Spenden im Verein
Aus der Sicht der gemeinnützigen Körperschaften sind Spenden grundsätzlich steuerfreie Einnahmen im ideellen Bereich. Spenden steuerfrei einnehmen zu können, ist einer der Hauptgründe, weshalb insbesondere Vereine den Gemeinnützigkeitsstatus anstreben.
Es war das Hauptanliegen der Bundesregierung, die Spendenbereitschaft zu erhöhen und damit die Finanzmittel der gemeinnützigen Organisationen für ihre Zweck- und Zielverfolgung zu verbessern. Dies sollte über steuerliche Erleichterungen und Vereinfachungsmaßnahmen erreicht werden. Mit der Änderung des § 10b EStG und weiterer spendenrechtlicher Vorschriften wurde dies mit Wirkung ab 2007 gesetzgeberisch umgesetzt.
Diese Änderungen wirken sich auch auf die sog. Spendenbescheinigungen aus.
Sammeln von Spenden
Wenn die einfache Nutzung persönlicher Beziehungen nicht mehr ausreicht, um ab und an ein paar Euro für die Vereinskasse einzuwerben, müssen Sie systematisch vorgehen. Das Sammeln von Spenden ist dann wie das Verkaufen eines Produktes am Markt: Der Verein verwirklicht eine gute Idee und Unterstützer geben Geld, Sachleistungen oder persönliche Hilfe. Also: Eine Marketingaufgabe.
Wenn Sie eine Spendenkampagne entwickeln wollen, denken Sie an folgende Punkte:
1. Festlegung der Spendenhöhen
2. die Zahlungswege für die Spenden
Auf welchen Wegen können die Spender ihr Geld loswerden?
3. die Art der Spendenwerbung
Wie soll der Spendenaufruf an die Zielgruppe gelangen?
4. die vorgesehenen Gegenleistungen
Kleine Anerkennung für die Unterstützung.
Bescheinigung von Spenden
Alle als steuerbegünstigt anerkannten Vereine sind berechtigt, selbst unmittelbar Spenden entgegenzunehmen und hierüber Zuwendungsbestätigungen (früher: Spendenbescheinigungen) auszustellen.
Die Vorlage der Zuwendungsbestätigung über eine steuerbegünstigte Zuwendung ist eine unerlässliche materielle Voraussetzung für den Abzug von Spenden. Vereine sind deshalb verpflichtet, nach einem amtlichen Muster Zuwendungsbestätigungen zu erstellen. Diese sind von dem oder den gesetzlichen Vertretern zu unterzeichnen. Von jeder Zuwendungsbestätigung ist ein Doppel aufzubewahren. Dies für 10 Jahre!
Spenden bis 200 Euro
Bei der Gemeinnützigkeitsreform 2007 hat es eine Vereinfachungsregelung bei sog. Kleinspenden gegeben. Dies bedeutet, dass es für Spenden bis zu 200 Euro (bisher 100 Euro) genügt, wenn ein Einzahlungs- oder Überweisungsbeleg für eine Einzelspende bis zu diesem Betrag vorgelegt wird.
Spenden: Überprüfung der Leistung
Für unrichtig oder falsch ausgestellte Zuwendungsbestätigungen unterliegt der Verein der sehr strengen Spendenhaftung. Prüfen Sie zuvor stets, ob tatsächlich eine echte Spende vorliegt.
Der gemeinnützige Verein muss für empfangene Leistungen, egal ob Sach- oder Geldspenden, immer prüfen, ob die Zuwendung
- freiwillig und
- ohne Gegenleistung erfolgt ist, und
- ob dies bei dem Spender zu einem (nachweisbaren) Vermögensabfluss führt.
Spenden und Haftung
Im Zusammenhang mit der Neuregelung des Spendenabzugs wird das Haftungsrisiko etwas reduziert. Bisher musste mit einer Haftungssumme von 40 % des zugewendeten Betrages bei der Einkommensteuer und ggf. 10 % bei Auswirkung in der Gewerbesteuer gerechnet werden. Diese Zahlen reduzieren sich nunmehr auf 30 % des zugewendeten Betrages bei der Einkommensteuer und 15 % bei der Gewerbesteuer.
Die häufigsten Fragen
Begünstigte Zwecke - was hat sich geändert?
Bisher sind die steuerlich abzugsfähigen Spenden als "Ausgaben zur Förderung mildtätiger, kirchlicher, religiöser, wissenschaftlicher und der als besonders förderungswürdig anerkannten gemeinnützigen Zwecke" bezeichnet worden (§ 10b Abs. 1 EStG 1).
Im Rahmen der Neuordnung des Gemeinnützigkeitsrechts sind die begünstigten Zwecke der Vereine und Stiftungen in den §§ 52 bis 54 der Abgabenordnung abschließend aufgezählt.
Damit lautet, entsprechend der neuen Gesetzesfassung durch das Gesetz zur weiteren Stärkung des bürgerschaftlichen Engagements, § 10b Abs. 1 EStG zunächst mit Wirkung ab 2007 wie folgt: "Zuwendungen (Spenden und Mitgliedsbeiträge) zur Förderung steuerbegünstigter Zwecke im Sinne der §§ 52 bis 54 der Abgabenordnung … "sind steuerlich abzugsfähig.
Zuwendungen - was ist genau damit gemeint?
Die bisher enthaltenen Begriffe der Ausgaben und Zuwendungen werden zusammengefasst zu dem Begriff "Zuwendungen". Gleichzeitig wird in einem Klammerzusatz klargestellt, dass damit Spenden und Mitgliedsbeiträge gemeint sind. Bisher war diese Regelung in § 48 Abs. 3 EStDV enthalten. Zu den Mitgliedsbeiträgen gehören unverändert auch Umlagen und Aufnahmegebühren. Ausnahmen der Abzugsfähigkeit von Mitgliedsbeiträgen werden nachstehend erläutert.
Die häufigsten Fallen
Bei Spenden über 200 Euro liegen keine Bestätigungen vor
Bei Spenden über 200 Euro sollte der Zuwendungsempfänger grundsätzlich eine Zuwendungsbestätigung ausstellen. Die Spendenbescheinigungen müssen dabei die Angaben aus den amtlich vorgeschriebenen Vordrucken enthalten. Liegt eine solche nicht vor, ist die Zuwendung steuerlich nicht abzugsfähig.
Es wird ein zu hoher Spendenwert bescheinigt
Wird bei Sachspenden ein unzutreffender, zu hoher Spendenwert bescheinigt, wird nicht nur die rechnerische Differenz zum "richtigen" Wert als Haftungs-Bemessungsgrundlage herangezogen. Es wird vielmehr der vollständige Betrag nach der ausgestellten Zuwendungsbescheinigung zu Grunde gelegt.
Das Vereinsvermögen deckt die Rückspende nicht
Kann der Verein bei Rückspenden, z. B. aus nicht ausbezahlten Übungsleitervergütungen, den Nachweis nicht erbringen, dass das vorhandene Vereinsvermögen zur Auszahlung der Vergütung statt Rückspende ausgereicht hätte, gibt es Probleme mit dem Finanzamt.
Sachspenden wurden nicht überprüft
Bei Zuwendungsbestätigung für eingegangene Sachspenden, muss geprüft werden, ob es sich um Spenden aus dem privaten oder betrieblichen Bereich handelt. Dies muss auch auf der Spendenbescheinigung vermerkt werden. damit Sie auf der sicheren Seite sind, sollten auch für spätere Überprüfungen die Belege oder interne Prüfungsvermerke zu dem bescheinigten Wert der einzelnen Sachspenden aufgehoben werden.
Bei Spendenaufrufen wurde nicht zwischen freiwilligen Spenden und Mitgliedsbeiträgen unterschieden
Gemeinnützige Vereine sollten unbedingt bei Spendenaufrufen und auch bei eingehenden Überweisungen mit Mitgliederleistungen strikt zwischen einer freiwilligen Spende und einem Mitgliedsbeitrag trennen.
Die Vorgaben, dass Mitgliedsbeiträge nur für besonders förderungswürdige Vereine steuerlich wie Spenden abziehbar sind, bleiben uneingeschränkt erhalten. Soweit möglich, sollte insbesondere auch im Kleinspendenbereich darauf geachtet werden, dass bei eingehenden Beträgen zwischen Mitgliedsbeiträgen und Spenden nach wie vor strikt unterschieden wird!
Die Beitragssatzungen/Beitragsordnungen wurden nicht überprüft
Aufgrund der verschärften Prüfung des Spendenrechts sollten Sie Ihre vorhandenen Beitragssatzungen/Beitragsordnungen überprüfen. Sog. Pflichtspenden können wegen der fehlenden "Freiwilligkeit" keinesfalls als Spenden anerkannt werden. Für die Spender droht sogar die Gefahr, dass auch für zurückliegende Jahre die ESt-Erklärung geändert werden kann. Voraussetzung ist, dass bei einer Überprüfung für zurückliegende Vereinsjahre bei einem Verein erkennbar wird, dass ein vertraglicher Anspruch des Vereins auf Zahlung des damals geleisteten Betrags gegen Erteilung einer Spendenbescheinigung vorgelegen hat.
Die Kriterien für sog. Aufwandsspenden werden nicht eingehalten
Bei den sog. Aufwandsspenden muss unbedingt auf die strikte Einhaltung der Kriterien geachtet werden. Der Text für die Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen sieht vor, dass zur Frage des Verzichts Angaben bei einem Aufwandsverzicht gemacht werden müssen.
Erst dann kann und darf der Verein eine Zuwendungsbestätigung über Aufwendungsersatz ausstellen.
Quelle: redmark Verein
Kassenprüfung im Verein
Die Kassenprüfung ist in nahezu jeder Vereinssatzung vorgesehen. Eine rechtlich verbindliche Vorschrift für die Prüfung gibt es jedoch nicht. Wird in der Satzung oder einer eigenen Prüfungsordnung nicht festgelegt, wie die Prüfung durchzuführen ist, bleibt es den Prüfern überlassen, wie sie die Prüfung durchführen.
Bald steht die Kassenprüfung an. Damit die Prüfung nicht zum Bumerang wird, sollten Sie wissen: wo Sie mit der Prüfung beginnen, wie Sie vorgehen und welche Ergebnisse im Prüfungsbericht zu finden sein sollten.
Rechtliche Basis der Kassenprüfung
Im allgemeinen Recht ist der Kassenprüfer beziehungsweise die Kassenprüfung nicht vorgesehen. Die rechtliche Grundlage ergibt sich deshalb aus der Satzung oder dem Beschluss der Mitgliederversammlung. Auch wenn die Kassenprüfung in der Satzung nicht vorgesehen ist, kann durch mehrjährige Praxis ein Gewohnheitsrecht entstehen.
Umfang der Kassenprüfung
Die Kassenprüfungen werden in nahezu allen Satzungen vorgeschrieben. Darüber hinaus fehlen jedoch die ausführenden Bestimmungen: Was soll in welchem Umfang geprüft werden? Die Rechte des Kassenprüfers lassen sich aber auch aus dem allgemeinen Prüfauftrag der Satzung ableiten. Es gibt grundsätzliche Fragen, die bei allen Vereinen – unabhängig von ihrer Größe – beantwortet werden sollten. Hier eine Übersicht der wichtigsten Punkte:
- Wurden die Beschlüsse der Mitgliederversammlung ordnungsgemäß umgesetzt?
- Wurde bei zustimmungspflichtigen Handlungen die entsprechenden Genehmigungen der dafür vorgesehenen Gremien eingeholt?
- Sind die einzelnen Buchungen nachvollziehbar und die Buchungen eindeutig und korrekt aufgezeichnet?
- Besitzt der Verein einen Haushaltsplan? Wenn ja, wurde dieser eingehalten?
- Wurden die Mitgliedsbeiträge ordnungsgemäß gezahlt und in der Buchhaltung des Vereins erfasst?
Das Abschlussgespräch
Ist die Kassenprüfung erfolgt sollten sich die Prüfer mit dem Vorstand zu einem Abschlussgespräch treffen. Bei der Besprechung dient der Entwurf des Prüfberichtes als Diskussionsgrundlage.
Die häufigsten Fragen
Wer nimmt die Kassenprüfung vor?
Die Kassenprüfung sollte immer von mehreren Vereinsmitgliedern vorgenommen werden. Die Anzahl der Kassenprüfer wird in nahezu allen Fällen von der Satzung des Vereins bestimmt. Wichtig ist, dass die zur Wahl stehenden Kassenprüfer die entsprechenden Voraussetzungen mitbringen. Je nach Größe des Vereins gehören hierzu auch gewisse buchhalterische Kenntnisse.
Welche Unterlagen sollten geprüft werden?
Im Zentrum der zu prüfenden Unterlagen stehen die Aufzeichnungen der Vereinsbuchhaltung. Hier müssen sich Einnahmen und Ausgaben - nach sachlichen Gesichtspunkten gegliedert – ablesen lassen.
Die häufigsten Fallen
Es wurde ein ungeeigneter Kassenprüfer ausgewählt
Da das Amt des Kassenprüfers nicht sonderlich geschätzt wird, ist der Vorstand häufig froh, wenn sich überhaupt jemand für diese Aufgabe findet. Doch neben grundlegenden fachlichen Kenntnissen muss der Kassenprüfer auch menschliche Qualitäten besitzen. Da er Zugang zu allen Unterlagen bekommen sollte, muss er beispielsweise verschwiegen sein, damit die Persönlichkeitsrechte von einzelnen Mitgliedern nicht gebrochen werden. Ein Verstoß gegen die Persönlichkeitsrechte oder Datenschutzgesetze kann letztlich sogar juristische Konsequenzen nach sich ziehen.
Ein Vorstandsmitglied prüft
Weil sich keiner findet erklärt sich auch häufig ein Vorstandsmitglied bereit, die Kassenprüfung durchzuführen. Doch wenn es auch gut gemeint ist – er kann nicht prüfen. Letztlich würde er sich selbst prüfen, da das Ergebnis auch über die Entlastung des Vorstands entscheidet. Eine Selbstprüfung macht aber keinen Sinn.
Es fehlen Kenntnisse
Auch wenn die Kassenprüfer über weitergehende Fachkenntnisse verfügen – es kann immer wieder vorkommen, dass es Bereiche gibt, die nicht von ihnen geprüft werden können. Dann neigt man schnell dazu, den Bereich als „in Ordnung“ abzuhaken. Das verzerrt aber das Ergebnis. Es ist keine Schande, im Bericht zuzugeben, dass ein Bereich wegen fehlender Kenntnisse nicht geprüft wurde.
Es werden externe Kassenprüfer beauftragt
Findet sich kein Vereinsmitglied kann sich der Vorstand von der Mitgliederversammlung genehmigen lassen, dass externe Prüfer hinzugezogen werden. Hier sollte man aber sehr vorsichtig sein. Bevor man zu externen Kräften – etwas einen Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer – greift, sollte man erst einmal die Kostenseite klären.
Der Umfang der Prüfung wird unterschätzt
Wenn den Kassenprüfern die Unterlagen vorgelegt werden, kann es sein, dass sie einen Schreck ob der Menge des Materials bekommen. Sie prüfen dann so umfangreich, dass sie am Ende den Überblick verlieren. Darum sollten schon im Vorfeld klare Regeln aufgestellt werden und bestimmte Bereich nur stichprobenweise geprüft werden.
Der Vorstand wird über Fehler nicht informiert
Wenn während der Kassenprüfung Fehler entdeckt werden, sollte sofort der Vorstand eingeschaltet werden. Vielleicht lassen sich ja die Probleme noch vor der Mitgliederversammlung aus der Welt schaffen. Kassenprüfer, die die Kassenprüfung dazu nutzen, dem Vorstand „eins auszuwischen“ sollten sich vor Augen führen, dass sie so dem Verein mehr schaden, als dem Vorstand.
Die Kassenprüfung wird den gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen gleichgesetzt
Die Kassenprüfung hat keine juristische Bedeutung. Sie ist eine interne Maßnahme, die alle Mitglieder darüber informiert, wie der Verein steht. Gleichzeitig gibt er den Mitgliedern der Mitgliederversammlung die Möglichkeit, bei der Entlastung des Vorstands richtig zu entscheiden. Auf keinen Fall ersetzt aber die Kassenprüfung gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen (z. B. bei einem Geschäftsbetrieb).
Quelle: vnr | 