Bei der Steuererklärung versteht das Finanzamt keinen Spass
Kleinere Vereine sind mit ihren satzungsgemäßen Aufgaben weitgehend von der Körperschaft- und Gewerbesteuer einerseits und der Umsatzsteuer andererseits befreit. Das entbindet den Verein aber nicht von der Abgabe der Steuererklärungen.
Die Einnahmen aus satzungsmäßigen Zwecken sind bei gemeinnützigen Vereinen ertragsteuerfrei.
Auch von der Umsatzsteuer sind die typischen Einnahmen des gemeinnützigen Vereins befreit. Sondererlöse von Mitgliedern und Nichtmitgliedern sind allerdings umsatzsteuerpflichtig, teilweise mit 7 Prozent, sonst mit 19 Prozent.
Nach der aktuellen Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs unterliegt auch die Nutzung von Vereinsanlagen der Umsatzbesteuerung, selbst wenn sie über die Mitgliedsbeiträge finanziert wird.
Details
1. Abgabenordnung
Die Abgabenordnung (AO) ist die Grundlage des Steuerrechts. In ihr sind nicht nur die Grundsätze der Gemeinnützigkeit enthalten. Die AO regelt auch die Verfahren von der Steuererklärung, über die Steuerfestsetzung bis zum Einspruch und die Rechte und Pflichten der Steuerpflichtigen und der Finanzverwaltung.
2. Umsatzsteuer
Neben seinem ideellen Bereich erlöst der Verein aus Aktivitäten Einnahmen, die in vielen Fällen der Umsatzsteuer unterliegen.
Der gemeinnützige Verein genießt steuerliche Privilegien. Viele typische Tätigkeiten sind von der Mehrwertsteuer befreit. Andere Bereiche sind steuerlich begünstigt, indem der Steuersatz von 19 % auf 7 % abgesenkt worden ist.
3. Umsatzsteuervoranmeldung
Ein Verein mit umsatzsteuerpflichtigen Erlösen muss Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt einreichen, wenn bestimmte Grenzen überschritten werden.
Grundsätzlich sind die Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich abzugeben. Doch wenn die Summe der Vorauszahlungen im Vorjahr 2008 weniger als 7.500 Euro betragen hat, muss der Verein seine Umsatzsteuer nur quartalsweise erklären.
4. Körperschaftsteuer- und Gewerbesteuererklärung
Wenn der Verein Einnahmen aus wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben erzielt und die Freigrenze von 35.000 Euro Einnahmen überschreitet, ist eine Körperschaftsteuer- und Gewerbesteuererklärung abzugeben. Diese Verpflichtung gilt auch dann, wenn der Gewinn des Jahres so niedrig ist, dass sich eine Steuer nicht ergeben wird. Der Verein ist verpflichtet, eine eventuelle Steuerpflicht von sich aus zu überprüfen und gegebenenfalls Steuererklärungen einzureichen.
Die häufigsten Fragen
1. Was ist die Anlage EÜR?
Vereine, die ihren Gewinn mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen, müssen die Anlage EÜR beim Finanzamt einreichen.
Vereine brauchen nur die Zahlen der wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe zu deklarieren, sofern sie die Einnahmen-Freigrenze von 35.000 Euro überschritten haben.
2. Gilt für Sportvereine eine besondere Regelung?
Sportvereine müssen zusätzlich zur Gem 1-Erklärung die Anlage Sportvereine Gem 1A ausfüllen und einreichen. Sportvereine sind alle Vereine, die nach ihrem Satzungszweck die Förderung und Durchführung des Sports betreiben.
Sportliche Veranstaltungen werden steuerlich unterschiedlich behandelt. Betragen die jährlichen Einnahmen weniger als 35.000 Euro, liegt ein begünstigter Zweckbetrieb vor. Liegen sie höher als 35.000 Euro, werden die Veranstaltungen als wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb behandelt.
In beiden Varianten hat der Verein jedoch die Möglichkeit zur Option, die nicht an die Höhe der Einnahmen gekoppelt ist:
- Bei Teilnahme von bezahlten Sportlern liegt ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb vor.
- Wenn keine bezahlten Sportler teilnehmen, werden die Veranstaltungen als Zweckbetrieb eingestuft.
3. Welche Formulare müssen dem Finanzamt elektronisch übermittelt werden?
Die Umsatzsteuer- und Lohnsteuer-Anmeldungen und der Antrag auf Fristverlängerung zur Umsatzsteuer-Anmeldung sind dem Finanzamt elektronisch zu übermitteln.
Praxis-Tipp: Falls das Elster-Programm noch nicht auf Ihrem Vereins-PC installiert ist, können Sie sich beim Finanzamt eine CD-ROM mit der Software geben lassen oder das Programm unter www.elster.de herunterladen.
Die häufigsten Fallen
1. Der Verein beachtet nicht die Erklärungspflichten
Wenn Vereine keine Steuererklärungen beim Fianzamt einreichen, wird das Finanzamt nach vorheriger Mahnung die Gemeinnützigkeit aberkennen.
2. Die Überschreitung der umsatzsteuerlichen Kleinunternehmergrenze wird nicht beobachtet
Wenn die Summe der umsatzsteuerpflichtigen Erlöse die Grenze von 17.500 Euro übersteigt, müssen im Folgejahr Umsatzsteuererklärungen abgegeben werden.
3. Der Verein kennt nicht die Konsequenzen, wenn im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb die Erlöse höher als 35.000 Euro sind
Bis zu Einnahmen von 35.000 Euro wird das Ergebnis des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs nicht der Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer unterworfen.
4. Die Einnahmen aus sportlichen Veranstaltungen unterliegen einer eigenen Besteuerungsgrenze
Die gemeinnützigkeitsrechtlich genannte Grenze von 35.000 Euro umfasst sowohl umsatzsteuerfreie als auch umsatzsteuerpflichtige Einnahmen. Zur Prüfung, ob diese Grenze überschritten wird, sind die verschiedenen Einnahmeposition zu addieren.
Quelle: Redmark Verein
Kann das jetzt endlich raus aus der Vereinsablage?
Ein Verein hat einen neuen 1. Vorsitzenden bekommen. Und der schaute etwas ratlos auf die Menge der Unterlagen. Sein Vorgänger war über lange Jahre im Amt und hat in dieser Zeit offensichtlich großen Sammlerehrgeiz entwickelt. „Der hat mir 35 Ordner vorbeigebracht, und da sind noch die Rechnungen der ersten Anschaffungen aus dem Jahr 1979 drin. Müssen wir das jetzt wirklich alles noch behalten. Oder wäre jetzt nicht eine gute Gelegenheit, sich von all den Sachen zu trennen?“
Ja, es ist eine gute Gelegenheit sich zu trennen. Denn auch, wenn Sammeln Spaß macht, fallen in einem Verein im Laufe der Zeit doch so viele Schriftstücke, Dokumente, Aufträge, Rechnungen, Protokolle und E-Mails an, dass das Volumen dieser in Schriftform festgehaltenen Zeitzeugen bald jeden Lagerraum sprengt.
Andererseits: Immer wieder herrscht Unsicherheit darüber, was denn nun wann entsorgt werden darf, und was (noch) nicht. Hier müssen sie unterscheiden zwischen den gesetzlichen Vorschriften und dem, was sie für Archivierungswürdig halten. Spätestens beim ersten Vereinsjubiläum werden sie sich darüber freuen.
Dokumentationspflichten im Verein - Jetzt machen Sie alles richtig!
Grundsätzlich gilt: Für Vereine gelten dieselben Vorschriften über die Buchführung, Dokumentation und Aufbewahrung wie für Firmen. Das trifft besonders dann zu, wenn Ihr Verein den Gemeinnützigkeitsstatus besitzt.
Worauf es im wirtschaftlichen Bereich ganz besonders für Sie ankommt
Gesetzliche Pflichten zur Dokumentation und Aufbewahrung gibt es vor allem im wirtschaftlichen Bereich, also dort, wo Gelder eingenommen und verwaltet werden. Als Vorstand sind Sie Ihren Mitgliedern gegenüber verpflichtet, jährlich Rechenschaft abzulegen und hierzu eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben zu präsentieren. Sofern Ihre Satzung nicht erweiterte Pflichten vorgibt, müssen Sie als Vorstand somit für jede ordentliche Mitgliederversammlung zumindest eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen. Wenn Ihr Verein gemeinnützig ist, kommt der Vorstand mit dieser Vorlage zugleich auch der steuerrechtlichen Verpflichtung nach, ordnungsgemäße Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben zu führen.
Wie Sie bei den Aufzeichnungspflichten nichts anbrennen lassen
Zu den ordnungsgemäßen Aufzeichnungen gehört mindestens Folgendes:
- Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben
Schnell haben Sie in Teilen einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb (z. B. Betrieb einer eigenen
Gastronomie, Verkauf von Fan-Artikeln oder Ähnliches). Dann müssen Sie zum Beispiel
Wareneingänge und Warenausgänge aufzeichnen, ebenso Abschreibungen oder Bewirtungskosten.
- Pflicht zur Führung von Lohnkonten bei Auszahlung von Arbeitslöhnen (§ 41 EStG)
- Bei den Aufzeichnungen sind die allgemeinen Buchhaltungsgrundsätze von Vollständigkeit und
Wahrheit zu beachten.
- Vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen dürfen Sie keine Unterlagen vernichten, die Sie
insbesondere für steuer- und sozialversicherungsrechtliche Zwecke vorhalten müssen.
Diese Unterlagen müssen Sie unbedingt aufbewahren
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten unter anderem für
- Bücher und Aufzeichnungen,
- Inventare und Jahresabschlüsse (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung),
- Geschäftsbriefe (z. B. Rechnungen, Gutschriften),
- Lohnunterlagen, insbesondere auch Unterlagen zur Beitragsabrechnung und
Beitragszahlung zur Sozialversicherung und
- Bankbelege.
Im speziellen vereinsrechtlichen Bereich sind vor allem folgende Unterlagen aufzubewahren:
- Mitgliederlisten
- Beitragsrechnungen
- Sonderumlagen
- Spendenquittungen
- Erlöse aus dem Verkauf von Speisen und Getränken
- Einnahmen aus Eintrittsgeldern (z. B. bei Veranstaltungen des Vereins)
- Teilnahmegebühren
Stellen Sie sicher, dass Sie jede Buchung belegmäßig nachweisen können. Nur dann können Sie Betriebsprüfungen gelassen entgegen sehen. Denn die Zeiten, dass kleine Vereine nicht mit Steuerprüfungen oder Prüfungen der Sozialversicherungsträger rechnen müssen, sind längst vorbei.
Die Bilanzen und Jahresabschlüsse müssen Sie in jedem Fall im Original, d. h. in Papierform vorweisen können. Die meisten Unterlagen können Sie heute auch auf Datenträgern (z. B. Festplatte, CD/DVD) speichern. Dabei müssen Sie aber gewährleisten, dass diese während der Aufbewahrungszeit jederzeit verfügbar sind und die Dokumente im Fall einer Prüfung unverzüglich wieder lesbar gemacht und ausgedruckt werden können.
Und wann können Sie welche Unterlagen vernichten?
Die Aufbewahrungsfristen laufen in den vorgenannten steuerrechtlichen Fällen im Regelfall zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO) bzw. sechs Jahre.
Bei diesen Unterlagen beträgt die Aufbewahrungsfrist 6 Jahre:
- Lohnkonten und die dazugehörigen Belege grundsätzlich bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt (Lohnkonten für 2009 müssen Sie demzufolge bis zum 31.12.2015 aufbewahren)
- Lohnabrechnungsunterlagen und Lohnlisten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind
- Handels- und Geschäftsbriefe
- Unterlagen, die für steuerliche Zwecke von Bedeutung sind (Kassenstreifen, Preisverzeichnisse, Beitragslisten)
Bei diesen Unterlagen beträgt die Aufbewahrungspflicht 10 Jahre:
- Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Bilanzen, Einnahmen-Überschuss-Rechnungen, Arbeitsunterlagen und Organisationsunterlagen (z. B. Kontenpläne, Kontierungsunterlagen)
- Aufzeichnungen und Buchungsbelege
- Lohnkonten, die der Verein als Unternehmer (Wirtschaftsbetrieb) mit den Geschäftsbüchern aufbewahren muss
Während der Aufbewahrungsfristen müssen Sie alle relevanten Originalunterlagen (Bankbelege, Rechnungen, Quittungen, Spendenbescheinigungen etc.) aufbewahren und im Falle einer Steuerprüfung vorweisen können.
Und wann beginnt die Aufbewahrungspflicht?
Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem
- Sie die letzte Eintragung in den Büchern vorgenommen haben,
- Sie die Bilanz aufgestellt haben,
- Sie die Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt haben,
- Sie die Geschäftsbriefe empfangen oder versendet haben oder
- die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
Achtung: Häufig werden Sie die Bilanzen oder die Einnahmen-Überschuss-Rechnungen erst zu einem späteren Zeitpunkt erstellen. Hier setzt die Berechnung der Zehn-Jahres-Frist erst später ein!
Beispiel: Am 15.05.2009 haben Sie die Bilanz für das Jahr 2008 erstellt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des 31.12.2009 und dauert zehn Jahre. Bis zum 31.12.2019 müssen Sie also dem Finanzamt die Unterlagen vorlegen können.
Quelle: Vereinswelt
Darf eine Mitgliederversammlung unterbrochen werden?
In einem aktiven Verein gibt es viel zu besprechen. Deshalb kann die Mitgliederversammlung manchmal etwas länger dauern. Wenn abzusehen ist, dass die Tagesordnungspunkte den normalen Zeitrahmen sprengen werden, stellt sich die Frage, ob man die Mitgliederversammlung ohne weiteres unterbrechen und vertragen darf.
Es gibt verschiedene Gründe, die Mitgliederversammlung eines Vereins abzubrechen: Nicht nur die zeitliche Komponente spielt eine Rolle - es kann auch sein, dass man bei strittigen Tagesordnungspunkten einfach zu keinem Ergebnis kommt und die Stimmung deshalb zu kippen droht.
In jedem Fall ist es Aufgabe des Versammlungsleiters, eine Entscheidung herbeizuführen, ob die Mitgliederversammlung unterbrochen und vertagt wird. Dabei sind einige Punkte zu beachten, um rechtssicher zu handeln:
- Über den Abbruch der Mitgliederversammlung entscheidet eine Abstimmung aller anwesenden Mitglieder.
- Im Protokoll muss der Beschluss samt Abstimmungsergebnis sowie der genaue Fortsetzungstermin der Mitarbeiterversammlung vermerkt werden.
- Die Fortsetzung der Mitgliederversammlung sollte zeitnah stattfinden. Dazu wird eine neuer Termin angesetzt und die Mitglieder werden erneut eingeladen.
Für das Versammlungsprotokoll der Mitgliederversammlung gilt generell:
- Alle Unterbrechungen (auch kurzzeitige) müssen unter Angabe des jeweiligen Grundes im Protokoll festgehalten werden.
- Wenn eine Mitgliederversammlung nur kurz unterbrochen oder aber vertagt wurde, muss nach jeder Wiedereröffnung der Sitzung seitens des Versammlungsleiters die Beschlussfähigkeit der Mitgliederversammlung erneut festgestellt werden. Auch das wird im Versammlungsprotokoll festgehalten.
Anlagen zum Protokoll gibt es - mit Ausnahme einer eventuell erstellten Anwesenheitsliste - keine, es sei denn, es wurden zu einzelnen Tagesordnungspunkten schriftliche Anträge eingereicht. Trotzdem bietet es sich an, dem Protokoll die Einladung zur Mitgliederversammlung, die Tagesordnung und eine Liste der geladenen Mitglieder hinzuzufügen.
Quelle: vnr.de.verein
Achtung: Verlust der Gemeinnützigkeit durch Geburtstagsgeschenk!
Einem langjährigen Vorsitzenden eines Vereins wurde zu seinem 70. Geburtstag vom Vorstand als Geschenk eine Summe von 1.000 € überwiesen. Dabei wurden 500 Euro durch eine Sammlung unter den Mitgliedern aufgebracht.
Der Vorsitzende hat den Betrag an den Verein zurücküberwiesen. Ist die Gemeinnützigkeit in Gefahr?
Gemeinnützigkeitsrechtliche Aspekte beachten
Die Gemeinnützigkeit eines Vereins ist an bestimmte Kriterien gebunden, die einerseits in der Satzung festgeschrieben sein müssen (§ 60 AO) und die andererseits auch im Rahmen der tatsächlichen Geschäftsführung (§ 63 AO) umgesetzt werden müssen.
Die Gewährung einer Zuwendung an Mitarbeiter des Vereins widerspricht dem § 55 AO. Nach dieser Vorschrift dürfen Mittel des Vereins nur für satzungsmäßige Zwecke verwendet werden. Vereinsmitglieder dürfen in ihrer Eigenschaft als Mitglieder keine sonstigen Zuwendungen aus Mitteln des Vereins erhalten.
Mit der Überweisung von 1.000 Euro anlässlich des Geburtstages hat der Vorstand gegen die vorgenannte Vorschrift verstoßen. Dem Verein kann für 2008 die Gemeinnützigkeit nicht zuerkannt werden. Da dieser Verstoß durch die erfolgte Rücküberweisung geheilt worden ist, dürfte das Finanzamt bei Kenntnis von diesem Sachverhalt von einer Aberkennung aus Billigkeitsgründen absehen.
Geschenke aus privaten Mitteln
Das zusätzlich erfolgte Geschenk von 500 Euro durch private Mittel verstößt nicht gegen die Gemeinnützigkeit, wenn die Mittel nicht über das Vereinskonto gezahlt bzw. sie nur treuhänderisch vom Verein weitergeleitet wurden.
Im Zusammenhang mit runden Geburtstagen von verdienten Vorstandsmitgliedern oder aus Anlass einer Vereinsehrung werden Sachgeschenke bis zu einer Summe von etwa 40 Euro nicht beanstandet.
Quelle: redmark Verein, Ulrich Goetze, Wunstorf
Können in Personalunion zwei Vorstandsposten belegt werden?
Ist es bloß ein merkwürdiger Zufall - oder häufen sich die Fälle in Deutschlands Vereinen wirklich so? Wird es immer schwieriger Mitglieder für ehrenamtliche Funktionen zu finden?
In letzter Zeit taucht eine Frage dabei immer wieder auf. Die nämlich, ob es möglich ist, dass ein Mitglied des Vorstands auch zwei Posten (zum Beispiels also den des zweiten Vorsitzenden und den des Kassenwarts) in Personalunion besetzen kann.
Meist stellt sich heraus, dass ein Vorstandsmitglied zurückgetreten ist – aber der Vorstand einfach kein Glück bei der Suche nach einem geeigneten Nachfolger oder einer geeigneten Nachfolgerin hat.
Doch ganz so einfach funktioniert das mit der Personalunion nicht. Denn wie so oft im Vereinsleben kommt es entscheidend darauf an, was Ihre Satzung zu diesem Thema regelt.
Was also tun, wenn Sie in eine ähnliche Situation geraten?
Wie schon angedeutet: Der erste Weg führt zum Aktenschrank. Dort befindet sich vermutlich ein Ausdruck der Vereinssatzung. Und hier müssen Sie dann aufmerksam lesen. Denn:
Zahlreiche Satzungen schließen eine Personalunion entweder ganz aus – oder machen Vorschriften darüber, welche Posten in Personalunion von einer einzigen Person ausgeübt werden können, und welche nicht. Daran sind Sie auf jeden Fall gebunden.
Häufig ist auch der Fall, dass die Satzung gar nichts zum Thema „Personalunion“ sagt. Und dann?
Dann ist – auch wenn Sie das jetzt möglicherweise gar nicht gerne hören – eine Personalunion gänzlich ausgeschlossen! Das ergibt sich unter anderem aus einem Beschluss des Landgerichts Darmstadt von 1983 (Beschluss vom 4.7.1983, Az. 5 T 499/83), der besagt:
„Im mehrgliedrigen Vorstand eines eingetragenen Vereins ist Personalunion bei mehreren Vorstandsposten nur zulässig, wenn die Satzung diese Möglichkeit ausdrücklich einräumt.“
Der Umkehrschluss bedeutet dann eben: Ist nichts geregelt, ist eine Personalunion auch grundsätzlich nicht möglich!
Nun könnten Sie ja Folgendes überlegen:
„Wenn die Satzung das nicht zulässt, muss das eben die Mitgliederversammlung in der nächsten Sitzung beschließen und fertig …“
So gut, wie die Idee auf den ersten Blick zu sein scheint - sie hat einen Schönheitsfehler: Das ist nicht erlaubt. Es muss eine Satzungsänderung her! Erst dann ist es möglich.
Quelle: Vereinswelt
Kontoauszug als Rechnung?
Kontoauszügen kommt regelmäßig Rechnungsqualität zu, wenn damit nicht für eine erbrachte Leistung gegenüber einem Dritten abgerechnet wird (§ 14 Abs. 2 Satz 4 UStG, Abschn. 183 Abs. 1 Satz 4 UStR). Etwas anders gilt z. B. allerdings dann, wenn ein Kreditinstitut mittels Kontoauszug über eine von ihm erbrachte Leistung (z. B. Schließfachgebühren, Spesen etc.) abrechnet.
Davon unabhängig besteht der Grundsatz, dass eine eingehende Rechnung mit einer fortlaufenden Nummer versehen sein muss (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG), die aus einer oder mehreren Zahlenreihen gebildet werden kann. Diese Rechnungsnummer ist zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig zu vergeben.
Im Fall der Verwendung von Kontoauszügen als Rechnung sind diese umsatzsteuerrelevanten Voraussetzungen dann erfüllt, wenn die Rechnungsnummer durch eine Kombination der Kontonummer, der Kontoauszugsnummer und des Kontoauszugsdatum gebildet wird. Durch diese Kombination der drei Angaben ist gewährleistet, dass die Rechnung eindeutig identifizierbar ist.
LfSt Bayern, Verfügung v. 19.11.2008
Hinweis:
Sowohl bei Umsatzsteuer-Sonderprüfungen als auch bei allgemeinen Vereinsprüfungen wird verstärkt darauf geachtet, dass die bei Vereinen/Verbänden eingegangenen Rechnungen, die bezahlt werden und für die der Vorsteuerabzug geltend gemacht wird, eine fortlaufende Rechnungsnummer angegeben sein müssen. Daher: Gerade bei größeren Rechnungen mit einem in Anspruch genommenen Vorsteuerabzug sollte unbedingt vor dem Rechnungsausgleich auf die notwendigen Grundangaben für eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung geachtet werden (u. a. der Verein (e.V) als Empfänger, fortlaufende Rechnungsnummer, konkrete Angaben zum Netto/Bruttoentgelt mit Umsatzsteuerausweis, Angabe der Steuernummer und Leistungszeitraum).
Quelle: redmark Verein, Prof. Gerhard Geckle, Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht, Freiburg
Wie das Finanzamt Sie als Vereinsvorstand jetzt in die Haftung nehmen kann
Vereine sind juristische Personen und werden durch den Vorstand vertreten. Deshalb müssen insbesondere Vereinsvorsitzende u. a. Ihren Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, Ihren Pflichten zur Abgabe von Steuererklärungen für den Verein und insbesondere zur Entrichtung von Steuern nachkommen. Denn:
Nach § 34 Abs. 1 Satz 1 AO haben die gesetzlichen Vertreter einer juristischen Person deren steuerliche Pflichten zu erfüllen.
Vorsicht:
Als gesetzlicher Vertreter des Vereins haften Sie persönlich, wenn Sie Ansprüche des Finanzamts vorsätzlich oder grob fahrlässig nicht oder nicht rechtzeitig erfüllen. Sie haften insbesondere für die sich daraus ergebenden Säumniszuschläge. Und selbstverständlich müssen Sie auch bei der steuerlichen Haftung die Außenvertretungsregelungen in der Satzung beachten.
Beispiel: Nach der Satzung ist Ihnen als ehrenamtlichem Vereinsvorsitzenden die alleinige Außenvertretung des Vereins übertragen. Die steuerlichen Angelegenheiten werden dem Kassenwart übertragen. Eine Befugnis zur Vertretung des Vereins ist diesem jedoch nicht eingeräumt.
Obwohl Sie in diesem Beispiel nichts mit den steuerlichen Angelegenheiten des Vereins zu tun haben, weil diese ausschließlich Ihr Kassenwart verantwortet, haften Sie den Finanzbehörden gegenüber für die Erfüllung der Pflichten des Kassenwarts.
Deshalb:
Lassen Sie sich in regelmäßigen Abständen von Ihrem Kassenwart die Bücher offen legen. Überprüfen Sie die Buchungen stichprobenartig. Wenn Zweifel in steuerlichen Angelegenheiten auftauchen, holen Sie sich sicherheitshalber Rat bei einem Steuerberater oder beim Finanzamt selbst.
Achtung: Diese Haftung besteht auch dann noch, wenn Sie bereits aus dem Amt des Vereinsvorsitzenden ausgeschieden sind, Ihnen aber eine Pflichtverletzung während der Amtszeit vorzuwerfen ist. Eine derartige Haftung besteht nur dann nicht, wenn die Steuerschulden erst nach Ihrer Amtsniederlegung fällig werden.
Das müssen Sie beim Thema Lohnsteuer berücksichtigen
Jeder Verein hat die Pflicht, die Lohnsteuer für seine Angestellten abzuführen. Bei der Lohnsteuer handelt es sich um wirtschaftlich fremdes Geld, das Sie als Vereinsvorsitzender nicht zweckwidrig verwenden dürfen. Wenn ein Verein die Lohnsteuer nicht abführt, wird dies als grobe Pflichtwidrigkeit angesehen. Auch hierbei gilt, dass Sie eine Haftung nicht mit dem Argument abwenden können, Sie seien steuerlicher Laie.
Als Laie wird von Ihnen erwartet, dass Sie sich von steuerlich kompetenten Personen beraten lassen.
Achtung: Ihre Haftung als Vereinsvorsitzender ist auch dann nicht ausgeschlossen, wenn Sie zur Erfüllung Ihrer Pflichten tatsächlich fachkundige Dritte einsetzen. Denn Sie sind verpflichtet, den beauftragten Dritten zu überwachen, damit er die steuerlichen Pflichten und Angelegenheiten des Vereins ordnungsgemäß erledigt.
Mögliche Absicherung für Sie:
Trotz dieser strengen Haftungsgrundsätze können Sie für den Ernstfall Vorsorge treffen und eine persönliche Haftung vermeiden: Regeln Sie schriftlich eine exakte Ressortverteilung in der Satzung, der Geschäftsordnung oder der Finanzordnung Ihres Vereins.
Voraussetzung für eine Haftungsfreistellung für Sie als Vereinsvorsitzender ist, dass
- derjenige, dem die steuerlichen Pflichten übertragen werden, ein zur Außenvertretung des Vereins berechtigtes Vorstandsmitglied ist,
- der übrige Vorstand peinlichst genau die in der Satzung, Geschäfts- oder Finanzordnung vereinbarte Ressortzuständigkeit beachtet,
- derjenige, dem die steuerlichen Pflichten übertragen worden sind, die persönlichen und fachlichen Qualifikationen besitzt, die zur ordnungsgemäßen Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich sind,
- Sie sich informieren und dafür sorgen, dass derjenige, dem die steuerlichen Pflichten übertragen worden sind, die erforderliche Qualifikation während des gesamten Amtszeitraums beibehält.
Denken Sie auch an die Sozialversicherungsbeiträge
Sind in Ihrem Verein Arbeitnehmer beschäftigt, ist Ihr Verein verpflichtet, Beiträge für die Sozialversicherung an die Einzugsstelle abzuführen. Wenn Sozialversicherungsbeiträge vorsätzlich und rechtswidrig zurückbehalten werden, droht eine Strafe gemäß § 266a Abs. 1 StGB. Das bedeutet:
Wer als Arbeitgeber Beiträge der Arbeitnehmer zur Sozialversicherung vorenthält, muss mit einer Freiheitsstrafe von bis zu fünf Jahren oder mit einer Geldstrafe rechnen. Weil Ihr Verein als juristische Person nicht deliktfähig ist, richtet sich diese Strafandrohung gegen das vertretungsberechtigte Organ, also Sie als Vereinsvorsitzenden.
Besteht der nach außen vertretungsberechtigte Vorstand in Ihrem Verein aus mehreren Personen, ist grundsätzlich jedes dieser Vorstandsmitglieder für die Erfüllung dieser Pflichten verantwortlich. Besteht in Ihrem Verein eine Ressortverteilung, kann jedoch eine Haftungsbeschränkung für die übrigen Vorstandsmitglieder in Betracht kommen und zwar dann, wenn diese sich berechtigterweise darauf verlassen konnten, dass das beauftragte Vorstandsmitglied seinen Pflichten auch tatsächlich nachkommen würde.
Für den Fall, dass die Abführung der Beiträge einem Angestellten des Vereins übertragen wurde, haben der Vorstand und insbesondere Sie als Vereinsvorsitzender die Pflicht, diesen Angestellten zu überwachen und dafür Sorge zu tragen, dass er seinen Pflichten nachkommt.
Fazit:
Es lässt sich nicht leugnen: Als Vereinsvorstand unterliegen Sie einem Haftungsrisiko. Aber: Wenn Sie so handeln, wie ein ordentlicher Kaufmann es tut, dann kann Ihnen in der Regel wenig passieren.
Quelle: Vereinswelt
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