltungen, Vereinsereignisse, für die eine besondere Projektgruppe eingeschaltet und beauftragt werden soll?

10. Vereinssatzung

Stimmen die Vereinssatzungen insbesondere mit den steuerlichen/gemeinnützigkeitsrechtlichen Vorgaben überein?
Stichwort Ehrenamtsfreibetrag und Vorstandsaufwands­entschädigungen, Berücksichtigung der Definitionen nach der Steuermustersatzung?
Wird eine Satzungskommission zur Überprüfung und rechtzeitigen Vorbereitung der Satzungsänderungen mit Blick auf die anstehende ordentliche Mitgliederversammlung für 2011 benötigt?

11. Advents- oder Weihnachtsfeier 2010

Zur  Advents- oder Weihnachtsfeier 2010: Wird bei der anstehenden Weihnachtsfeier für Mitglieder auf die jahresbezogene Annehmlichkeitsgrenze für gesellige  Vereins­veranstaltungen von max. 40 € pro teilnehmendem Mitglied aus gemeinnützigkeits­rechtlichen Gründen  geachtet?
Gab es vielleicht bereits einen Vereinsausflug im Vereinsjahr  2010, welcher Kostenanteil aus Bewirtungen und Begleitkosten für den äußeren Rahmen kann dann (noch) vom Verein übernommen werden?

12. Aufwandsverzichtspende

Kommt es zum Jahresende noch zu Aufwandsverzichtspenden? Etwa als freiwilliger  Auszahlungsverzicht für fällige abzurechnende Reisekosten, Helfer-Vergütungen, Sitzungsgelder etc. ?
Wird vom Verein bei Ausstellung von angeforderten Geldspendenbescheinigungen auf die strikt einzuhaltenden Vorgaben für Aufwandsverzichtsspenden aus haftungsrechtlichen Gründen nach § 10 Abs. 4 EStG geachtet?
Liegt beim Aufwandsverzicht für Vorstandsvergütungen im Ehrenamt eine dafür ergänzend notwendige satzungsrechtliche Ermächtigung vor? 

13. Zum Schluss

Soll zur Motivation im Ehrenamt die freiwillige Versicherung bei der VBG, dies für 2011 mit Jahresbeitrag von 2,73 € abgeschlossen werden?
Auch für einen erweiteten versicherten Personenkreis aus dem Kreis der ehrenamtlich tätigen Führungskräfte auch außerhalb der Vorstandschaft?
Quelle: Redmark/Verein, Rechtsanwalt Prof. Gerhard Geckle, Freiburg

Pressearbeit im Verein: Der PR-Knigge

Pressearbeit im Verein: Der richtige Umgang mit der Öffentlichkeit ist ein wesentlicher Bestandteil des Erfolges Ihrer Öffentlichkeitsarbeit. Seit Jahrzehnten haben sich Form und Aufbau einer Pressemitteilung nicht verändert. Es gibt eine klare Struktur, die einzuhalten ist.
Pressearbeit im Verein bleibt konservativ
Die äußere Form ist in einigen Teilen unserer heutigen Gesellschafft zur sekundären Sache geworden. Als Geschäftsmann zählt heute nicht nur derjenige, der Anzug und Krawatte trägt. Polo und Jeans sind ebenfalls etabliert. Können Sie sich erinnern, dass es vor 20 Jahren beim Tennis lange Hosen, aufreizende Röcke oder Einteiler bei den Damen gab?
Bei all der Moderne. Bei all der neuen Sichtweisen der PR. Bei all den wissenschaftlichen Forschungen über Gesellschaft und Öffentlichkeit bleibt eine Sache trotzdem konservativ: Die Form einer Presse-Information.

Warum bleibt die Pressearbeit im Verein konservativ?


Journalisten und Redakteure haben ein ganz begrenztes Gut. Das ist die Zeit. Seit Jahrzehnten haben sich Form und Aufbau einer Pressemitteilung nicht verändert. Es gibt eine klare Struktur, die einzuhalten ist. Sie müssen sich folgendes vorstellen: Die Presseagenturen und Zeitungen, egal ob lokal, regional oder national, bekommen jeden Tag Pressemitteilungen in Hülle und Fülle.
Die Redakteure selektieren dann die interessantesten Nachrichten für Ihre Leser aus. Da jede Pressemitteilung nach einem ganz klaren Muster aufgebaut ist, der den geübten Journalisten mit wenig Zeitaufwand erkennen lässt, ob die News etwas für seine Zeitung ist, würden Mitteilungen, die nicht diesem Muster entsprechen einfach negativ auffallen.
Spätestens bei der zweiten oder dritten Mitteilungen von Ihnen würde sich der Redakteur gar nicht mehr die Mühe machen, die relevanten Daten aus dem Schreiben herauszusuchen.
Die 5 W-Fragen
Nach einem Betreff, mit der Hauptaussage Ihrer Presse-Info, und der Anrede ist der erste Satz in der Pressemitteilung entscheidend. Möglichst genau und konkret müssen Sie nun die 5 W-Fragen beantworten:
- Wo?
- Wann?
- Wer?
- Was?
- Warum?
Im zweiten Abschnitt können dann unwichtigere Details beschrieben werden.
Wichtig: Es ist absolut tabu Wertungen abzugeben. Objektivität ist gefragt.
Der dritte Abschnitt kann ein Zitat enthalten. In dem Zitat kann dann auch eine Wertung enthalten sein.
Aufgebaut ist eine Pressemitteilung also von wichtig bis unwichtig. Diese klare Struktur ist unbedingt beizubehalten.
Am Ende jeder PM sollte auch ein Ansprechpartner, Telefon- und Faxnummer sowie E-Mailadresse zu finden sein.
Quelle: vnr.de

Ihr Verein ist doch nicht von gestern!

Vereine machen der Bevölkerung Angebote. Wie aber kommt es, dass immer mehr Vereine den Verlust von Mitgliedern verzeichnen und gleichzeitig größte Probleme haben, neue „Aktive“ zu gewinnen? Einer der Gründe könnte auch darin liegen, dass das Angebot nicht mehr zeitgemäß ist, gar keine vorhanden sind, oder zumindest einen Teil der Mitglieder nicht überzeugt. Wie unsere Gesellschaft, so müssen sich auch die Vereine einem stetigen Wandel unterziehen. Die Gesellschaft wird immer älter, aber haben wir auch für diese Altersgruppe Angebote? Dieser Beitrag soll Ihnen zeigen, wie Sie erkennen, welche Angebote nur eine kosmetische Veränderung (einen neuen Namen) benötigen, welche angepasst oder geschaffen werden müssen und welche Möglichkeiten sich dadurch für Ihren Verein ergeben.

„Das war schon immer so“

Wenn in Vereinen über Veränderungen diskutiert wird, hört man häufig das „Argument“: „Das war doch schon immer so“. Doch ist das wirklich eine Rechtfertigung? Dann wäre die Menschheit ausgestorben, weil sie immer noch auf Mammut-Jagd ginge, obwohl es diese Tiere gar nicht mehr gibt. Der Verein als lebendiges Glied der Gesellschaft muss sich auch deren Veränderungsprozessen unterziehen.
Ein gutes Beispiel sind hier die Turnvereine, die heute zwar noch immer nach dem alten Lateinersprichwort „Mens sana in corpore sano“ (Ein gesunder Geist in einem gesunden Körper) handeln, aber durchaus hochmoderne Fitness-Angebote präsentieren, Cardio-Gymnastik für Herzkranke offerieren und in vielen anderen Bereichen sich als hochmoderne Sporteinrichtungen profilieren.
Doch jetzt einfach „wild drauflos“ verändern, wird nichts bringen. Sie müssen erkennen, wo die Angebotsschwächen liegen. Dazu ist es wichtig, die entsprechenden Signale auch wahrzunehmen.

Austritte nicht einfach hinnehmen

Austritte wird jeder Verein bedauern. Aber meist werden sie mehr oder weniger schweigend hingenommen. Doch hier handelt es sich um ein Warnsignal. Bei Vereinen mit unterschiedlichen Abteilungen lässt sich beispielsweise an der Zahl der Austritte erkennen, ob das Angebot einzelner Abteilungen nicht mehr angenommen wird.
Hier muss natürlich erst einmal geklärt werden, warum es zu der Austrittswelle kommt. Das muss ja nicht immer am Angebot liegen. Ein neuer Trainer kann beispielsweise von den Spielern schlicht abgelehnt werden (was nicht einmal etwas über die Fähigkeiten des Trainers aussagt).
Grundsätzlich lohnt es sich, bei jedem Austritt einen „Halte-Brief“ zu schreiben und diesen mit einem Fragebogen zu verbinden, der hinterfragt, warum der Verein verlassen wurde.

Praxis-Tipp:
Grundsätzlich lohnt es sich, bei jedem Austritt einen „Halte-Brief“ zu schreiben und diesen mit einem Fragebogen zu verbinden, der hinterfragt, warum der Verein verlassen wurde
Können Sie die Austritte maschinell in einer Tabelle erfassen, hilft Ihnen dies bei der Auswertung. Die Tabelle sollte Alter, Geschlecht, Art der Mitgliedschaft (Aktiv, Passiv, Abteilungszugehörigkeit) unterscheiden. Zu Beginn sollte die Zahl der Mitglieder zu Beginn der Aufzeichnungen stehen. Darauf folgt – monatlich – die Zahl der Zu- und Abgänge. Mit dieser Statistik sehen sie leichter wo es in ihrem Verein harkt.

Mitglieder ernst nehmen

Die Nachbearbeitung eines Austritts ist eine wichtige Sache – aber eigentlich kommt diese Maßnahme zu spät. Ein Mitglied, das so weit geht, dass es austritt, ist nur sehr schwer wiederzugewinnen. Der Verein muss bereits reagieren, bevor die Mitglieder den Verein verlassen. Darum ist es wichtig, dass der Verein auf der einen Seite die Mitglieder über alle Aktivitäten informiert und andererseits auch genau beobachtet, wie sich die Mitglieder zu den einzelnen Angeboten stellen.
Dabei ist besonders der Alterszyklus zu berücksichtigen. Werden Aktivitäten von Älteren wahrgenommen, während sich die jüngeren Vereinsmitglieder eher zurückhaltend verhalten, ist abzusehen, dass sich die Sparte des Vereins nicht mehr auf Dauer halten kann. Dann sollte intern bereits überlegt werden, wie man das Angebot modernisieren kann oder wodurch es ersetzt werden sollte.

Manchmal machts der Name

Geht es darum, neue Mitglieder für Vereinsangebote zu interessieren, prüfen Sie auch einmal, ob der Name Ihres Angebots noch zeitgemäß ist. Man mag sich darüber ärgern, dass immer mehr englische Begriffe in unsere Sprache einziehen. Aber ein „Verein für zielgerichtetes Wandern“ wird es schwer haben gegen den „Walking-Club“ – obwohl beide Vereine das Gleiche anbieten.
Wenn es auch im Sportbereich besonders deutlich wird – dieses Problem gilt auch für andere Vereine. „Hamburger Hafen- und Heimatlieder“ kommt bei jüngeren Menschen nicht so gut an wie beispielsweise „Norddeutsche Folklore“. Aber bitte nicht übertreiben und daraus auch noch „Northern Folk“ machen. Sie dürfen die Namen ihrer Angebote zwar modernisieren, aber es dürfen daraus keine Mogelpackungen entstehen.

So prüfen Sie Ihre Vereinsangebote

Um einen Überblick zu erhalten, sollten Sie jedes Angebot Ihres Vereins unter die Lupe nehmen. Dabei analysieren Sie, welche Mitglieder das Angebot nutzen. Unterscheiden Sie hierbei nach Altersstufen und geben Sie die Anzahl der Teilnehmer in absoluten Zahlen und in Prozent der Mitglieder an.
Praxis-Tipp:
Nachdem Sie die Teilnehmerzahlen eingetragen haben, bewerten Sie die einzelnen Angebote als „optimal“, „erhaltungswürdig“ oder „nicht zu halten“. Dabei sollten Sie die folgenden Punkte bedenken:
- Beteiligen sich mehr jüngere als ältere Mitglieder an einem Angebot, dürfte das Angebot Bestand haben und kann zunächst als „optimal“ eingestuft werden.
- Ist die Zahl der älteren Teilnehmer höher, besteht die Gefahr, dass das Projekt aussterben wird. Hier ist die Frage, ob das Programm erhaltungswürdig ist oder nicht mehr gehalten werden kann.
- Sind aber prozentual sehr viele Mitglieder des Vereins im Angebot aktiv, ist das Programm in jedem Fall erhaltungswürdig. Denn sonst würde der Verein in der aktuellen Situation Schaden nehmen.
- Kann das Angebot auch für eine kleine Gruppe aufrechterhalten werden, ohne dass hierfür neue Kosten entstehen, kann es ebenfalls als erhaltungswürdig eingestuft werden.
- Kommen Sie zu dem Ergebnis, dass ein Projekt nicht mehr erhalten werden kann, sollten Sie daran gehen, nach einer Alternative zu suchen, die das Angebot ersetzen beziehungsweise ablösen kann.

So finden Sie die richtigen Angebote

Um die richtigen Angebote für Ihren Verein zu finden, müssen Sie Alternativen nach mehreren Kriterien prüfen:
- Ist das Angebot durch die Satzung gedeckt? Wenn nicht, können Sie sich weitere Prüfungen sparen, das Angebot kommt für Ihren Verein nicht infrage (es sei denn, es soll im Geschäftsbetrieb des Vereins geführt werden).
Findet das Angebot eine positive Resonanz in der Öffentlichkeit? Dies kann von Region zu Region unterschiedlich sein. Es gibt auch Angebote, die durchaus umstritten sind. So könnte beispielsweise ein
- Schützenverein, der einen Paintball-Parcours einrichtet, dabei ein Eigentor schießen.
- Mit welchen Kosten ist die Neueinführung verbunden? Kann der Verein dies finanziell leisten?
- Ist damit zu rechnen, dass Mitglieder eines Angebotes, dessen Aufgabe geplant ist, in diesen neuen Bereich wechseln? Wenn nicht, alle anderen Kriterien aber positiv gesehen werden, sollte man das Projekt zwar verfolgen, das alte Angebot aber nicht sofort aufgeben.
Um auf die richtigen Ideen zu kommen, ist das Internet eine wahre Fundgrube. Hierzu ein Tipp: Rufen Sie die Seiten von Orten oder Städten auf, die ungefähr genauso groß und strukturiert sind, wie Ihr Ort. Auf den Seiten der Kommunen finden Sie fast immer einen Verweis auf die Vereine des Ortes oder der Stadt. Schauen Sie hier nach, was dort geboten wird. So werden Sie schnell eine ganze Reihe von neuen Ideen finden.

Alles mit Bedacht

Wenn wir am Anfang gesagt haben, dass man das Argument „Das haben wir doch immer so gemacht“ nicht gelten lassen sollte, heißt das jetzt nicht, dass man alles über Bord werfen sollte. Das käme einer Neugründung des Vereins gleich. Unsere Bemühungen zielen aber auf eine Weiterführung des Vereins ab.
Bevor Sie deshalb darangehen, die Vereinsangebote zu verändern, teilweise sogar aufzugeben, sollten Sie dies in aller Ruhe mit den Vereinsmitgliedern diskutieren. Überrollen Sie sie bitte nicht mit neuen Ideen und Vorschlägen. Gerade die „Gewohnheitstiere“ sind oft die aktivsten Mitglieder des Vereins. Diese würden aber durch eine zu rasche Veränderung des Vereins verschreckt und im Extremfall dem Verein den Rücken zuwenden.
Nutzen Sie deshalb folgenden „Fahrplan“, um die Modernisierung des Vereinsangebotes vorzunehmen:
1. Stufe:
Stellen Sie fest, ob bei den einzelnen Angeboten Veränderungsbedarf besteht. Kommen Sie zu dem Schluss, dass kein Bedarf besteht, sollten Sie auch nichts ändern. Gehen Sie aber kritisch an die Sache heran.
2. Stufe:
Besteht Veränderungsbedarf, bringen Sie dies im Verein zur Sprache. Machen Sie beispielsweise deutlich, dass die Abteilung XYZ überaltert ist und mittel- bis langfristig so nicht gehalten werden kann.
3. Stufe:
Suchen Sie zunächst nach Wegen, das Angebot zu modernisieren, ohne es abzuschaffen. Denken Sie dabei auch an den Hinweis, dass häufig ein neuer Name neuen Schwung in die Sache bringt.
4. Stufe:
Sehen Sie keine Chance der Modernisierung und soll ein Angebot abgeschafft werden, klären Sie erst einmal, ob dieses Angebot den Verein überhaupt belastet. Sollte das Angebot so ausgestattet sein, dass in Zukunft keine größeren Kosten zu erwarten sind, sollten Sie das Angebot bestehen lassen – parallel aber eine Alternative aufbauen, damit kein Loch entsteht, wenn das alte Angebot „mangels Interesse“ eingestellt werden muss.
5. Stufe:
Neue Projekte müssen vom Verein getragen werden und dürfen deshalb nicht „im Alleingang“ gestartet oder umgesetzt werden. Darum sollte die Umsetzung neuer Aktivitäten in Ruhe diskutiert werden. Danach wird eine Projektgruppe gebildet, die die Modernisierungsmaßnahmen oder Neuinstallation von Angeboten übernimmt. Dabei sollten möglichst schon Vereinsmitglieder beteiligt werden, die sich später auch in dem neuen Projekt engagieren wollen.
Praxis-Tip: Wenn ihr Vorstand noch keinen zuständigen für Breitensport hat – das sollten sie schnellstmöglich ändern -, dann richten sie eine projektbezogene Arbeitsgruppe ein. In ihr sollten sich alle Gruppen des Vereins wieder finden. Überlegen sie, was können wir z.B. im Sommer in der ungenutzten Hockey- oder Tennishalle anbieten. Welche Angebote für die ehemals Aktiven im Club halten? Sammeln sie erst einmal alle Ideen, bevor sie überprüfen ob sie umzusetzen sind. Hüten sie sich vor den Totschlagargumenten „das haben wir schon versucht“ oder „das geht nicht“.
Quelle: Redmark/Verein, Hartmut Fischer, Betzdorf

Eigenen Ziele zu verfolgen, um für die Zukunft gerüstet zu sein

Warum haben so viele Vereine Existenzängste, warum sind die Kassen knapp? Auf welche Faktoren kommt es an, damit man das Schiff (also den Verein) in die richtige Richtung lenkt? Fragen über Fragen. Ich will nicht behaupten, dass ich die Patentlösung für jedes Problem habe. Ich möchte Ihnen aber einen Eindruck vermitteln, wer das entscheidende Glied bei unserer Vereinsarbeit ist: Der Mensch.
Vereine sind oft wie Züge: Träge und auf ihrem Weg unbeirrlich. Ein einfaches Abbiegen gibt es nicht. Vorher müssen erst eine Reihe von Leuten beauftragt werden, damit die Weichen neu gestellt werden können. Nennen wir das einfach mal traditionell.
Bei all der Trägheit ist es oft nicht möglich, den richtigen Zeitpunkt für Veränderungen zu finden. Vieles läuft einfach viel zu spät ab (wer böses denkt, erkennt auch hier wieder eine Beziehung zur Bahn). Im Verein haben wir es aber mit Individuen zu tun. Individuen, deren persönliche Interessen sich im Laufe der Geschichte sehr stark gewandelt haben. Daher ist es wichtig zu wissen, wohin die Entwicklung zukünftig geht.
Die Menschen heutzutage haben nicht mehr nur ein Hobby. Früher war dies gang und gäbe. Da gab es nur den Fußballer oder den Taubenzüchter. Heutzutage gibt es den taubenzüchtenden Fußballer, der zweimal in der Woche noch ins Fitnessstudio geht um dort an seiner Körperästhetik und hinterher in der Sauna an seiner Gesundheit zu arbeiten. Die Freizeitbeschäftigung der Menschen von heute hat sich zu früher absolut gewandelt. An dem Beispiel erkennen wir auch zugleich das Problem: Es gibt keinen Verein, der all diese Aspekte für sich in Anspruch nimmt. Muss es auch nicht. Wichtig ist, was man aus diesem Wissen macht!

TIPP 1


Versuchen Sie das Angebot Ihres Vereins für Mitglieder und Interessenten breiter aufzustellen. Dabei sollen Sie die Vision Ihres Vereins nicht verlieren. Sie sollten aber das veränderte Konsumentenverhalten in Ihrem Angebotsrepertoire berücksichtigen.

TIPP 2


Entdecken Sie neue Felder, in die Ihr Verein hineinschlüpfen kann. Hierzu muss man den Markt vorher gründlich sondieren. Was gibt es? Was wird verlangt? Wohin geht der Trend?
Wichtig sind hier Nischen. Alleinstellungsmerkmale sind auch für Vereine Gold wert.

TIPP im TIPP: Teure Marktforschungsagenturen werden sich Vereine wohl kaum leisten können. Klopfen Sie doch mal bei der örtlichen Universität an. Oft suchen Professoren Praxisprojekte für ihre Studenten. Meist sind diese auch kostenlos. Fragen Sie einfach mal nach.

TIPP 3


Wie wäre es einfach mit Abgucken? Was in der Wirtschaft funktioniert, wieso sollte das schlecht für Ihren Verein sein? Gucken Sie sich um. Welcher Verein ist erfolgreich? Hierzu hilft es, wenn Sie als erstes in Ihrer Umgebung auf die Suche nach erfolgreichen Vereinen gehen. Auch Vereine, die bereits großen Erfolg haben (egal ob ökonomisch, sportlich oder sozial), können von anderen Vereinen profitieren. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass Vorstände gerne Auskunft über die Entwicklungen und Schritte geben, die ihren Verein erfolgreich gemacht haben. Meine Bitte an Sie: Trauen Sie sich, andere Vereine auf ihren Weg zum Erfolg anzusprechen!

TIPP 4


Um an wichtige Informationen über die aktuellsten Entwicklungen und Trends zu erlangen, kann es auch hilfreich sein, Sportmessen, Galas oder Kongresse zu besuchen. Hier erfährt man aus erster Hand die neuesten Informationen. Hervorragend ist auch, dass man in der Regel Unternehmer und Vorstände als Referenten hat. So kann man schön differenzieren und für sich selbst den richtigen Weg aussuchen, die eigenen Ziele zu verfolgen, um für die Zukunft gerüstet zu sein.
Quelle: vnr.de

Vereinsverwaltung:
Richtige Materialverwaltung für das Inventar

Die richtige Materialverwaltung gehört zum kleinen Einmaleins in der Vereinsverwaltung. Im Zuge der Inventarisierung wird ein Gegenstand in das Vermögen des Vereins aufgenommen. Hierzu ist es wichtig, dass dem Gegenstand eine Inventar-Nummer zugeordnet ist. In diesem Artikel erläutere ich Ihnen, was Sie alles dazu wissen sollten.

Vereinsverwaltung: Inventarisierung


Haben Sie schon einmal etwas über Inventarisierung gehört? Ein scheußliches und sich sehr wissenschaftlich anhörendes Wort. Aber der Sinn hinter diesem buchhalterischen Begriff ist simpel:
Im Zuge der Inventarisierung wird ein Gegenstand in das Vermögen des Vereins aufgenommen. Hierzu ist es wichtig, dass dem Gegenstand eine Inventar-Nummer zugeordnet ist.

Karteikarte oder Excel?


Der Wert der Gegenstände in einem Verein können beachtliche Summen ausmachen. Hierzu gehören Sportgeräte, Massagebänke, Computer genauso dazu wie zum Beispiel die Fritteuse. An sich reicht es, wenn Sie Ihr Inventar in einer Karteikarte erfassen.
Mein Tipp: Heutzutage hat doch fast jeder Computer "Excel" installiert. Alternativ kann man selbstverständlich auch auf andere Office-Programme zurückgreifen. Da gibt es ja eine ganze Reihe von kostenpflichtigen sowie kostenlosen Anwendungen. Jedoch ist es ganz egal wie Sie inventarisieren. Jeder Verein muss dafür Sorge tragen, dass regelmäßig aktualisiert und kontrolliert wird. Ein großer Vorteil der EDV ist es, dass Veränderungen schnell und einfach erfasst werden können.

Vereinsverwaltung: Folgende Daten sollten auf der Inventarkarte erfasst werden

Bezeichnung des Gegenstandes
Die richtige Bezeichnung des Fabrikats bzw. Models
Der Anschaffungspreis
Wo wurde der Gegenstand gekauft?
Wie und wo wird der Gegenstand eingesetzt?
Inventarisierungs-Daten wie zum Beispiel die Inventarnummer
Abschreibung
Eventuelle Garantiedauer
Des Weiteren können auch Reparaturen, Umbauten etc. ebenfalls auf der Inventarkarte enthalten sein. Dies macht durchaus Sinn.
Quelle: vnr.de

Die E-Bilanz kommt: Auch für Vereine?

Das Steuerbürokratieabbau Gesetz hat das Einkommensteuergesetz um einen neuen § 5b erweitert. Dieser regelt die elektronische Einreichung von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Steuerpflichtige, die ihren Gewinn nach § 4 Abs. 1, § 5 oder § 5a EStG ermitteln, müssen demnach den Inhalt der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung übermitteln.
In den Anwendungsbereich der Vorschrift fallen Gewerbetreibende, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, oder die ohne eine solche Verpflichtung freiwillig Bücher führen und regelmäßig Abschlüsse machen (§ 5 Abs. 1, § 5a EStG), und Steuerpflichtige, die ihren Gewinn durch Betriebsvermögensvergleich vermehrt um den Wert der Entnahmen und vermindert um den Wert der Einlagen ermitteln (§ 4 Abs. 1 EStG).
Verpflichtet sind nur die Steuerpflichtigen, die entweder aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder freiwillig bilanzieren; § 5b EStG schreibt die Übermittlung der Bilanzdaten bzw. der Daten der Gewinn- und Verlustrechnung vor.

Was bedeutet das für Vereine?

Bei Gesellschaften und Vereinen, die den Status der steuerlichen Gemeinnützigkeit haben, liegen einige Besonderheiten vor. In der Regel ist ertragsteuerlich relevant nur der Bereich des steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs. Da für diesen keine gesetzliche Ausnahmereglung existiert, sind grundsätzlich auch Vereine zur Abgabe einer E-Bilanz verpflichtet.
Zu beachten sind aber bei einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zum einen die Besteuerungsgrenze (Einnahmen einschließlich USt von 35.000 Euro) bzw. die Buchführungsgrenzen (500.000 Euro Umsatz/50.000 Euro Gewinn).  Vereine, deren Einnahmen aus allen steuerpflichtigen Geschäftsbetrieben die Besteuerungsgrenze nicht übersteigen, brauchen keine Gewinnermittlung vornehmen. Der gemeinnützige Verein ist in diesem Fall lediglich verpflichtet, seine Einnahmen und Ausgaben ordnungsgemäß aufzuzeichnen (§ 63 Abs. 3 AO). Übersteigen die Einnahmen die Besteuerungsgrenze, ist bis zum Überschreiten der Buchführungsgrenzen eine Einnahme-Überschuss-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG) zu erstellen. Hierbei gilt es zu beachten, dass das Formular EÜR ab dem Veranlagungsjahr 2011 elektronisch abzugeben ist. Werden die Buchführungsgrenzen überschritten, ist – spätestens nach Aufforderung durch das Finanzamt – eine Buchführung mit Jahresabschluss abzugeben. Und dann ist demnächst diese Bilanz elektronisch nach den Vorgaben der Finanzverwaltung einzureichen!
Praxis-Tipp:
Unterhält ein gemeinnütziger Verein neben dem ideellen Bereich bzw. der Vermögensverwaltung auch die Sphären des Zweckbetriebes oder des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebes ist eine differenzierte Buchhaltung (Kostenrechnung) sinnvoll. Hier ist frühzeitig zu schauen, ob die verwendete Buchhaltungssoftware den elektronischen Anforderungen der Finanzverwaltung genügt!

Was ist zu übermitteln?

Die Übermittlung einer eigenständigen Steuerbilanz ist nicht vorgeschrieben, aber möglich. Die Steuerpflichtigen können auch, wie es bislang von vielen praktiziert wird, eine Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung (§ 60 EStDV) übermitteln. Die neue Regelung stellt eine reine Verfahrensvorschrift dar, es werden keine weiteren gesetzlichen Buchführungs- oder Aufzeichnungspflichten generiert.

Wann gilt die neue Regelung?

Das Gesetz hat zunächst eine Anwendung für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2010 beginnen, vorgesehen. Die elektronische Übermittlung hätte danach in 2012 erfolgen müssen. Die Vorbereitungen/technischen Umstellungen hätten dann schon in 2010 getroffen werden müssen. Das Bundesministerium der Finanzen hat ganz aktuell im Entwurf eine Rechtsverordnung vorgelegt, die den Anwendungszeitpunkt um ein Jahr verschiebt. Die erforderliche Zustimmung des Bundesrates am 17. Dezember 2010 gilt als sicher. In einer Pilotphase soll das Verfahren im nächsten Jahr geprüft werden. Diese Zeit sollten auch Vereine zur Vorbereitung auf die E-Bilanz nutzen.

Ausnahme Härtefallregelung

Das Einkommensteuergesetz sieht eine Härtefallregelung vor, danach kann die Finanzbehörde auf Antrag zur Vermeidung unbilliger Härten auf eine elektronische Übermittlung verzichten. Die Entscheidung über den Antrag steht im Ermessen der Behörde. Allerdings regelt die Abgabenordnung (§ 150 Abs. 8 AO), dass einem solchen Antrag zu entsprechen ist, wenn eine Erklärungsabgabe nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung für den Steuerpflichtigen wirtschaftlich oder persönlich unzumutbar ist. Dazu werden zwei Beispiele genannt. Unzumutbarkeit liegt insbesondere dann vor, wenn die Schaffung der technischen Möglichkeiten für eine Datenfernübertragung des amtlich vorgeschriebenen Datensatzes nur mit einem nicht unerheblichen finanziellen Aufwand möglich wäre oder wenn der Steuerpflichtige nach seinen individuellen Kenntnissen und Fähigkeiten nicht oder nur eingeschränkt in der Lage ist, die Möglichkeiten der Datenfernübertragung zu nutzen.
Praxis-Tipp:
Lohnsteuer-Anmeldungen bzw. Umsatzsteuervoranmeldungen sind schon elektronisch einzureichen. Hier gelten ähnliche Härtefallregelungen, auf die man sich ggf. berufen kann.
Übermittelt der Steuerpflichtige die Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung in Papierform, kann darin ein Antrag auf Verzicht auf die elektronische Übermittlung gesehen werden. Erfolgt die Veranlagung durch die Finanzbehörde, ohne die elektronische Übermittlung nachzufordern, kann darin eine stillschweigende Bewilligung des Antrags gesehen werden. Allerdings nur für den betreffenden Veranlagungszeitraum, nicht für folgende Veranlagungszeiträume. Diese Befreiung erstreckt sich lediglich auf die elektronische Übermittlung der im Gesetz genannten Daten, eine Übermittlung in Papierform bleibt davon unberührt. Gegen die Ablehnung des Antrags kann Einspruch (§ 347 AO) erhoben werden. Nach erfolglosem Vorverfahren kann Verpflichtungsklage (§ 40 FGO) erhoben werden.

Technische Grundlagen

Das Projekt E-Bilanz ist im Rahmen des Bund-Länder-Vorhabens KONSENS (Koordinierte neue Software-Entwicklung für die Steuerverwaltung) angesiedelt. Innerhalb des Projektes hat man sich darauf geeinigt, als Instrument zur Datenübermittlung den in der Wirtschaft bereits bekannten Standard XBRL (eXtensible Business Reporting Language) zu verwenden. XBRL ist ein frei verfügbarer, international akzeptierter Standard für die Finanzberichterstattung, der es ermöglicht, Daten in standardisierter Form aufzubereiten, sodass der Empfänger sie ohne Weiteres verarbeiten kann und die Daten damit auch für verschiedene Zwecke nutzbar sind. XBRL wird bereits für die Veröffentlichung im elektronischen Bundesanzeiger genutzt.
Innerhalb des Projektes E-Bilanz wurden die fachlichen und technischen Grundlagen in verschiedenen Arbeitsgruppen (AG Taxonomie Steuer) erarbeitet. Vertreter der Finanzverwaltung, der Steuerberater-, Wirtschaftsprüfer- und Rechtsanwaltskammer, der Industrie- und Unternehmensverbände sowie Vertreter verschiedener Softwarehäuser erörterten die Mindestinhalte des zu übermittelnden Datensatzes. Dem für die steuerliche Deklaration erarbeiteten Datenschema liegt die – um verschiedene steuerliche Elemente erweiterte – HGB-Taxonomie 4.0 des XBRL Deutschland e. V. zugrunde.
Eine Taxonomie ist hier ein Gliederungsschema, vergleichbar einem Kontenrahmen. Die Taxonomien bilden die handelsrechtlichen Regelungen ab, sie enthalten unter anderem die Module „Bilanz“, „Gewinn- und Verlustrechnung“, „Ergebnisverwendung“, „Kapitalkontenentwicklung“. Die Werte aus der Buchführung können den einzelnen Positionen der Taxonomie zugeordnet werden (sog. Mapping).
Der HGB-Taxonomie liegt hinsichtlich des Aufbaus der Bilanz und der GuV das Gliederungsschema des Handelsgesetzbuches zugrunde, allerdings ist die Gliederungstiefe weitergehend. 

Vorgaben des Finanzministeriums

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat sich Anfang des Jahres mit zwei Schreiben zur Anwendung des § 5b EStG positioniert. Darin werden zunächst der Gegenstand der elektronischen Übermittlung und dann Form und Inhalt der Datenübermittlung erläutert. Der Umfang der zu übermittelnden Daten soll sich aus den Taxonomie-Schemata ergeben, die mit gesondertem Schreiben des BMF (vgl. Entwurf vom 31.08.2010) veröffentlicht werden. Bei der Festlegung des zu übermittelnden Dateninhalts wird die HGB-Taxonomie des XBRL Deutschland e. V. zugrunde gelegt. Diese Taxonomie ist erweitert worden, um alle nach steuerlichen Vorschriften erforderlichen Positionen abzudecken.
Ende August hat das BMF zur weiteren Konkretisierung der gesetzlichen Anforderungen im Entwurf ein Schreiben mit den zu verwendenden Taxonomien veröffentlicht Diese jetzt im Entwurf vorliegende für steuerliche Zwecke angepasste Taxonomie überschreitet bei Weitem die Gliederungstiefe des HGB.
Der sog. Mindestumfang legt bestimmte Positionen fest, die zwingend zu übermitteln sind, sie sind als solche gekennzeichnet („Muss-Felder“). Diese Positionen müssen im zu übermittelnden Datensatz enthalten sein, auch wenn die Position keinen Wert besitzt.
Allerdings sind Erleichterungen vorgesehen, sofern sich ein Muss-Feld nicht mit Werten füllen lässt. Z. B. weil aufgrund der Rechtsform des Unternehmens kein dem Muss-Feld entsprechendes Buchungskonto geführt wird, ist zur erfolgreichen Übermittlung des Datensatzes die entsprechende Position „leer“ (technisch: NIL-Wert) zu übermitteln, so das Entwurfschreiben des BMF.
Auch die sog. Auffangpositionen schaffen Erleichterungen. Ein Steuerpflichtiger kann diese nutzen, wenn sich eine durch Muss-Felder vorgegebene Differenzierung für einen bestimmten Sachverhalt nicht aus der Buchhaltung ableiten lässt. Sie sind vorgesehen, um Eingriffe in das Buchungsverhalten möglichst zu vermeiden, aber dennoch einen möglichst hohen Grad an Standardisierung zu erreichen.
Es lässt sich noch nicht tatsächlich einschätzen, in welchem Umfang sich für die betroffenen Steuerpflichtigen ein Mehraufwand ergibt. So kann sich bei der Übermittlung der Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung eine Umgliederung der Positionen ergeben, da die Positionen, die nicht den steuerlichen Vorschriften entsprechen, im Rahmen einer standardisierten Überleitungsrechnung auf die steuerlichen Muss-Positionen übergeleitet werden müssen. Der Mehraufwand kann vermieden werden, wenn die steuerlichen Muss-Positionen bereits bei der Erstellung der Handelsbilanz Berücksichtigung finden. Dies kann erreicht werden durch eine Aufnahme der Muss-Positionen in die bestehenden Kontenrahmen. Aufgrund der Erweiterung der Gliederungstiefe erweitert sich der Kontenrahmen, womit auch eine Änderung der Kontenzuordnungen und der Buchungsanweisungen einhergeht.
Praxis-Tipp:
Vereine tun in diesem Falle gut daran, dem fachkundigen Rat eines Steuerberaters zu folgen, der für die erforderliche elektronische Übermittlung der richtigen Daten sorgen kann.
Quelle: Redmark/Verein, Jörg Schwenker und Claudia Kalina-Kerschbaum, Berlin