Management im Verein: Das Vereinskonzept
Das Management Ihres Vereins braucht neben Richtlinien wie der Satzung auch einen Richtungsweiser: das Vereinskonzept. In diesem steht das "Was machen wir, was wollen wir, wie kommen wir dahin?" der Mitglieder Ihres Vereins.
Ohne Visionen und Ziele und deren Erreichen kommt Ihre Gemeinschaft nicht voran. Die rechtlich vorgegebenen Richtungsweiser oder von den Mitgliedern eingebrachten Ideen in einem Vereinskonzept fordern und fördern das Management Ihrer Gruppierung. Die Zielsetzungen sind bei erfolgreicher Anwendung Garanten ideellen und materiellen Erfolges zum Fortbestehen oder der Vergrößerung Ihres Projektes Verein.
Ein richtliniengebendes Gesetz, die Satzung, hat jeder Verein. Aber ein richtungsweisendes Vereinskonzept hat kaum ein Verein. Weil meist nur gegenwärtig gedacht wird und nicht in die Zukunft blickend.
Ein aussagekräftiges Vereinskonzept teilt sich in zwei Teile. Teil 1 zeigt konzeptionell die real funktionierende Vereinssituation. Teil 2 zeigt Visionen und Ziele nebst Realisierungswegen auf.
Das funktionsbereite Vereinskonzept im Management des Vereins
Gemeinschaftsart/Trägerschaft
Benennung der Vereinsform, allgemein-, vereins- und finanzrechtliche Gegebenheiten, Verbandsmitgliedschaften.
Historie
Vereinsgründung und -werdegang
Gemeinschaftszweck
Aufzählung der Vereinszwecke
Zielgruppen
Nennung der Personenkreise zur Realisierung der Gemeinschaftszwecke.
Standort
Geschäftsadresse, Ansprechpartner, Vorstellen der zur Ausübung des Vereinszwecks genutzten Anlagen.
Mitgliederschaft
Vorstellen der Mitglieder und der Vereinsstrukturen.
Leistungen/Angebote
Vorstellen der Vereinsaktivitäten und der Strukturen zur Realisierung der Vereinszwecke.
Arbeitsformen
Vorstellen der Arbeitsabläufe und Wirkungsweisen zur Realisierung der Vereinszwecke.
Finanzen
Vorstellen der Finanzstrukturen des Vereins, Einnahme- und Ausgabemöglichkeiten, finanzrechtliche Durchführungen, Abrechnungen und Vergünstigungsmöglichkeiten.
Kooperationen
Benennung der vorhandenen Partner aus Politik, Wirtschaft, Soziales und Weiteres.
Mitarbeitsformen der aktiven und passiven Mitgliederschaft, öffentlichen und privaten Förderer
Benennung der Tätigkeitsfelder bzw. der materiellen und ideellen Möglichkeiten gemäß des Vereinsrechts.
Analysen, Visionen und Ziele des Vereinskonzeptes im Management des Vereins
Ausgangslage/Analyse
Schilderung und Abwägung der Stärken, Schwächen, Chancen und Gefahren des gegenwärtigen, realen Vereinslebens.
Visionen
Aufzeigen konzeptioneller Ergebnisse bei zielorientierter und erfolgreicher Verbesserung der Vereinsaktivitäten: für den Verein, seine Mitglieder, die Förderer, die Anhänger, die Gesellschaft im Allgemeinen.
Missionen
Wege zur Realisierung der Visionen.
Leitbilder
Orientierungspunkte des Vereins zur Realisierung der Visionen anhand von zwischenmenschlichen Werten, vorbildbezogenen Personen und/oder Gemeinschaften.
Gemeinschaftsziele und Prioritäten
Benennung der Verbesserungsmöglichkeiten des Vereinslebens zur Erreichung der Visionen und Ziele.
Durchführung, Erreichung der Visionen und Ziele
Benennung konkreter Wege und Möglichkeiten.
Schaffen Sie sich ein aussagekräftiges Vereinskonzept. Ihre Mitglieder und Ihre Förderer, öffentliche wie private, wollen wissen, wo Ihr Verein steht und wohin die Reise Ihrer Gemeinschaft geht. Danach richtet sich auch persönliches wie gemeinschaftliches Engagement auf ideellem und materiellem Sektor.
Quelle: vnr.de
Management im Verein: Ressourcennutzung
Das Management Ihres Vereins, grundlegend das gesamte Gemeinschaftsleben, hängt von den vorhandenen Ressourcen und deren optimaler Nutzung ab. Hier bekommen Sie ein paar hilfreiche Tipps.
Eine Ressource ist ein Mittel, um eine Handlung durchführen zu können. Eine Gemeinschaft ohne Ressourcen kann nicht existieren. Ein Management für solch einen Verein kann keine organisatorischen Aufgaben ausführen.
Die Ressourcen für ein funktionierendes Management Ihres Vereins sind:
Mitglieder
Die Vereinszugehörigen bilden die Ressourcengrundlage. Sie gewährleisten die bloße Existenz Ihrer Gemeinschaft. Mit ihrem persönlichen Einsatz schaffen sie materielle und ideelle Werte. Die Mitglieder sind für die weitere Ressourcenbeschaffung verantwortlich. Wer auch sonst?!
Finanzen
Zweitwichtigste Ressource ist Geld. Ohne Geld können Sie fast kein Vereinsleben ausüben. Mitgliedsbeiträge und Zuschüsse sind vordergründigste Einnahmen.
Sachgüter
All Ihr Vereinsbesitz ist eine überlebenswichtige Ressource. Von der Büroklammer bis zur eigenen Vereinsanlage. Mit Sacheigentum sind Sie unabhängig und flexibel.
Alle drei Ressourcen Ihres Vereins sind bei ihrer Auslösung fast immer ineinandergreifend, miteinander verbunden oder bedingen einander.
Grundlage für die Schaffung und Nutzung der Ressourcen im Management Ihres Vereins ist das Vereinskonzept. Die Ziele und Wege, um die Ressourcen der Gemeinschaft über das Management punktgenau einzusetzen, definiert das Vereinskonzept.
Das Vereinskonzept dient im Management Ihres Vereins auch als Argumentationsgrundlage zur Ressourcenoptimierung:
- Beitragsanpassungen
- Zuschüsse
- Investitionsmaßnahmen
- Personelle Veränderungen
Quelle: vnr
Honorare für Spendenakquise zulässig?
Ist die Teil-Verwendung von erhaltenen Sponsoringgeldern für die vereinseigene Verwaltung (z.B. Arbeitskraft im Bereich Fundraising) oder auch für externe Berater/ Fundraiser aus rechtlicher oder steuerrechtlicher Sicht möglich? Wenn ja bis zu welcher Höhe?
Konkret geht es bei dieser Frage um die Gewinnung von Großspendern für eine satzungsgemäße große Aktion und insoweit auch um die Bezahlung dieser Dienstleistung bzw. hauseigenen Leistung. Die Bezahlung aus sonstigen Einnahmen (Mitgliedsbeiträge) ist nicht möglich.
Das Bundesfinanzministerium hat in einem Erlass zur Angemessenheit von Verwaltungsausgaben eines gemeinnützigen Vereins Stellung genommen.
Eine Körperschaft kann nicht als gemeinnützig behandelt werden, wenn ihre Ausgaben für die allgemeine Verwaltung einschließlich der Werbung um Spenden einen angemessenen Rahmen übersteigen. Nach dem Beschluss des BFH vom 23.9.1998 wird dieser Rahmen überschritten, wenn eine Körperschaft, die sich weit gehend durch Geldspenden finanziert, diese – nach einer Aufbauphase - überwiegend zur Bestreitung von Ausgaben für Verwaltung und Spendenwerbung statt für die Verwirklichung der steuerbegünstigten satzungsmäßigen Zwecke verwendet.
Der BFH hat mit diesem Beschluss keine allgemeine Grenze von 50 % für die Angemessenheit von Verwaltungsausgaben einschließlich der Spendenwerbung festgelegt. Viel mehr kommt es für die Frage der Angemessenheit dieser Ausgaben entscheidend auf die Umstände des jeweiligen Einzelfalls an. Deshalb kann eine für die Gemeinnützigkeit schädliche Mittelverwendung auch schon bei einem deutlich geringeren prozentualen Anteil der Verwaltungsausgaben vorliegen.
10% für Werbung neuer Mitglieder wird nicht beanstandet
Verwendet eine Körperschaft Mittel für die Werbung neuer Mitglieder, ist es in der Regel nicht zu beanstanden, wenn sie hierfür im Jahr nicht mehr als 10 % der gesamten Mitgliedsbeiträge des Jahres aufwendet.
Gründungs- und Aufbauphase
Während der Gründungs- oder Aufbauphase einer Körperschaft kann auch eine überwiegende Verwendung der Mittel für Verwaltungsausgaben und Spendenwerbung unschädlich für die Gemeinnützigkeit sein. Die Dauer der Gründungs- oder Aufbauphase, während der dies möglich ist, hängt von den Verhältnissen des Einzelfalls ab. Der vom BFH zugestandene Zeitraum von 4 Jahren ist als Obergrenze zu verstehen. In der Regel ist von einer kürzeren Aufbauphase auszugehen.
Kosten für Spendeneinwerbung
In diesem Fall sind Honorare für Spendenakquise grundsätzlich zulässig. Gleiches gilt für die Bezahlung eigener Mitarbeiter. Voraussetzung ist, dass die Verwaltungskosten einschließlich der Spendeneinwerbung insgesamt angemessen sind. Als Anschubfinanzierung ist auch die Bezahlung aus den Mitgliedsbeiträgen zulässig.
Fundstelle: Bundesfinanzministerium, Erlass vom 15.5.2000, IV C 6 - S 0170 - 35/00
Quelle: Redmark/Verein, Ulrich Goetze, Steuerberater, Wunstorf
Spendenbescheinigung ohne Wissen des Vorstands
Ein Vorstandsmitglied eines Vereins hat in den vergangenen Jahren sich selbst ohne Wissen des Vereins Spendenbescheinigungen ausgestellt. Mit welchen Folgen muss der Verein rechnen?
Das war aber noch nicht alles - es geht noch weiter:
Gegenstand der Spendenbescheinigungen sind auch Posten, die nicht als Spende anrechenbar sind, wie der Vereinsbeitrag.
Zum anderen sind Beträge bescheinigt worden, die nicht als Spendeneinnahmen gebucht worden sind. Es sind auch Beträge bescheinigt worden, die tatsächlich nicht gezahlt worden sind.
Welche Folgen haben diese falsch ausgesetellten Zuwendungsbestätigungen für den gemeinnützigen Verein?
Welche Folgen hat dieses für die unwissenden Vorstandsmitglieder?
Das Vorstandsmitglied hat aufgrund seiner Stellung als Vertretungsberechtigter des Vereins durch sein Handeln den Verein mit verpflichtet. Soweit Zuwendungsbestätigungen unrechtmäßig ausgestellt worden sind, trifft den Verein eine Haftung von 30% der bestätigten Beträge.
Außerdem droht dem Verein die Aberkennung der Gemeinnützigkeit.
Die sich aus diesen rechtswidrigen Handlungen ergebenden Schadensbeträge sind gegenüber dem Vorstandsmitglied als Regressforderung durch den Verein geltend zu machen.
Quelle: Redmark/Verein, Ulrich Goetze, Steuerberater, Wunstorf
Kommunikation im Verein: Öffentlichkeitsarbeit
Die Kommunikation Ihres Vereins hat immer auch mit Öffentlichkeitsarbeit zu tun. Auch wenn Sie sich öffentlich nicht darstellen wollen - Sie werden wahrgenommen, vereinsintern wie -extern, und gehören somit zum öffentlichen Leben. Nutzen Sie die Kommunikation. Ohne Hilfe von innen und außen ist ein normales Vereinsleben beschwerlich.
Die Kommunikation in der Öffentlichkeitsarbeit Ihres Vereins schafft wichtige Beziehungen zwischen Ihrer Gemeinschaft und dem sozialen Umfeld. Öffentliche Gunst, Förderungen, Popularität und Sponsoring hängen davon ab. Summa summarum das Wohl und Wehe Ihres Projektes Verein.
In der öffentlichkeitsorientierten Kommunikation Ihres Vereins wird zwischen innerer (interner) und äußerer (externer) Öffentlichkeitsarbeit unterschieden.
Kommunikation in der Öffentlichkeitsarbeit gegenüber Zielgruppen innerhalb des Vereins:
- Mitglieder des Vereins
- Mitarbeiter des Vereins
Kommunikation in der Öffentlichkeitsarbeit gegenüber externen Zielgruppen zur Ausübung des Vereinszwecks:
- Interessierte und ehemalige Mitglieder
- Interessierte und ehemalige Mitarbeiter
- Familien, Freunde, Bekannte der Mitglieder
- Anwohner, Nachbarn des Vereins
- Schulen, Kindergärten
- Andere Vereine
- Verbände
Kommunikation in der Öffentlichkeitsarbeit gegenüber externen Zielgruppen zur materiellen und ideellen Unterstützung des Vereinslebens:
- Politik, Verwaltung
- Presse, andere Medien
- Banken, Versicherungen
- Wirtschaft bzw. Sponsoren
Ziel der Kommunikation in der Öffentlichkeitsarbeit ist die Einflussnahme Ihres Vereins auf alle Zielgruppen zur Absicherung und Verbesserung des Vereinszwecks und der Vereinsaktivitäten.
Quelle: vnr
Fragen zu "Amtszeit - Entlastung - Ehrenamtspauschale" – diese Antworten sollten Sie kennen
Die Amtszeit von gewählten und die Wahl angenommenen Vorstandsmitgliedern endet automatisch mit Ablauf der Amtsperiode, die die Satzung festlegen muss.
Eine Entlastung braucht nicht stattzufinden, wenn es nicht in der Satzung steht, somit bleiben die nicht mehr im Amt befindlichen Vorstandsmitglieder immer noch in der Haftung, sind aber für den Verein nicht mehr handlungsfähig?
Können die Ehrenamtspauschale und die Übungsleitervergütung gekoppelt werden? Bedeutet diese Aussage, dass ein Übungsleiter in einer anderen Funktion keine Ehrenamtspauschale erhalten darf?
1. Amtszeit – Entlastung - Haftung
Folgende Themen müssen auseinander gehalten werden, da sie nichts miteinander zu tun haben:
- Amtszeit des Vorstands und
- Entlastung bzw. Wirkung der Entlastung.
a) Amtszeit
Die Amtszeit des Vorstands bestimmt sich nach der Satzung. Wenn z. B. die Satzung eine Amtszeit von vier Jahren vorsieht und der Vorstand am 3.3.2009 gewählt wird und das Amt annimmt, endet die Amtszeit am 3.3.2013 und 0.00 Uhr automatisch (§ 188 Abs. 2 BGB). Die Amtszeit kann nicht verlängert werden bzw. der Vorstand kann nach Ablauf der Amtszeit sein Amt nicht weiter ausüben.
Mit dem Ende der Amtszeit endet damit auch die haftungsrechtliche Verantwortung des Vorstands, denn er kann ja nicht mehr für Dinge verantwortlich gemacht werden, die nicht in seine Amtszeit fallen.
b) Entlastung und Haftung
Die Entlastung ist im Vereinsrecht nicht geregelt und vorgesehen. Damit gibt es nach der Rechtsprechung zum Vereinsrecht auch keinen Anspruch des Vorstands gegen den Verein auf Entlastung.
Die Entlastung wirkt immer nur rückwirkend und bezieht sich auf die abgelaufene Amtsperiode. Den Entlastungszeitraum und den Umfang der Entlastung kann das Entlastungsorgan (i. d. R. die Mitgliederversammlung) festlegen.
Einen Anspruch auf Entlastung hat der Vorstand also nur, wenn die Satzung dies ausdrücklich regelt oder sich aus der sog. Vereinsübung ergibt, dass die Vorstände immer schon entlastet worden sind (sog. betriebliche Übung).
Entlastung bedeutet, dass der Verein den Vorstand als Geschäftsführungsorgan für den Entlastungszeitraum von Schadensersatzansprüchen wegen möglicher Fehler in der Geschäftsführung im Innenverhältnis freistellt.
Wenn also – aus welchem Grund auch immer – die Entlastung nicht erteilt wird, haftet der Vorstand nach wie vor wegen möglicher Fehler in seiner Geschäftsführung in der abgelaufenen Amtsperiode, sein Amt endet aber mit Ablauf der Amtszeit (vgl. oben), er ist nicht automatisch weiter im Amt und haftet auch nach Ende seiner Amtszeit nicht weiter – in die Zukunft gesehen.
Es muss also bei der Haftung unterschieden werden zwischen
- der Haftung für die abgelaufene Amtszeit, für die der Vorstand auf jeden Fall verantwortlich ist und
- der Haftung für die neue Amtsperiode.
So kann also durchaus ein ehemaliges Vorstandsmitglied noch haftungsrechtlich für die Vergangenheit zur Verantwortung gezogen werden, obwohl es sich schon längst nicht mehr im Amt befindet.
2. Ehrenamtspauschale
Die Zahlung der Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG kann bei gleichartigen Tätigkeiten nicht mit der Übungsleiter-Aufwandsentschädigung nach § 3 Nr. 26 EStG gekoppelt werden.
Beispiel:
Übungsleiter A erhält für seine Tätigkeit 2.100 Euro ÜL-Aufwandsentschädigung + 500 Euro Ehrenamtspauschale, also 2.600 Euro für die gleiche Tätigkeit. Dies wäre unzulässig und führt zur Steuerpflicht.
Zulässig ist jedoch, die beiden Pauschalen für getrennte Tätigkeiten auszuzahlen. Nach dem BMF sind dazu aber eine getrennte Auszahlung und getrennte klare schriftliche Vereinbarungen erforderlich, der Verein muss also nachweisen können, dass die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen für die Zahlungen vorgelegen haben.
Beispiel:
Herr B. ist ehrenamtlicher Schatzmeister des Vereins und erhält dafür 500 Euro Ehrenamtspauschale.
Daneben ist der Übungsleiter in der Breitensportabteilung und erhält dafür vom Verein 2.100 Euro ÜL-Aufwandsentschädigung. Für beide Tätigkeiten gibt es schriftliche Verträge mit dem Verein, die Zahlungen werden jährlich getrennt vom Verein an Herrn B. überwiesen.
Quelle: Redmark/Verein, Stefan Wagner, Dresden
| 